Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Nappula-järjestelmä

Nappulan toiminnallisuuksien kehitystyötä ohjaavat erilaiset lait, tietoturvavaatimukset sekä muut kansalliset säädökset ja määrittelyt. Isoimpana kehityskokonaisuutena tälle ja tuleville vuosille on Kanta-palveluihin kuuluva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, joka mahdollistaa asiakirjojen tietoturvallisen arkistoinnin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen palvelu, jonne tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset asiakirjat. Sosiaalihuollon ammattilainen näkee arkistosta helposti ajantasaiset tiedot ja voi käyttää niitä asiakkaan asian hoitamiseen. Asiakas pääsee myös tarkastelemaan tietojaan Omakannasta.

Liittymisvelvoite Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon 

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain myötä sosiaalihuollon julkisilla ja yksityisillä palvelunantajilla on velvoite liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Liittymisen takaraja, 1.9.2024, on sama sekä julkisille palvelunantajille että niille yksityisille, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun. Jos palvelunantaja tallentaa asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä (ns. itsemaksavat asiakkaat), on liittymisvelvoite 1.1.2026. 

Asiakasasiakirjojen tallentaminen rakenteisesti

Asiakastietolaki velvoittaa tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jatkossa kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja erilaisia asiakirjarakenteita hyödyntäen. THL:n Sosmeta-palvelussa voi tutustua valtakunnallisiin asiakirjarakenteisiin. Arkistoon liittymisen myötä Nappulassa tulee mahdolliseksi hakea palvelunjärjestäjän tekemät asiakirjat arkistosta (alkuvaiheessa asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirja). Nappulan käyttäjä voi myös tallentaa raporttimerkintöjä, rajoituspäätöksiä ja lomakkeita rakenteisessa muodossa ja arkistoida nämä asiakastiedon arkistoon. 

Kehitystyöt ja tulevat muutokset Nappulassa

Uudet asiakirjarakenteet ja muut Kanta-palveluihin liittyvät vaatimukset vaikuttavat Nappulaan useilla eri tavoilla. Viime vuonna Nappulaan lisättiin mahdollisuus hakea toiminta- ja palveluyksiköiden OID-koodit SOTE-organisaatiorekisteristä. Tänä vuonna Nappulaan toteutetaan mm. erilaisia rakenteisia asiakirjoja sekä mahdollisuus hakea sekä arkistoida asiakirjoja Kanta-arkistoon. 

Nappulaan sisäänkirjautumiseen lisätään mahdollisuus kirjautua varmennekortilla viimeistään silloin, kun organisaatiossa lähdetään ottamaan Kanta-palveluita käyttöön. Varmennekortilla kirjautumisen lisäksi myös käyttäjätunnus-salasana -parilla kirjautuminen on mahdollista jatkossakin. On hyvä huomioida, että ilman varmennekorttia ei asiakirjoja voi arkistoida tai hakea arkistosta. Tietojärjestelmien vaatimuksissa edellytetään, että käytettävä salasana täyttää tietyt kriteerit: salasana tulee muun muassa olla vähintään 10 merkkiä pitkä ja se tulee vaihtaa vähintään kolmen kuukauden välein.

Edellä mainittujen toiminnallisuuksien lisäksi Kanta-palveluihin liittyminen tuo muutoksia myös raporttimerkintöjen, lomakkeiden ja rajoituspäätösten kirjaamiseen ja niihin vaadittaviin ns. metatietoihin. Metatiedot tarkoittavat taustatietoja, jotka tulee olla jokaisella arkistoitavalla asiakirjalla. Osan näistä metatiedoista Nappula täyttää automaattisesti, osa tulee käyttäjän valita asiakirjaa tehdessä (esimerkiksi asiakirjan viivästämiseen tai huoltajia koskevaan luovutuskieltoon liittyvät merkinnät).

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen on ajankohtaista viimeistään ensi vuonna! Tässä webinaarissa esitellään sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton perusteita: mitä lainsäädäntö asiasta ohjeistaa, miten palveluntuottaja voi valmistautua käyttöönottoon jo nyt, millainen rooli tietojärjestelmätoimittajalla on tässä muutoksessa? Mikäli sosiaalihuollon Kanta-palvelut ovat sinulle vieraita tai käyttöönoton valmistelut tuntuvat haastavilta, niin tämä webinaari on juuri sinulle!

Aika: 16.2.2023 klo 13-14
Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Informoimme Nappulaan tehtävistä muutoksista asiakaskirjeissämme ja pidämme myöhemmin myös webinaareja aiheeseen liittyen. Kaikki webinaarit löytyvät Nappulan Info-moduulista.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Hilkka-järjestelmä

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain mukaan julkisten palveluntuottajien sekä yksityisten palveluntuottajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024. Yksityisten palveluntuottajien, jotka tallentavat asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä, liittymisvelvoite on 1.1.2026. Näitä määräaikoja seuraten keskitymme Hilkka-järjestelmässä ensimmäisenä siihen, että asiakasorganisaatiomme  pystyvät hakemaan sosiaalihuollon asiakkuus- ja asia-asiakirjat palvelunjärjestäjän arkistosta. Sen edellytyksenä on, että palvelunjärjeställä tulee olla käytössä sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja sekä rekisterinkäyttövaltuutus tehtynä palveluntuottajalle.

Rakenteinen kirjaaminen käyttöön

Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajia tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämä edellyttää määrämuotoista kirjaamista, eli sitä, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja sovituilla tavoilla. Yhteisiä tapoja ohjataan THL:n ylläpitämillä asiakirjarakenteilla, jotka tuodaan asiakasasiakirjojen pohjiksi tietojärjestelmiin käytettäväksi arkistoinnissa. THL:n asiakirjarakenteisiin voi tutustua täällä

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönotto toteutuu vaiheittain, Hilkka-järjestelmä tulee mukaan 2. vaiheessa. Tämä tarkoittaa perustoiminnan laajennusta eli tässä vaiheessa asiakasasiakirjoja tallennetaan asiakastiedon arkistoon jo rakenteisesti.

Sosiaalihuollon kanta ja Hilkka-järjestelmä

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi palvelutehtävittäin 

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi on porrastettu palvelutehtävittäin, ensimmäisenä 1.9.2024 mennessä tulee arkistoida sähköisesti iäkkäiden, työikäisten ja lapsiperheiden palvelutehtäviin liittyvät asiakasasiakirjat. Kaiken kaikkiaan asiakasasiakirjoja on yli 200.  

