Hilkka-optimointi

Hilkka™-järjestelmä – Hoitajien työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla kotihoidossa

Hilkka™-toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan määritellä ja ottaa huomioon käyttäjän toimesta mm. siirtymäajat, ruokatauot, ruuhkahuiput, pysäköintiin kuluvan ajan ja kesä- sekä talvikeliolosuhteet. Ohjelmistossa on automaattinen työnjako eli optimointi.

Hoitajien työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla

Optimoinnin parametrien avulla voidaan huomioida käyntien käyntivälin säilyttäminen ja käyntien välimatkan huomioiminen siirtymäajassa eri kulkuneuvoille (esimerkiksi pyörä, auto, kävely tai käyttäjän määrittelemä kulkuväline). Tarvittaessa käyntien väliin voidaan automaattisesti lisätä siirtymäajan lisäksi ennalta määritelty minuuttimäärä (esim. 10 minuuttia), jolloin optimointi huomioi tuon ajan ja näin voidaan huomioida mm. pysäköintiin käytettävä aika. Ohjelmistoon on mahdollista kirjoittaa myös pysäköintiohje (nähtävissä työntekijän matkapuhelimen käyttöliittymässä), joka voi tietyissä tilanteissa nopeuttaa myös työntekijän pysäköintiä.

Työntekijöille voidaan määritellä aikapuskuri työvuoron alkuun ja loppuun. Tämä tarkoittaa sitä, että toimistolle tullessa hoitajalla on aikaa hakea asiakaskäynneillä tarvittavat tavarat, esimerkiksi avaimet. Lisäksi työvuoron viimeinen käynti voidaan tarvittaessa suunnitella päättyväksi hyvissä ajoin ennen työpäivän loppua. Lounastauot voidaan määritellä optimoinnin avulla niin, että lounas on joko toimistolla tai muualla. Mikäli lounas on toimistolla, järjestelmän avulla voidaan huomioida matka-aika asiakkaalta toimistolle ja toimistolta seuraavalle asiakkaalle.

Ruuhkahuiput voidaan huomioida sopivan kestoisilla aikaikkunoilla, jotka asiakkaamme voi määritellä itse (esimerkiksi 7.00-9.00 välisenä aikana tehdään aamukäynnit). Lisäksi käyntien suunnittelunäkymän avulla on mahdollista kohdistaa ns. ei aikakriittisiä hoitokäyntejä ns. ruuhkahuippujen ulkopuolelle, jolla voidaan tasata hoitajien työtehtäviä koko käytössä olevalle työajalle.

Kesä- ja talvikeliolosuhteet voidaan huomioida matka-ajan kertoimella. Jos alkuperäinen matka-aika on esimerkiksi 10 minuuttia ja kertoimen ollessa talvella 150 %, matka-aika muuttuu 15 minuutiksi.

Optimoinnin avulla voidaan siis jakaa asiakastöitä työntekijöille organisaation määrittelemien parametrien ja priorisoinnin mukaisesti. Asiakkaamme voivat huomioida optimointipohjassa yllä mainittujen lisäksi mm. omahoitajuuden sekä työntekijöiden rajoitteita kuten esimerkiksi allergioita. Lopullisen työnjaon parametrit määrittelee aina asiakasorganisaation edustaja ja tarkistaa, miten järjestelmällä määritetyt päivän työvuorot toimivat. Tarpeen vaatiessa tarkistuksen jälkeen voidaan tehdä vielä muutoksia päivään manuaalisesti.

Henkilöstöresurssien huomioiminen

Sijaisten saaminen on usein haasteellista kotihoidossa. Hilkka-järjestelmä ilmoittaa työnjakajalle, mikäli työntekijöitä ei ole tarpeeksi tekemään päivän kaikkia asiakaskäyntejä. Näin työnjakaja voi ottaa asian huomioon päivän työnsuunnittelussa ja jakaa töitä tarvittaessa käsin päivän työvuorossa oleville.

Ohjelmistojamme ja palvelujamme kehitetään tietoturvallisesti sekä tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa

Yksi yrityksemme arvoista on laatu. Käytössämme on ISO 9001 ja ISO 14001 -johtamisjärjestelmät, jotka toimivat takeina toimintamme ja yrityksen kustannustehokkuudesta, hyvästä riskienhallinnasta sekä ympäristövaikutukset huomioivasta toiminnasta. Fastroille myös tietoturva on äärimmäisen tärkeää ja osoituksena tästä, Fastroi on saavuttanut ISO 27001 -tietoturvasertifikaatin vuonna 2019.

