Kotihoito ja kotipalvelut

Kotihoidon Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmä-tietojen raportointi Tableaulla

Tänä päivänä valtaosaa kotihoidosta ohjataan erilaisilla toiminnanohjausjärjestelmillä. Toiminnanohjausjärjestelmä tuottaa tärkeää informaatiota sekä ylemmän että lähijohdon käyttöön. Tuloksellisen toiminnan johtaminen vaatii tuekseen jatkuvaa raportoitua tietoa.

Projektin yleiskuvaus

Kuopion kaupungin kotihoidossa halusimme lähteä kehittämään Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmän synnyttämän tiedon tuontia raportointikantaan. Tätä lähdimme toteuttamaan yhdessä ICT-kumppanimme Istekin kanssa osana Pohjois-Savon tiedolla johtamisen ICMT2020-hanketta. Projektissa oli mukana myös Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä.

Vastaavia tietoja ei ollut aiemmin hyödynnettävissä SoteDW-raporteilla. Projektin tavoitteena oli saada jatkuvaa automaattista raporttia johtamisen tueksi. Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmän aineistoa lähdimme visualisoimaan Tableau-analytiikka-alustalla.

Projektiin ei kuulunut tuotantokäyttöönotto, joka kuuluu jatkotoimenpiteenä toteutettavaan käyttöönottoprojektiin. Jatkokehityksen suunnitelmaa ei tehty tässä projektissa maakuntauudistuksen päättymisen johdosta.

Raportointikokonaisuus

Visualisoimme Tableaulla kotihoidon suunniteltua ja toteutunutta välitöntä asiakastyötä tietyllä aikavälillä. Tietoa syntyy kotihoitoalueittain, ammattinimikkeittäin, työntekijöittäin ja asiakkaittain. Asiakas- ja työntekijätasoiset raportit edellyttävät erillisen käyttöoikeuden työnkuvan mukaisesti.

Halusimme tuoda raportointikannasta visualisointiin myös suunnitellun ja toteutuneen parityön osuuden. Saamme tietoa myös aikajaksoittain klo 07-18, 18-22 ja 22-07.

Raportoinnin käytettävyys

Tunnusluvut ja vertailutieto ovat käytössämme vuodesta 2017 alkaen. Tietojen poiminta raportointikannasta tapahtuu joka yö. Tämänhetkinen tieto toimii johtamisen ja suunnittelun apuna lähinnä ylemmälle johdolle trenditiedon muodossa. Jatkokehityksen ykköstavoite on saada suorituspaikkakohtaista tietoa lähijohtajan työn tueksi.

Jatkokehitysideoita

Mitä haluaisimme raporttiin jatkossa, mikä tieto antaisi meille arvoa? Näitä kysymyksiä on tärkeää pohtia jatkokehitystyössä. Ideoina on herännyt seuraavaa:

  • asiakkaat ryhmiteltynä asiakastunti- ja toimintakykyluokittain
  • palvelua saaneet asiakkaat ikäryhmittäin
  • uudet asiakkaat/kk
  • palvelun päättäneet asiakkaat/kk
  • keskeytyspäivät/kk
  • sähkölukon käyttöaste

Kehittämisen kannalta keskeistä on mielestäni vahvistaa meidän kaikkien ja ennen kaikkea lähijohdon kykyä hyödyntää syntyvää tietoa johtamisessaan, jotta työmme perustuisi mitattavissa oleviin asioihin ja tiedolla johtamiseen. Näkemykseni mukaan tämän avulla voimme kehittää entistä laadukkaampaa, tuottavampaa ja kustannustehokkaampaa kotihoitoa.

Maarit Peltomaa
palveluesimies
Kotihoidon työnjako ja resurssipooli
Kuopion kaupunki

(Blogi on kirjoitettu Hilkka-päivillä 4.9.2019 pidetyn esityksen pohjalta.)

nappula väylä kuva

Nappula Väylä mahdollistaa asiakkaiden ja läheisten osallisuuden tietoturvallisesti

Helppokäyttöisellä Nappula Väylällä voidaan lähettää asiakastyytyväisyyskyselyitä, vaikuttavuuden arviointiin liittyviä kyselyitä tai oikeastaan mitä tahansa asiaa mittaavia kyselyitä asiakkaille, huoltajille tai lähiomaisille, sosiaalityöntekijöille sekä muille tärkeille sidosryhmille.