Kysyimme asiakasorganisaatioiltamme viime syksynä, mitkä asiakasasiakirjoista ovat kriittisimpiä arkistoida sähköisesti. Asiakasvastausten perusteella olemme priorisoineet Hilkka-järjestelmässä sitä, missä järjestyksessä asiakasasiakirjoja on mahdollista tallentaa Hilkka-järjestelmän kautta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Prioriteettinä listassa ovat yleisimmin käytetyt asiakaskertomusmerkinnät kuten merkintä asiakkaan arjesta, merkintä neuvottelusta, tapaamisesta tai yhteydenotosta. Ensimmäisenä mahdollistetaan siis Hilkka-huomioiden arkistointi. Jatkossa tulemme vaiheittain toteuttamaan Hilkka-järjestelmään eri palvelutehtävien tarvitsemia asiakirjapohjia kuten esimerkiksi suunnitelmia, sopimuksia, lausuntoja ja päätöksiä. 

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Tämän vuoksi kaikille sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleville ammattilaisille määritellään käyttäjäroolit, joiden perusteella heillä on pääsy työn kannalta oleellisiin tietoihin. Hilkkaan on toteutettu mahdollisuus määrittää käyttäjälle useamman roolin, jolloin ammattilainen voi valita oikeanlaisen roolin työtehtävien mukaisesti. 

Tietojen arkistoiminen Kanta-arkistoon edellyttää sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sote-ammattikortin käyttöä. Ammattilaisen on rekisteröidyttävä Valviran ylläpitämään ammattihenkilörekisteriin, jonka jälkeen ammattikortti on tilattavissa Digi- ja väestötietovirastosta. Ammattikortti mahdollistaa vahvan sähköisen tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen, joka on edellytys tietosuojan ja tietoturvan toteutumiselle.

Kanta-arkiston hyödyntäminen edellyttää, että sosiaalihuollon organisaation tiedot löytyvät SOTE-organisaatiorekisteristä. Yksikön tietoja ja asiakkuustietoja hyödynnetään sosiaalihuollon asiayhteyden todentamisessa, jolloin myös ammattilaisten käyttöoikeuksien määrittäminen helpottuu. Yksikön tietojen haku SOTE-organisaatiorekisteristä toteutettiin Hilkkaan versiossa 3.39 (12/2020) ja näiden tallentaminen Hilkan organisaationrakenteeseen on tehtävä ennen arkiston käyttöönottoa.

Uusien kirjaamiskäytäntöjen suunnitteleminen ja oppiminen palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ei tarkoita pelkästään Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa vaan myös uusien kirjaamiskäytäntöjen oppimista. Asiakastietomallin mukainen rakenteinen kirjaaminen tulee ymmärtää ja suunnitella organisaatiossa palvelutehtäväkohtaisesti. Uuden kirjaamiskäytännön myötä asiakasta koskevat tiedot on paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä.

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen on ajankohtaista viimeistään ensi vuonna! Tässä webinaarissa esitellään sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton perusteita: mitä lainsäädäntö asiasta ohjeistaa, miten palveluntuottaja voi valmistautua käyttöönottoon jo nyt, millainen rooli tietojärjestelmätoimittajalla on tässä muutoksessa? Mikäli sosiaalihuollon Kanta-palvelut ovat sinulle vieraita tai käyttöönoton valmistelut tuntuvat haastavilta, niin tämä webinaari on juuri sinulle!

Aika: 16.2.2023 klo 13-14
Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Tiedotamme tarkemmin Hilkkaan tehtävistä muutoksista ja aikatauluista asiakaskirjeissämme ja tulemme järjestämään aiheesta webinaareja.

Yksityisen palveluntuottajan tehtävät Sosiaalihuollon Kanta-valmisteluissa

Valmistele ja tee päätös arkiston käyttöönotosta


Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta organisaation lähtötilanteesta riippuen. Voit tutustua aluksi Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille. Lisätietoja yksityisen palveluntuottajan liittymisestä arkiston käyttäjäksi löytyy täältä. Kanta.fi-sivustolla on lisäksi katsottavissa käyttöönottojen ohjaustallenteita ja voi ilmoittautua tuleviin ohjaustunteihin

Yksityinen palveluntuottaja tekee valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon ja asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa.

Muistathan ottaa yhteyttä tietojärjestelmätoimittajaan ja tilata käyttöönoton järjestelmätoimittajalta heti valmisteluvaiheessa. Myös Kela ja THL tukevat organisaatioita käyttöönottovalmisteluissa ja tehtäviä käydään läpi mm. yhteisissä valmistelutilaisuuksissa. 

Ilmoittaudu käyttöönottoon

Valmistelujen jälkeen palveluntuottaja ilmoittautuu käyttöönottoon itselleen sopivan aikataulun mukaan.  Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ilmoittautumislomakkeet löytyvät Kanta-palvelujen sivuilta. 

Suunnittele ja ota käyttöön uusia toimintatapoja

Ilmoittautumisen jälkeen alkaa projektin organisointi, jolloin on hyvä määritellä mm. projektin vastuuhenkilöt ja aikataulutus.

Palveluntuottajan kannattaa tarkastella mitä palveluprosesseja ja toimintatapoja on tarve uudistaa. On mietittävä esimerkiksi mitä asiakasasiakirjoja on jatkossa käytössä ja onko tarvetta henkilöstön kirjaamiskoulutukselle. Kannattaa tutustua myös Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä -oppaaseen. Oppaassa käsitellään tarkemmin kirjaamista ja sitä, mitä se pitää sisällään eri palvelutehtävissä.

Palveluntuottajan on määriteltävä järjestelmässä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin kaikille niille työntekijöille, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää asiakastietojen käsittelyä. Työntekijällä on oltava pääsy vain niihin asiakasasiakirjoihin, mitkä on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämättömiä. 

Asiakkaille ja sidosryhmille (esim. omaiset tai huoltajat) on informoitava asiakastietojen tallentamisesta Kanta-palveluihin, tietojen käyttötarkoituksesta sekä heidän oikeudestaan tietojen tarkasteluun. Lisätietoja Kanta-informoinnista löytyy täältä ja Kanta-palveluiden esitteet ovat nähtävillä tällä sivustolla

Laadi tietoturvasuunnitelma ja tietosuojaselosteet

THL on julkaissut 3/2021 määräyksen, joka ohjaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita laatimaan tietoturvasuunnitelman. Suunnitelman laatimisesta ja noudattamisesta vastaa sote-organisaation johtaja.  Määräys on osa 1.11.2021 voimaan tulleen asiakastietolain toimeenpanoa. Uudessa asiakastietolaissa aiemman lain tietosuojan ja tietoturvallisuuden sekä tietojärjestelmien käytön omavalvontasuunnitelma on korvautunut tietoturvasuunnitelmalla. Suunnitelma edistää asiakas- ja potilastietojen turvallista käsittelyä sekä sote-toimijoiden tietosuojaa ja tietoturvaa. Huomioitavaa on, että tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja ja sitä ei tule yhdistää julkisesti saatavilla oleviin omavalvontasuunnitelmiin. THL:n sivuilla on saatavilla tietoturvasuunnitelman mallipohja, jota organisaatio voi hyödyntää. 