Hilkka asiakastyytyvaisyys 2019

Kehitämme tuotteitamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Hilkka on tutkitusti käyttäjäystävällisin ohjelmisto yksityisellä sektorilla ja sosiaalialalla. Vuonna 2019 tehdyssä asiakastyytyväisyyskyselyssä 81,5 % suosittelisi Hilkka-järjestelmää kollegoilleen ja 85,5 % ohjelmiston käyttäjistä oli erittäin tai melko tyytyväisiä ohjelmistoon (486 vastaajaa). Saimme asiakkailtamme myös kehitysehdotuksia tuotteisiimme ja palveluihimme. Kehitämme tuotteitamme eteenpäin niin asiakastoiveiden, käytettävyyden kuin lakisääteisten vaatimusten osalta.

Webinaari: työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla kotihoidossa

Järjestimme kunta-asiakkaillemme webinaarin työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelusta optimoinnin avulla kotihoidossa alkuvuodesta. Webinaari on katsottavissa Hilkka-järjestelmän käyttöohjeissa.

Fastikset pyöräimässä

Fastikset starttasivat matkalle maailman ympäri

Olemme onnistuneet yhdessä polkemaan polkupyörillä yhden kuukauden aikana yli 5000km keväisin useampana vuonna. Nälkä kasvaa syödessä ja tänä vuonna päätimme laittaa paremmaksi!

Fastikset matkaavat kunnianhimoisesti maailman ympäri vuoden aikana eli 1.2.2020-31.1.2021 ajalla. Tavoitteemme on liikuttaa Fastroilaisia yhteensä yli 41 000 km verran, juoksemalla, kävelemällä, pyöräilemällä, soutamalla, uimalla, luistelemalla, hiihtämällä – kaikilla liikuntamuodoilla millä vaan tulee kilometrejä kasaan.

Tämä tarkoittaa, että Fastroilaisten pitäisi liikkua 3333km kuukaudessa.

Ilmastotalkoot ja hyvinvointi käsi kädessä

Samalla, kun liikumme jollain muulla kuin autolla osallistumme ilmastotalkoisiin, nostamme kuntoamme ja voimme paremmin.

Matkamme lopussa on vielä porkkana – Fastroi lahjoittaa 500€ hyväntekeväisyyteen, jos saavutamme vuositavoitteemme. Summa lahjoitetaan työntekijöiden valitsemalle hyväntekeväisyysjärjestölle, joka tekee merkittävää ilmastotyötä.

Fastikset ulkoilemassa ja pihapelejä pelaamassa

Välitämme ja opimme uutta

Matkamme maailman ympäri nivoutuu myös meidän arvoihin. Siihen, että välitämme ympäristöstämme, välitämme toisistamme ja opimme samalla uusia asioita.

Haasteessa pääsemme kiertämään maailman ympäri ja esittelemme blogissamme useita paikkoja,  joissa haluaisimme käydä ihan oikeasti muun muassa Manchester, Hawaiji ja Chicago. Meillä on esittelyssä myös paikkoja joista meidän työntekijät ovat kotoisin, saamme ihan paikallistietoa ja vinkkejä mielenkiintoisista paikoista ja kulttuureista.

Tule mukaan matkallemme ja seuraa blogiamme vuoden 2020 aikana!

Fastroi goes around the world

Hilkka™ -järjestelmä vapauttaa hoivayrittäjän aikaa asiakastyöhön

Sähköinen kirjaaminen auttaa laadunvarmistuksessa, kehittää hoivayrityksen omaa toimintaa ja tekee hoivatyön näkyväksi. Hilkka™ on myös tutkitusti käyttäjäystävällisin järjestelmä yksityisellä sektorilla ja sosiaalihuollossa.

Mobiili Hilkka™-järjestelmä tukee rakenteista kirjaamista kotiin annettavissa palveluissa

Fastroin mobiili Hilkka™-järjestelmä tukee hoitotyön sähköistä ja reaaliaikaista rakenteista kirjaamista erityisesti kotihoidossa tai kotiin annettavissa palveluissa. Työn jakelu hoituu helposti ja työt kohdistetaan automaattisesti työntekijän mobiililaitteeseen. Työntekijä pääsee lähtemään seuraavaan määränpäähänsä suoraan asiakkaalta ja voi tarkistaa mobiilisti mm. asiakkaan perustiedot kotikäynnin aikana. Työntekijä voi myös kuitata työajan suoraan puhelimestaan.