Organisaatio voi luoda haluamansa kyselyt helposti Nappulan hallinnassa ja tarkastella jaettujen lomakkeiden vastaushistoriaa halutulta ajanjaksolta, yksikkö-, toimiala- tai maksajakohtaisesti. Nappula Väylän kautta lähetetään tekstiviestillä kertakäyttöinen linkki, jonka avaamalla vastaanottaja voi vastata kyselyyn helposti omalla mobiililaitteellaan/puhelimellaan. Kyselytuloksista voidaan muokata Nappulassa selkeitä ja informatiivisia kuvaajia.

Nappula Väylän uudet ominaisuudet ja kehityksen suuntaviivat

Nappula Väylää kehitetään jatkuvasti vastaamaan paremmin asiakkaidemme tarpeita. Nappula Väylään on lisätty mahdollisuus tarkastella organisaatio- ja yksikkötasolla Väylän kautta lähetettyjen viestien määriä kuukausittain ja vuosittain. Lisäksi Väylään on toteuttu paljon toivottu mahdollisuus lähettää asiakaskohtainen kysely usealle asiakkaalle samalla kertaa eli joukkolähetys-toiminto.

Ensi vuonna jatkamme Väylän kehittämistä mahdollistamalla anonyymien kyselyjen lähettämisen Väylän kautta. Vastaukset koostetaan Tilasto-moduuliin siten, ettei yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa. Vastauksia ei siis liitetä henkilöihin ja tämä mahdollistaa kyselyjen lähettämisen laajemmalle joukolle. Esimerkiksi pienet organisaatiot ovat toivoneet mahdollisuutta lähettää palautekyselyjä asiakkaiden ja heidän läheistensä lisäksi myös työntekijöille. Lisäksi pyrimme kehittämään Väylä-vastauksien koosteita siten, että niitä on aiempaa helpompaa jatkojalostaa sekä käyttää esimerkiksi organisaation omassa markkinoinnissa.

Nappula Väylä -webinaaritallenne asiakkaille

Mikäli Nappula Väylä ei ole tuttu toiminto tai haluat tutustua Väylän uusiin toimintoihin, kannattaa katsoa Nappula Väylä -webinaaritallenne.  Webinaaritallenne on katsottavissa Nappulan Info-moduulin kautta.

Lisätietoja myynnistämme

Nappula Väylä on lisämaksullinen toiminto, josta on saatavilla eri kokoisia paketteja (viestejä per kuukausi) erilaisiin tarpeisiin. Tekstiviestien lähetyksen lisäksi hinta sisältää Väylä-toiminnon ylläpidon ja jatkokehittämisen. Kysy lisätietoja Nappula-ohjelmistosta tai Väylästä myynnistämme.

Fastroi koulutuspäivät

Yhdessä tehden – Kiitos Fastroin ja Tieran koulutuspäiviin osallistuneille!

Fastroin ja Tieran yhteiset koulutuspäivät järjestettiin Tampere-talossa 4.-5.syyskuuta. Koulutuspäivillä oli yhteensä yli 220 osallistujaa. Teemana oli Yhdessä Tehden ja pyrimme huomioimaan teeman kaikessa ohjelmassa. Järjestimme tapahtuman yhteistyössä Kuntien Tieran tiimin kanssa. Päivien aikana pidettiin lukuisia työpajoja Hilkka- ja Nappula-järjestelmien eri ominaisuuksista, käytiin monia kiinnostavia keskusteluja sosiaalialan eri toimijoiden kesken ja verkostoiduttiin. Iltaohjelmassa oli hemmottelu- ja käsityöpisteitä, illallinen ja musiikkia.

Hilkka-päivät kunta-asiakkaille ja yksityisille palveluntuottajille 4.9.

Fastroi-Tiera-asiakaspaivat-2019

Hilkka-päivien aamupäivän ohjelmassa kuultiin mm. miten Hilkka-järjestelmän kehitystyössä hyödynnetään uusia kehitysmenetelmiä, miten ohjelmistoja tehdään ja mihin järjestelmiin Hilkka-järjestelmä on liitettävissä. Lisäksi yhteistyökumppanimme eli Kuntien TieraAtostekCausalusParasta PalveluaRaisoftTunstallVisma Solutions/Netvisor ja Vivago esittäytyivät ja kertoivat miten heidän ohjelmisto on hyödynnettävissä Hilkka-järjestelmän asiakkaillemme.