Organisaation on myös suunniteltava asiakirjojen hallinnan käytännöt: asiakastietojen käsittelystä tulee laatia tietosuojaselosteet sekä määritellä paperisten asiakastietojen säilyttäminen jatkossa.

Varmenteiden hankinnat sekä henkilöstön koulutus

Digi- ja väestötietovirasto myöntää sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöön tarkoitetut toimikortit ja varmenteet. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimikorttien varmenteilla tapahtuu sosiaali- ja terveydenhuollossa toimivien henkilöiden luotettava sähköinen tunnistaminen eri järjestelmissä. Lisäksi varmenteilla allekirjoitetaan sähköisesti asiakasasiakirjoja (esim. rajoituspäätökset) ja lääkemääräyksiä. Toimikortin käyttö vaatii myös kortinlukijan, ja näitä saa hankittua ainakin isoimmista elektroniikkaliikkeistä.

Henkilöstön kouluttaminen on erityisen tärkeää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa. On hyvä käydä läpi henkilöstön kanssa Kanta-palveluiden ja asiakastiedon arkiston perustiedot, järjestää kirjaamiskoulutuksia sekä ohjeistaa asiakirjojen laadintaan, käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Sosiaalihuollon Kanta-koulutuksia löytyy kanta.fi -sivustolla ja lisäksi järjestetään käyttöönoton ohjaustunteja yksityisille sosiaalihuollolle.

Järjestelmätoimittajan tehtävät Sosiaalihuollon Kannan käyttöönotossa

Kun asiakas on tilannut käyttöönoton järjestelmätoimittajalta, tilaus otetaan käsittelyyn. Sovimme yhdessä asiakkaan kanssa mm. aikatauluista, käyttöönottokokeista ja tuotantokäyttöön lähtemisestä. 

Järjestelmätoimittaja vastaa siitä, että järjestelmä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston vaatimusten mukainen. Järjestelmätoimittajana varmistamme, että Hilkka- ja Nappula-ohjelmistoissa on saatavilla tarvittavat asiakirjarakenteet ja muut tarvittavat toiminnot arkiston käyttöönottoa ajatellen.

Järjestelmätoimittaja tarjoaa käyttöönoton tueksi ohjeita ja videoita sekä järjestää koulutuksia. 

Seuraavissa blogeissa käymme läpi mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilanne Hilkka- ja Nappula-järjestelmissä. 

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen on ajankohtaista viimeistään ensi vuonna! Tässä webinaarissa esitellään sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton perusteita: mitä lainsäädäntö asiasta ohjeistaa, miten palveluntuottaja voi valmistautua käyttöönottoon jo nyt, millainen rooli tietojärjestelmätoimittajalla on tässä muutoksessa? Mikäli sosiaalihuollon Kanta-palvelut ovat sinulle vieraita tai käyttöönoton valmistelut tuntuvat haastavilta, niin tämä webinaari on juuri sinulle!

Aika: 16.2.2023 klo 13-14Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Sähköpostiosoitteemme vaihtuivat

Päivitimme sähköpostiosoitteemme ja henkilökohtaiset sähköpostit ovat jatkossa muotoa:

etunimi.sukunimi@myneva.eu

Yleiset sähköpostimme ovat jatkossa:
Helpdesk: helpdesk.fi@myneva.eu
Myynti: sales.fi@myneva.eu
Laskutus: invoicing.fi@myneva.eu
Markkinointi: marketing.fi@myneva.eu

Vanhaan @fastroi.com osoitteeseen lähetetyt viestit välittyvät kuitenkin vielä toistaiseksi uusiin sähköposteihin, joten viestintä toimii sujuvasti
.

Verkkosivumme ovat edelleen osoitteessa www.fastroi.com. Uudet yhteystietomme löytyvät verkkosivuiltamme ja helpdeskin tarkemmat tiedot täältä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannekatsaus

Asiakastietolaki

Asiakastietolaki astui voimaan marraskuussa 2021. Olemme käyneet läpi lain vaikutuksia myös Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivillä sekä webinaareissa viime vuonna. On tärkeää huomioida, että käytännössä lain edellyttämät asiat astuvat voimaan asteittain siirtymäaikojen puitteissa. Keskeisiä asioita laissa ovat mm. liittymisvelvoite ja rekisterinkäyttöoikeus

Rekisterinkäyttöoikeus – julkiset ja yksityiset palvelunantajat

Julkisilla sekä yksityisillä palvelunantajilla, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttöoikeus) on liittymisvelvoite sosiaalihuollon Kantaan  viimeistään 1.9.2024. 

Palvelunjärjestäjällä (esimerkiksi hyvinvointialue) tulee olla siis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä rekisterinkäyttöoikeus toiminnallisuus käytössä ennen kuin yksityinen palveluntuottaja voi liittyä Kanta-palvelujen käyttäjäksi ja arkistoida järjestäjän rekisteriin. Palvelunjärjestäjän tulisi huomioida tämä omissa järjestelmissään ja toiminnassaan. 

Mikä on liittymisvelvoite ja aikataulu?

Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi, jos käyttää sähköistä asiakas- ja/tai potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää (Asiakastietolaki, 7 §). 

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.):

  • Julkiset sekä yksityiset palvelunantajat, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttöoikeus):  viimeistään 1.9.2024. 
  • Yksityiset palvelunantajat, jotka tallentavat asiakastietoa ainoastaan omaan rekisteriinsä: viimeistään 1.1.2026.

Liittymisvelvoite tarkoittaa käytännössä, että mikäli yksityinen toimija toimii julkisten lukuun, on asiakkaan tietojen haku ja arkistointi Kantaan mahdollista vain rekisterinpitäjän eli palvelunjärjestäjän (esimerkiksi hyvinvointialueen) valtuutuksella. 

Rekisterinpitäjän käyttämässä asiakastietojärjestelmässä tulee olla tekninen kyvykkyys rekisterinkäyttöoikeuden myöntämiseen. Jos asiakkaita on eri palvelunjärjestäjiltä, asiakirjojen siirrot eivät välttämättä onnistu kaikilta asiakkailta samassa aikataulussa. Rekisterinpitäjien aikataulut voivat olla erilaisia: kilpailutuksissa yksityiset palveluntarjoajat voidaan velvoittaa liittymään tietyssä aikataulussa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.).

Sosiaalihuollossa asiakkaalle tarjottavaa tukea kuvataan palvelutehtävinä ja niissä annettavina sosiaalipalveluina. Palvelutehtävät ovat sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuuksia erityyppisiin tuen tarpeisiin. Alla on listattuna sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin. 