Laskutuksen automatisointi parantaa hoivayrittäjän kilpailukykyä

Hilkka-järjestelmän toimivuutta lisäävät sen erilaiset valmiit liitynnät mm. hoitajakutsu-, turvaranneke-, palkanlaskenta-, laskutus- ja laatujärjestelmien kanssa. Järjestelmä toimii saumattomasti myös mobiilissa – tietojen tarkastelu ja raportointi onnistuu missä vain, milloin vain.

Järjestelmään kirjattujen käyntien tai asiakkaan läsnäolon perusteella Hilkka tuottaa laskutusaineiston automaattisesti, mikä vähentää yrittäjän kuluja ja tehostaa yrityksen prosesseja.  Laskutuksen automatisointi helpottaa myös tilitoimiston työtä kirjaamisessa, kun laskutusta ei tarvitse tehdä käsin ja virheen mahdollisuudet pienenevät. Yrittäjä saa myös Hilkka-järjestelmästä suoraan työntekijöiden tuntitoteumat, ja tiedot saa siirrettyä kätevästi palkanlaskentaohjelmistoon mikä helpottaa palkanlaskennan työtä.

Hilkka-järjestelmässä palvelusetelien laskuttaminen on kätevää

Järjestelmässä palvelusetelien laskuttaminen on helppoa. Hoivayrittäjä laskuttaa asiakkaalta omavastuuosuuden ja laskutus ottaa huomioon palvelusetelin käytölle asetetut rajoitukset. Hilkka-ohjelmiston ominaisuuksien avulla yrittäjä voi tarkastella jälkikäteen asiakkaan tietoja palvelusetelin käytöstä: mitä tapahtumia setelillä on maksettu ja milloin sekä paljon seteliä on käytetty.

Hilkka-järjestelmään tallennettuja palveluseteleitä käytetään asiakkaan erilaisten palveluiden maksamiseen. Palveluseteleitä voidaan käyttää läsnäoloperusteisiin, kiinteähintaisiin ja tapahtumaperusteisiin palveluihin, joita ovat mm. tuettu asumispalvelu, vuokrat ja lounasmaksut.

Sähköiset palvelusetelit Hilkka-järjestelmässä

Järjestelmässä on myös sähköiset Palse- ja PSOP-setelitoiminnallisuudet, jotka mahdollistavat nopean ja vaivattoman palvelusetelien käytön, tapahtumien tilityksen ja asiakkaiden omavastuuden laskuttamisen.
Hilkka-järjestelmässä on valmiina rajapinnat PSOP-palveluseteleille parastapalvelua.fi-järjestelmään ja Palse-seteleille Polycon Effector Palvelusetelit palse.fi-portaaliin. PSOP on valtakunnallinen verkossa toimiva palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä, jolla voi hallinnoida palveluseteleinä ja ostopalveluina järjestettäviä palveluita.

Palveluntuottajalla on mahdollisuus hakea setelien tiedot Hilkka-järjestelmään rajapinnan avulla, jolloin tiedot saadaa suoraan Hilkkaan ilman manuaalista kirjaamista. Sähköisiä palveluseteleitä käytetään Hilkka-ohjelmistossa asiakkaan erilaisten tapahtumapohjaisten palveluiden maksamiseen tavallisten palvelusetelien tapaan. Tietoja ei tarvitse siirtää käsin, jolloin työn tekeminen nopeutuu ja tiedonsiirron varmuus lisääntyy.

Paperityön määrä vähenee sähköisen järjestelmän avulla

Tehokkaalla toiminnanohjauksella ja helppokäyttöisellä asiakastietojärjestelmällä hyödyt eivät ole vain taloudellisesti mitattavissa: aikaa jää siis enemmän varsinaiseen hoitotyöhön ja tehtäväkuorma jakautuu työntekijöiden kesken tasaisemmin. Hermoja raastavan paperityön määrä vähenee, eikä hankalien ja vanhanaikaisten järjestelmien käyttö vaikeuta arkea.