Iltapäivän koulutus oli jaettu yksityisten palveluntuottajien sekä kunta-asiakkaidemme osalta erikseen ja ohjelmassa oli mm. PSOP-asiaa, Kuopion kaupungin puheenvuoro, Kanta-katsaus, luento uudistuvasta kirjaamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa sekä työpajoja Hilkka-järjestelmän ominaisuuksista asumispalvelu- ja kotihoitoasiakkaillemme.

Nappula-päivä lastensuojelun ammattilaisille

Nappula-päivässä käytiin läpi ohjelmiston käyttövinkkejä, järjestettiin työpajoja mm. muokattavista lomakepohjista, tietoturvasta sekä osallisuuden toteutumisesta päivittäisessä kirjaamisessa.  Teppo Taskinen Socom Oy:stä oli myös puhumassa miten yksityisen sosiaalihuollon palvelunantaja voi valmistautua sosiaalihuollon arkiston käyttöönottoon ja Lakimiespalvelut Aavalex Oy:n Kati Saastamoinen kävi läpi lastensuojelulain muutoksia.

Tiera mobiili kotihoito -päivä 5.9 Tieran ja Fastroin kunta-asiakkaille

Tiera mobiili kotihoitopäivään osallistui yli 70 osallistujaa. Päivän aikana ohjelmassa oli mm. Maiju Rannan puheenvuoro vuorovaikutus ja teknologia -aiheesta, sekä Kajaaniin ammattikorkeakoulun Jaana Kemppaisen puheenvuoro teemalla “DIGIOS – Digitaalisen osaamisen kehittäminen soten koulutuksessa ja palveluissa Kainuussa. Lisäksi päivän aikana käytiin paneelikeskustelu kotihoidon tulevaisuudesta ja pidettiin Tieran kehitysryhmä kehityksen uusista tuulista.

Palautetta koulutuspäiviltä

Kyselin tapahtumaan osallistuneilta palautetta paikan päällä. Päällimmäisenä keskusteluista jäi minulle mieleen, että pienryhmissä tapahtuvat koulutukset koetaan erittäin hyödylliseksi omaan työhön liittyen, toisten kokemukset & käytänteet ohjelmiston käytöstä auttavat miettimään ohjelmiston käyttöä omissa työtehtävissä ja verkostoituminen toisten osallistujien kanssa on myös iso osa koulutuspäivien antia.

Lisäksi sain useita kehitysehdotuksia ohjelmien tai koulutusten sisältöihin.

Toteutimme myös tapahtuman jälkeen palautekyselyn ja kokonaisuutena kaikkiin koulutuspäiviin ja -sisältöihin oltiin lähes 82,3 % tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä. Tiera Mobiili kotihoito -päivien kokonaisuus sekä koulutussisällöt ylsivät 100 % tyytyväisyyslukemiin (18 vastaajaa). Asiakkaamme arvostavat vuotuisia koulutuspäiviämme ja on ilo huomata, että onnistuimme koulutussisällön osalta lähes yhtä hyvin kokonaisuutena kuin aiemmin.

Lähde: Sähköinen palautekysely tapahtumasta. Vastaajien määrä 34 (Hilkka-päivä) ja 9 (Nappula-päivä). 

Koulutuspäivien ja koulutusten kehittämisideoita tuli myös runsaasti ja näitä huomioimme ensi vuoden tapahtuman suunnittelussa. Saimme muutamia toiveita mm. pääkäyttäjien ja ns. peruskäyttäjien erillisistä koulutuksista sekä asiakaspuheenvuoroja toivottiin lisää. Pyrimmekin kehittämään tapahtumaa niin, että luomme täysin uudenlaista ohjelmaa seuraaviin koulutuspäiviin.

Iso kiitos koulutuksiin osallistuneille asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme! Tapahtuman tunnelmat välittyvät videostamme ja lisäksi voit katsoa tapahtuman kuvia Fastroin Facebookissa.

Toivottavasti tapaamme seuraavilla asiakaspäivillä uudestaan!