Julkisen ja julkisten lukuun toimivien:

  • lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävät 1.9.2024 (liittymisvelvoitteen määräaika)
  • lastensuojelun palvelutehtävä 1.3.2025 
  • vammaispalvelujen palvelutehtävä 1.9.2025 
  • päihdehuollon palvelutehtävä 1.3.2026 
  • perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä 1.9.2026

Yksityisten palveluntarjoajien:

  • lapsiperheiden, työikäisten, iäkkäiden ja vammaispalvelujen palvelutehtävät 1.1.2026 (liittymisvelvoitteen määräaika) 
  • päihdehuollon palvelutehtävässä syntyvät asiakirjat viimeistään 1.3.2026. 

Video- ja äänitallenteiden tallentaminen viimeistään 1.10.2029.

Olennaiset vaatimukset ja tietojärjestelmien uusi luokittelu

Tietojärjestelmän tulee täyttää yhteentoimivuutta, tietoturvaa ja tietosuojaa sekä toiminnallisuutta koskevat olennaiset vaatimukset.

Vaatimukset riippuvat tietojärjestelmän luokittelusta: 

  • Vanha laki A- ja B-luokka, uusi laki A1, A2, A3 ja B-luokka

Jatkossa A-luokkaan kuuluvat järjestelmät:

  • jotka liittyvät suoraan tai välityspalvelun kautta valtakunnallisiin Kanta-palveluihin tai tuottavat asiakirjoja, jotka välitetään Kanta-palveluihin
  • joissa käsiteltävät tiedot muodostavat merkittävän potilastietojen ja/tai sosiaalihuollon asiakastietojen keskittymän

Määräys 4/2021: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelusta ja sertifioinnista. 

Seuraavassa blogissamme käsittelemme, mitkä ovat yksityisen palveluntarjoajan sekä järjestelmätoimittajan tehtäviä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston valmisteluissa.

Fastroin ja Kuntien Tieran koulutuspäivät toivat sosiaalihuollon ammattilaiset yhteen

Kolmessa eri koulutuspäivässä oli yhteensä 229 osallistujaa! Ensimmäistä kertaa kaikkien kolmen koulutuspäivän ohjelmat olivat vapaasti valittavissa osallistujille. Tallenteet löytyvät virtuaalialustalta, josta osallistujat voivat katsella niitä vapaasti kuukauden ajan tapahtuman jälkeen. Päivän teemoina olivat pitkälti sote-alaa tällä hetkellä puhuttavat aiheet eli hyvinvointialueet, Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, haastava henkilöstötilanne sekä kirjaaminen. 

Henkilökohtaisesti oli mahtavaa tavata Tornin hienoissa puitteissa asiakkaita, työkavereita, inspiroivia vieraspuhujia ja yhteistyökumppaneita ja erityisesti kuulla mitä kaikkien arkeen kuuluu tällä hetkellä. Päivän huipennus oli itselle tietysti monen kuukauden tapahtumajärjestelyjen jälkeen yhteinen illallinen ja lukuisat keskustelut tapahtumaan osallistuneiden kanssa. 

Inspiroivat vieraspuhujat ja koulutuspäivän yhteistyökumppanit

Vierailevien puhujien koulutusaiheina olivat ”Rekrytointi sosiaalialalla” (palkittu sote-vaikuttaja Fadumo Ali, Hoiwa Oy), ”Toimiva työyhteisö ja sovitteleva johtamisote” (Valmennustalo Virta, Teija Mykrä) ja ”Kuinka kirjaan laadukkaasti?” (Heidi Ilmonen, Salus Qualitas Consulting Oy). Koulutuspäivään osallistujat saivat valita minkä puheenvuoron kuuntelevat ja kaikki tallenteet ovat katseltavissa virtuaalialustalla jälkikäteen.

Tapahtumissa kuultiin Fastroin uuden omistajan, myneva Groupin, terveiset. Tapahtumassa mukana olivat myneva Group GmbH:n toimitusjohtajat Michael Robert ja Horst Robertz. Myös yhteistyökumppanimme eli Kuntien Tiera, Tunstall, Vivago ja ProComp olivat tapahtumassa läsnä paikan päällä näyttelypisteillä.  

Hilkka- ja Mobiili kotihoito -koulutuspäivät

Hilkka-koulutuspäivässä yksityisille palveluntuottajille käytiin läpi mm. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannetta ja Hilkan uusimmat tuoteuutiset ja demot . Asiakaspuheenvuorossa kuulimme miten Hugo och Maria Winbergs stiftelse käyttää Hilkkaa kirjaamisessa sekä miten heidän sopimushallinta ja laskutusaineiston tuottaminen Hilkalla sujuu. 

Fastroin ja Kuntien Mobiili kotihoito -koulutuspäivässä käytiin läpi Hilkan tuoteuutisia. Sanna Ristolainen kävi kertomassa miten Kanta-Hämeen HVA on valmistautunut hyvinvointialueen tuloon. Anne Talvitie kertoi Kuntien Tieran palveluista hyvinvointialueille. 

Hillkka- ja Mobiili kotihoito -koulutuspäivät sisälsivät yhteistä ohjelmaa yksityisille palveluntuottajille, kunnille ja hyvinvointialueille. Mika Fiskari oli kertomassa Länsi-Uuden hyvinvointialueen valmistelusta. Puheenvuorossa kuultiin mm. mitä hyvinvointialueen järjestelmiltä ja palveluilta toivotaan eli niiden tulisi lisätä asiakasturvallisuutta, henkilöstön tyytyväisyyttä ja hyvinvointialueen veto- ja pitovoimaa. Keskustelua herätti eri aiheet mm. miten alueilla ja Hilkka-järjestelmässä toimitaan sijaisten osalta (miten sijaiset erotellaan työntekijöinä asetuksissa ja alueiden laitepoliitikka, esim. varapuhelimet ja käyttäjätunnukset sijaisille). Kuulimme, että osa asiakkaista hyödyntää resurssipoolia sijaisten osalta Hilkassa ja lisäksi miten strategista sekä käytännön optimointia hyödynnetään kotihoidossa. Yhteistä keskustelua käytiin myös siitä, miten tieto siirtyisi paremmin ja järjestelmät palvelisivat tiedonsiirrossa sekä yksityisiä palveluntuottajia että hyvinvointialueiden toimijoita. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto tulee toki auttamaan tiedonsiirron osalta kaikkia sote-alan toimijoita. 