Ratkaisu hyödyttää siten kaikkia, niin työntekijöitä kuin apua tarvitsevia asiakkaitakin. Ihmisiä, joista välitetään – ja jotka välittävät.

Alkuperäinen teksti julkaistu Rantalainen Oy:n vierasblogissa 26.11.2019. 
Fastroi sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto blogikuva

Kohti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa

Kun rekisterinpitäjä eli useimmiten kunta tai kuntayhtymä on liittynyt arkistoon, voi hän myöntää palveluntuottajalle rekisterinkäyttöoikeuden. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa palveluntuottajalle asiakastietojen arkistoinnin palvelunjärjestäjän rekisteriin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on mahdollista arkistoida tällä hetkellä (vaihe I) vain oman organisaation rekisteriin kuuluvia tietoja (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2019).  Arkistointi on mahdollista valtakunnallisesti palvelunjärjestäjän rekisteriin ensi kertaa toukokuussa 2020, sitä mukaa kuin tietojärjestelmät tukevat vaihe II toiminnallisuuksia.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liitytään kansallisissa käyttöönottojen aalloissa. Käyttöönoton aalloissa arkistoon ovat jo aiemmin liittyneet eräät kunnat ja kuntayhtymät, jolloin heillä on ollut mahdollisuus arkistoida tietoja I-vaiheen mukaisesti omaan rekisteriin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseen ei ole tällä hetkellä velvoittavaa lainsäädäntöä. (Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 2020; Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2019.) Osa kunnista tai kuntayhtymistä voi kuitenkin velvoittaa omilla ostopalvelusopimuksillaan yksityisiä tuottajia liittymään sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Kansallinen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Kansallisen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto tapahtuu organisaation käyttöönottoprojektissa, johon myös käytettävän sosiaalihuollon tietojärjestelmän toimittaja osallistuu.  Kun asiakasorganisaatiossa valmistellaan liittymistä Hilkka- tai Nappula-tietojärjestelmällä, tulee heti alussa ottaa yhteyttä myös tietojärjestelmätoimittajaan Fastroihin. Tällöin varmistetaan yhteisen käyttöönottoprojektin aikataulu, tarvittavat resurssit ja Hilkka- tai Nappula-järjestelmän Kanta-toiminnallisuudet.

sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto
Valmistautuminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Kuva: Fastroi Oy

Käyttöönotto noudattaa kansallista käyttöönotto-mallia. Ohjeet kansalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon löytyvät Kanta-sivustolta.

Kansallisen mallin mukaan esivalmisteluissa organisaatiossa tulee tutustua valtakunnallisiin ohjeisiin ja yhtenäisiin toimintamalleihin. Liittymispäätöksen mukaisissa valmistelutilaisuuksissa asiakasorganisaatio saa ohjeistusta ja tietoa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon. Käyttöönoton valmisteluissa tulee ottaa huomioon myös organisaation tekninen valmius mm. tietoliikenteen, tietojärjestelmän, laitteiston ja varmennekorttien osalta. Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston varsinaista käyttöönottoa tietojärjestelmässä, tulee organisaation tehdä Kanta-palveluiden käyttöönotosta hakemus sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöä varten. Kun hakemus on hyväksytty sovitaan ja suoritetaan tietojärjestelmässä käyttöönottokoe, jonka jälkeen organisaation varmennekortin omaavat henkilöt voivat aloittaa arkistoinnin tietojärjestelmän avulla. Kun arkistointi on käytössä, tulee organisaatiossa toimia sovittujen toimintatapojen mukaisesti ja ylläpitää jokaisen henkilön osaamista. Organisaatiolla on myös velvollisuus varmistaa tietoturvan toteutuminen, valvoa lokiseurannalla toimintojen käyttöä sekä seurata häiriötilanteita. (THL 2019.)

Tiedotamme lisää Hilkka- ja Nappula-järjestelmiemme valmiuksista Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon tulevissa asiakaskirjeissämme vuoden 2020 aikana.  Mikäli liittyminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on ajankohtainen asia organisaatiossasi tällä hetkellä, olethan yhteydessä Fastroin myyntiin tai sales@fastroi.com.

Lähteet:

Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 10.01.2020. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto. Lainattu 27.1.2020.
THL. 2019. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto: Sote-organisaatio. Lainattu 28.1.2020.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 11.12.2019. Hallinnollinen käynnistäminen. Lainattu 27.1.2020.