Projektiasiantuntija Heli Kumpulainen Siun Sotelta oli puhumassa turvallisesta asiakastietojen käsittelystä. Puheenvuorossa käytiin läpi tietojen käsittelyä asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä tiedonhallintaan liittyvien haittatapahtumien näkökulmasta. Toimivien tietojärjestelmien lisäksi riittävät henkilöstöresurssit ovat edellytys ehjien ja saumattomien tiedonhallinnan prosessien ja täten asianmukaisen potilas- ja asiakasturvallisuuden toteutumiselle. Helin blogi aiheesta ja linkit graduun löytyy täältä

Hilkka-klinikalla oli mahdollisuus käydä koulutuspäivän aikana  tutustumassa mm. Hilkan raportointimahdollisuuksiin, miten käyttäjätiedot ja käyttöoikeudet määritellään sekä mitä asiakkaiden on huomioitava Kanta-liittymisessä. 

Nappula-koulutuspäivän ohjelma 10.11.

Nappula-koulutuspäivässä käytiin läpi ajankohtaisista asioista mm. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannetta sekä Nappulan uusia ominaisuuksia kuten Viestivihko, Nappula Mobiili ja Toimintakykymittarit. Nappula-koulutuksessa tutustuttiin muutamiin eri toiminnallisuuksiin: pääsivun lomakkeiden hyödyntämiseen, Väylän käyttöön asiakaspalautteen keräämisessä sekä avohuollon toimintakykymittareihin. 

Erityisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannekatsauksesta ja koulutuksen käytännönläheisyydestä tuli paljon kiitosta asiakkailtamme. Mukana oli puhumassa myös asiakkaamme Lauri Kontkanen. Lauri avasi sitä, miten Raudasmäen Sosiaalipalveluissa on valmisteltu asiakastietolain edellyttämä tietoturvasuunnitelmaa, miten kirjaamiskäytänteet ovat muuttumassa ja miten lokivalvontaa voi tarvittaessa toteuttaa Nappulassa. Sosmeta-palvelussa, THL:n luennoilla ja Kansa-koulun -hankkeen koulutuksissa on saatavilla hyvää tietoa valmisteluihin organisaation vastuuhenkilöille. Näiden tietojen hyödyntäminen oman henkilökunnan valmistelussa ja kouluttamisessa tulevaan Sosiaalihuollon Kantaan on ollut hyödyllistä. 

Nappula-päivän aikana oli mahdollisuus osallistua Nappula-klinikkaan, jossa aiheina olivat Kantaan liittyvien tietojen lisääminen Nappulaan, lomakkeiden rakentaminen ja Väylän käyttö. Lisäksi käytiin läpi useita asiakkaiden kysymyksiä, kehitystoiveita ja tarpeita Nappula-järjestelmän osalta. 

Palautetta koulutuspäiviltä 

Kyselimme tapahtumaan osallistuneilta palautetta sekä paikan päällä että tapahtuman palautekyselyllä. Palautekyselyyn osallistuneet (68) osallistuivat halutessaan lahjakortin arvontaan ja sen voitti Pauliina Takala Lohjalan kaupungilta. Onnittelut voittajalle!

Palautekyselyn mukaan lähitapahtumaan osallistuneet antoivat kokonaisarvosanan 4.7 (5 maksimi) tapahtumasta eli onnistuimme kiitettävästi! Virtuaalitapahtumaan osallistuneiden keskiarvo oli 4.4. 

Tämän vuoden koulutuksissa olimme panostaneet ohjelman monipuolisuuteen. Olimme varanneet aikaa koulutusten tauotukseen ja siirtymisiin enemmän, viime vuoden asiakaspalautteen pohjalta. Saimmekin paljon kiitosta monipuolisista sisällöistä, ohjelman sujuvuudesta ja tapahtuman fiiliksestä tänä vuonna!

Saimme kehitystoiveita koulutusten aiheista ensi vuodelle. Osallistujat antoivat palautetta luentojen päällekkäisyyksistä, koska osa olisi halunnut osallistua kaikkiin luentoihin. Kaikilla on onneksi mahdollisuus kuunnella tallenteet jälkikäteen kuukauden ajan tapahtumasta. Lisäksi toivottiin mahdollisuutta käydä läpi rauhassa omia kysymyksiä Hilkasta tai Nappulasta Fastroin henkilökunnan kanssa ensi vuonna.

Kiitokset tapahtumaan osallistuneille ja kohti Fastroin 20-vuotisjuhlaa!

Lämpimät kiitokset tapahtumaan osallistuneille ja erityiskiitos tietysti meidän Fastronauteille. Tehtiin yhdessä iso työ koulutuspäivien eteen! Tapahtuman kuvia voit katsella  Fastroin Facebookissa

Toivottavasti tavataan taas Fastroin koulutuspäivillä ensi vuonna ja juhlistetaan yhdessä Fastroin 20-vuotista taivalta sosiaalihuollon järjestelmätoimittajana!

Fastroille jatkosopimus Kuntien Tieran kanssa – asiakkaiksi myös hyvinvointialueita

Fastroin tarjoama ratkaisu huomioi Tieran omistaja-asiakkaiden muuttuvat tarpeet niin kotiin annettavien palveluiden, asumispalveluiden kuin muiden sosiaalipalveluiden osalta. Ratkaisun avulla pystytään myös vastaamaan jatkuvasti kiristyviin sote-tietojärjestelmien vaatimuksiin.

”Fastroille on erittäin merkittävää saada jatkaa ja laajentaa yhteistyötämme Kuntien Tieran kanssa. Olemme tehneet pitkäjänteistä työtä lähes kymmenen vuoden ajan helpottaen satojen sote-organisaatioiden arvokasta asiakastyötä,” sanoo Fastroin toimitusjohtaja Risto Jalovaara.

“Olemme hyvillämme päästessämme jatkamaan hyvää yhteistyötä Fastroin kanssa”, toteaa Tieran Hyvinvointipalveluiden liiketoimintajohtaja Kati Penttilä. “Uuden edessä teemme työtä yhdessä hyvinvointialueiden kanssa, ja tällä ratkaisulla ja palvelukokonaisuudella kykenemme aidosti luomaan lisäarvoa asiakkaillemme.”

Fastroin Hilkka-järjestelmä on nykyään Kuntien Tieran kautta käytössä lähes 100 kunnassa ja kaupungissa Suomessa. Käyttäjämäärän odotetaan kasvavan merkittävästi, kun uudet hyvinvointialueet aloittavat ensi vuonna toimintansa. Tällöin Kuntien Tieralla on mahdollisuus laajentaa Helmi-palvelun tarjontaa myös kuntien ja kaupunkien asumispalveluihin sekä säätiöille.

”Olemme todella innoissamme voidessamme auttaa yhdessä Tieran kanssa hyvinvointialueiden ja kolmannen sektorin toimijoita heidän tarjoamiensa sote-palvelujen laadun parantamisessa ja kustannusten kasvun hillitsemisessä,” Risto Jalovaara toteaa.

Tiera käynnisti Mobiili kotihoito -palvelun uudelleenkilpailutuksen vuoden 2021 lopussa. Kilpailutuksessa palvelua haluttiin kehittää paremmin uusia hyvinvointialueita palvelevaksi. Samalla ratkaisulle asetettiin muun muassa nykypäivän vaatimuksia vastaavat suorituskyvyn ja toimintavarmuuden kriteerit sekä SLA-kriteerit.

Lisätietoja

Fastroi Oy

Risto Jalovaara, CEO
+358 50 60 357
risto.jalovaara@myneva.eu

Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja
+358 440 386117
johanna.tanninen@myneva.eu

Kuntien Tiera Oy

Kati Penttilä, liiketoimintajohtaja, Kuntien Tiera Oy
+358 40 6896088
kati.penttila@tiera.fi

Lehdistökuva vapaaseen julkaisuun: https://fastroi.com/wp-content/uploads/2022/09/Fastroi_Tiera_08092022-1.jpg (Kuva: Kuntien Tiera Oy)

Fastroi on sosiaali- ja terveysalan innovatiivinen ohjelmistoyritys ja alansa markkinajohtaja Suomessa. Yhtiön kehittämiä asiakastiedon hallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmiä käytetään asumispalveluissa, kotihoidossa ja lastensuojelussa niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Hilkka™-, Nappula-™ ja Real-Time Care™ -järjestelmät tehostavat työtä ja vapauttavat aikaa suoraan asiakastyöhön. Vuonna 2003 perustetun Fastroin toimipisteet sijaitsevat Joensuussa, Tampereella ja Skelmersdalessa, Isossa-Britanniassa. Yhtiön liikevaihto oli 6,1 miljoonaa euroa vuonna 2021 ja se työllistää 70 henkilöä. Fastroi on osa eurooppalaista myneva GmbH -konsernia. www.fastroi.com 

Nappula-porukka kokoontuu yhteen

Fastroin Nappula-koulutuspäivä järjestetään marraskuussa

Nappula-koulutuspäivä on koettu hyvänä ja ainutlaatuisena mahdollisuutena verkostoitumiselle ja kokemusten jakamiselle. Alaan liittyvät asiantuntijoiden puheenvuorot ja Nappulan käyttökoulutukset, Nappula-klinikat, ovat saaneet monet tulemaan paikan päälle vuodesta toiseen. Ja mikä myös tärkeää – on tapahtuma hyvä tilaisuus ottaa irtiotto arjesta ja nauttia valmiista ruoasta ja rennosta illanvietosta kollegojen kanssa.

–  Olin mukana paneelikeskustelussa, jossa sain hyviä vinkkejä ja yleisö osallistui hienosti mukaan. Täällä on ollut erittäin hyvä tunnelma ja merkitys suuri juuri sosiaalialan ammattilaisille koska näemme harvoin kentällä toisiamme, kommentoi Mika Polvisalo Sostuki Oy:stä viime vuonna

Ohjelmassa myös valinnanvaraa

Tänä vuonna haluamme toteuttaa ohjelman entistä paremmin palvelemaan erilaisia kävijöitä. Koulutuspäivään osallistuu niin pienyrittäjiä, ohjaajia ja hoitajia kuin isompien organisaatioiden edustajia. Kävijällä on mahdollisuutta vaikuttaa oman koulutuspäivänsä sisältöön. 

Nappula-klinikka pyörii aamu- ja iltapäivän ajan muun ohjelman lomassa ja klinikan sisältö määräytyy ennalta toivottujen aihealueiden pohjalle. Klinikalle voit ottaa oman koneen mukaan ja annamme kädestä pitäen neuvoja Nappulan käyttöön ja sen räätälöintiin juuri sinulle. Lähetäthän siis omat toiveesi tämän lomakkeen kautta 31.7. mennessä. Nappula-klinikalle voit siis pistäytyä pitkin päivää juuri silloin kun hetki ja aihe on sopiva.

Mikäli Nappulan nykyiset ominaisuudet ovat sinulle jo tuttuja ja kaipaat enemmän asiantuntijoiden puheenvuoroja ajankohtaisista aiheista tai tietoa uusista ominaisuuksista, on niitäkin luvassa. Tänä vuonna keskitymme ajankohtaisiin Kanta-asioihin, Nappulan uuteen mobiiliin ja viestivihkoon.Vierasluennot puolestaan on teemoitettu erilaisille kohderyhmille sopivaksi, ja niissäkin olemme ottaneet huomioon aiheen ajankohtaisuuden. Viime aikoina tapetilla ovat olleet työvoimaan liittyvät kysymykset ja rekrytoinnit: kuinka löytäisin työntekijöitä, millä lisätä alan vetovoimaa? Kanta-arkistoon liittymisen myötä kirjaamisen laatuvaatimukset ovat myös muuttumassa. Monissa organisaatioissa tämä aiheuttaa kysymyksiä, joihin pyritään löytämään vastauksia koulutuspäivillä kirjaamisen asiantuntijan ohjauksessa. Ja mitä kaikkea muuta onkaan vielä luvassa? Sen näette elokuussa, kun ohjelma on täysin valmis ja ilmoittautuminen alkaa. Muistathan siis jättää oman toiveesi mahdollisimman pian, niin voit vaikuttaa päivän sisältöön tai muihin käytännön seikkoihin.

Virtuaalisesti mutta silti vuorovaikutteisesti

Järjestimme koulutuspäivämme viime vuonna ensimmäistä kertaa myös virtuaalisesti. Saamamme palautteen mukaan asiakkaamme toivoivat myös jatkossa tällaista osallistumismahdollisuutta pitkien välimatkojen vuoksi. Ensimmäisestä virtuaalitapahtumastamme opimme, mitä laadukkaan virtuaalitapahtuman tuottamiseen kuuluu ja tänä vuonna voimme edelleen kehittää tapahtumaa myös etäosallistujien suuntaan. Ammattistriimaajat hoitivat viime vuonna hienosti tekniikan kuntoon, minkä vuoksi äänet ja kuvat kuuluvat ongelmitta myös kotisohville. Virtuaalialusta puolestaan mahdollistaa vuorovaikutuksen kaikkien virtuaalialustalla olevien kanssa, ja tietenkin myös Fastroin henkilökuntaa on läsnä linjoilla. Alustalla on mahdollista sopia videopuheluja tai laittaa suoraan viestiä linjojen päässä olevalle kollegalle – aktiivisuus on virtuaalisesti lopulta kävijästä itsestään kiinni.

Virtuaalialustalla asiakkaalla on mahdollisuus esittää kysymyksiä, joita paikan päällä nostetaan esille luennoitsijan suuntaan. Virtuaaliosallistumisen suurena haasteena on toki kasvokkain kohtaamisen puuttuminen muiden kävijöiden kanssa – asia, jota moni kaipaa haastavien koronavuosien jälkeen.

Illanvietosta mahtavia muistoja

Jos koulutuspäivän aikana kunnon keskusteluihin ei vielä ennättänyt, niin rento iltajuhla takuulla antaa hyvän mahdollisuuden ajatusten vaihdolle. Kolmen ruokalajin illallinen ja viihdyttävä iltaohjelma takaavat varman rentoutumisen syksyn pimeyden keskelle. Iltajuhla on se, mitä moni ei halua jättää välistä! Pöydissä käydään mielenkiintoisia ja mieleenpainuvia keskusteluja ja tavataan toisia – nämä kohtaamiset jäävät mieleen pitkäksi aikaa. 

Kannattaa siis varata koulutuspäivä jo kalenterista. Lipunmyynti tapahtumaan alkaa elokuun puolen välin kieppeillä ja ilmoitamme asiasta asiakaskirjeissä sekä Nappulan kirjautumissivulla. Hyvää kesää kaikille ja syksyllä nähdään!

Lisätietoja:
Katariina Kamppuri, Marketing Specialist
katariina.kamppuri@myneva.eu

Koulutusta ja kohtaamisia

Fastroin Hilkka-koulutuspäivä järjestetään marraskuussa

Hilkka-koulutuspäivä on koettu hyvänä ja ainutlaatuisena mahdollisuutena verkostoitumiselle ja kokemusten jakamiselle. Alaan liittyvät asiantuntijoiden puheenvuorot ja ohjemistokoulutukset ovat saaneet monet tulemaan paikan päälle vuodesta toiseen. Ja mikä myös tärkeää – on tapahtuma hyvä tilaisuus ottaa irtiotto arjesta ja nauttia valmiista ruoasta ja rennosta illanvietosta kollegojen kanssa.

Olemme saaneet paljon hyviä vinkkejä Hilkka-järjestelmän käyttöön niin muilta toimijoilta kuin kouluttajilta. Vihdoinkin olen saanut vastaukset kysymyksiin, joita olen miettinyt, kommentoi Anne Peltomäki Diakon Palvelut Oy:stä viime vuoden tapahtumassa.

Ohjelmassa myös valinnanvaraa

Tänä vuonna haluamme toteuttaa ohjelman entistä paremmin palvelemaan erilaisia kävijöitä. Koulutuspäivään osallistuu niin pienyrittäjiä, työntekijäasemassa olevia, kuin isompien organisaatioiden ja kuntien edustajia. Kävijällä on mahdollisuutta vaikuttaa oman koulutuspäivänsä sisältöön. 

Hilkka-klinikka pyörii aamu- ja iltapäivän ajan muun ohjelman lomassa ja klinikan sisältö määräytyy ennalta toivottujen aihealueiden pohjalle. Klinikalle voit ottaa oman koneen mukaan ja voimme antaa kädestä pitäen neuvoja Hilkan käyttöön. Lähetäthän siis omat toiveesi tämän lomakkeen kautta 31.7. mennessä. 

Mikäli Hilkka on sinulle jo tuttu ja kaipaat enemmän asiantuntijoiden puheenvuoroja ajankohtaisista aiheista tai paneelikeskusteluja, on niitäkin luvassa. Tänä vuonna keskitymme ajankohtaisiin kanta-asioihin, hyvinvointialueisiin ja turvalliseen tietojenkäsittelyyn.Vierasluennot puolestaan on teemoitettu erilaisille kohderyhmille sopivaksi ja niissäkin olemme ottaneet huomioon aiheen ajankohtaisuuden. Viime aikoina tapetilla ovat olleet työvoimaan liittyvät kysymykset ja rekrytoinnit:kuinka löytäisin työntekijöitä, millä lisätä alan vetovoimaa? Kanta-arkistoon liittymisen myötä kirjaamisen laatuvaatimukset ovat myös muuttumassa. Monissa organisaatioissa tämä aiheuttaa kysymyksiä, joihin pyritään löytämään vastauksia koulutuspäivillä kirjaamisen asiantuntijan ohjauksessa. Ja mitä kaikkea muuta onkaan vielä luvassa? Sen näette elokuussa, kun ohjelma on täysin valmis ja ilmoittautuminen alkaa. Muistathan siis jättää oman toiveesi mahdollisimman pian niin voit vaikuttaa päivän sisältöön tai muihin käytännön seikkoihin.

Virtuaalisesti mutta silti vuorovaikutteisesti

Järjestimme koulutuspäivämme viime vuonna ensimmäistä kertaa myös virtuaalisesti. Saamamme palautteen mukaan asiakkaamme toivoivat myös jatkossa tällaista osallistumismahdollisuutta pitkien välimatkojen vuoksi. Ensimmäisestä virtuaalitapahtumastamme opimme, mitä laadukkaan virtuaalitapahtuman tuottamiseen kuuluu ja tänä vuonna voimme edelleen kehittää tapahtumaa myös etäosallistujien suuntaan. Ammattistriimaajat hoitivat viime vuonna hienosti tekniikan kuntoon, minkä vuoksi äänet ja kuvat kuuluvat ongelmitta myös kotisohville. Virtuaalialusta puolestaan mahdollistaa vuorovaikutuksen kaikkien virtuaalialustalla olevien kanssa, lisäksi tietenkin Fastroin henkilökuntaa on myös linjoilla paikan päällä. Alustalla on mahdollista sopia videopuheluja tai laittaa suoraan viestiä linjojen päässä olevalle kollegalle – aktiivisuus on virtuaalisesti lopulta kävijästä itsestään kiinni.

Virtuaalialustalla asiakkaalla on mahdollisuus esittää kysymyksiä, joita paikan päällä nostetaan esille luennoitsijan suuntaan. Virtuaaliosallistumisen suurena haasteena on toki kasvokkain kohtaamisen puuttuminen muiden kävijöiden kanssa – asia, jota moni kaipaa haastavien koronavuosien jälkeen.

Illanvietosta mahtavia muistoja

Jos koulutuspäivän aikana kunnon keskusteluihin ei vielä ennättänyt niin rento iltajuhla takuulla antaa hyvän mahdollisuuden ajatusten vaihdolle. Kolmen ruokalajin illallinen ja viihdyttävä iltaohjelma takaavat varman rentoutumisen syksyn pimeyden keskelle. Iltajuhla on se, mitä moni ei halua jättää välistä. Pöydissä käydään mielenkiintoisia ja mieleenpainuvia keskusteluja ja tavataan toisia – nämä kohtaamiset jäävät mieleen pitkäksi aikaa. 

Kannattaa siis varata koulutuspäivä jo kalenterista. Lipunmyynti tapahtumaan alkaa elokuun puolen välin kieppeillä ja ilmoitamme asiasta asiakaskirjeissä sekä Hilkan kirjautumissivulla. Hyvää kesää kaikille ja syksyllä nähdään!

Lisätietoja:
Katariina Kamppuri, Marketing Specialist
katariina.kamppuri@myneva.eu

Nappula sai hyvät arvosanat sosiaalialan ammattilaisilta

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmien käyttäjien palautteen kerääminen ja arvioinnin tarve on on erityisen ajankohtainen tällä hetkellä, koska olemme siirtymässä hyvinvointialueisiin vuonna 2023. Fastroilla tehdään järjestelmien ja palveluiden asiakastyytyväisyystutkimuksia systemaattisesti ja saamme palautetta jatkuvasti asiakkailtamme järjestelmien ja palveluiden kehittämiseen. Otamme myös tulevaisuuden hyvinvointialueiden tarpeita huomioon tuotekehityksessämme. 

Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattilaisten arviot asiakastietojärjestelmistä 2020

Artikkelissa1) tarkastellaan sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattilaisten arvioita käyttämistään asiakastietojärjestelmistä. Tutkimusaineistona hyödynnettiin STePS 3.0 -hankkeessa syys-lokakuussa 2020 ammattiliittojen kanssa yhteistyössä kerättyä tutkimusaineistoa (n=990), josta tähän artikkeliin valittiin ne vastaajat, joilla oli käytössä sähköinen asiakastietojärjestelmä (n=974).1) 

Fastroin järjestelmistä mukana oli Nappula-järjestelmä. Hilkka-järjestelmä ei saanut tarpeeksi vastauksia kyselyssä. 

 Suurin osa alan korkeakoulutetuista on maisteritutkinnon suorittaneita sosiaalityöntekijöitä ja ammattikorkeakoulututkinnon suorittaneita sosionomeja. Kyselyyn vastanneista 43,5 %  oli sosiaalityöntekijöitä ja 51,8% sosionomeja. Esihenkilönä/johtavassa asemassa toimi 17,5 % vastaajista, sosiaalityöntekijänä 33,5% ja sosiaaliohjaajana 19,9 %.  Vastaajista 22,2 % toimi lastensuojelussa, 16,5 %  työikäisten palveluissa, 12,9 % lapsiperheiden palveluissa ja 13,4 % vammaispalveluissa. Vastaajista 66 % työskenteli avopalveluissa ja asumis-/laitospalveluissa 15,6 %. 1) 

Artikkelin tutkimuskysymyksenä oli:  Minkälaisia arvioita sosiaalialan korkeakoulutetut ammattilaiset antavat käyttämilleen asiakastietojärjestelmille vuonna 2020 käyttäjäkokemuksiinsa perustuen? 1) 

Tulokset osoittavat, että sosiaalihuollossa käytössä olevien tuotemerkkien välillä on vaihtelua toimivuudessa, käytettävyydessä, työn ja yhteistyön tuessa sekä koetuissa hyödyissä1). Artikkelin1) mukaan tulevaisuudessa tietojärjestelmiä olisi tärkeää kehittää tukemaan sosiaalihuollon työtehtävien ja määräaikojen seurantaa ja hallintaa paremmin, jotta ne tukisivat ammattilaisia suuren työkuorman hallinnassa keventäen muistitaakkaa.

Nappula on vakaa asiakastietojärjestelmä

Kaikkien järjestelmien kouluarvosanojen keskiarvoksi tuli 6,7 (tyydyttävä)1). Tutkimuksen mukaan raportoitavista tuotemerkeistä korkeimman keskiarvon (7,7; hyvä) jakoi Nappula yhdessä toisen järjestelmän kanssa.)1).  Nappula-järjestelmä sai parhaat arviot myös asiakastietojärjestelmän vakaudesta  ja järjestelmän reagoinnista käskyihin (85% vastaajista oli samaa mieltä), muiden järjestelmien jäädessä alle 70 %:iin. Käytettävyyden osalta Nappula oli myös kärkipäässä. Käytettävyyden osalta kysyttiin seuraavia asioita: 

  • Näkymissä kentät ja toiminnot on sijoiteltu loogisesti (83% Nappulan käyttäjistä oli samaa mieltä)
  • Terminologia on selkeää ja ymmärrettävää  (71% Nappulan käyttäjistä oli samaa mieltä)
  • Rutiinitehtävien suorittaminen on suoraviivaista  (98% Nappulan käyttäjistä oli samaa mieltä)
  • Tehtyjen virheiden korjaaminen onnistuu helposti  (60% Nappulan käyttäjistä oli samaa mieltä)

Tutkimuksen perusteella Nappula-järjestelmän käytettävyys mm. erityisesti rutiinitehtävien suorittaminen on siis suoraviivaista ja teknologia on selkeää ja ymmärrettävää. Nappula on erittäin vakaa järjestelmä, mikä auttaa asiakkaitamme kirjaamisessa kiireissä arjessa. 

Asiakastutkimustemme2) mukaan Nappula on helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä, ja asiakkaat arvostavat järjestelmän jatkuvaa kehittämistä. Jopa 98,5 prosenttia vuonna 2021 asiakastyytyväisyyskyselyymme osallistuneista vastaajista suosittelee Nappulaa.

Kehityskohteita tutkimuksen pohjalta

Nappula on erityisesti lastensuojelussa käytettävä ohjelmisto.  Nappulan käyttäjistä 55 % koki, että järjestelmä ei tue monialaista yhteistyötä parhaalla mahdollisella tavalla sekä 73 % koki, että järjestelmä ei tue tiedonkulkua sosiaali- ja terveydenhuollon välillä1). Nappulassa ei ole rajapintoja terveydenhuollon potilastietojärjestelmiin, mutta palveluita ostavasta kunnasta riippuen on mahdollista siirtää dokumentteja esim. sosiaalihuollon Effica- tai Lifecare-järjestelmiin. Tulevat Kanta-palveluihin liittyvät toiminnallisuudet (mm. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, luovutusluvat, suostumukset) auttavat osaltaan tiedonkulun parantamisessa, sillä tulevaisuudessa tietojen luovutus on mahdollista myös sosiaali- ja terveydenhuollon välillä. Tämä edellyttää asiakkaalta uudenlaisen suostumuksen antamista. Tietojen luovuttaminen sosiaali- ja terveydenhuollon välillä ja siihen liittyvän suostumuksen antaminen tulee mahdolliseksi 1.1.2024. Kts. lisätietoja ja osoite https://www.kanta.fi/ammattilaiset/asiakas-ja-potilastietojen-luovuttaminen

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuuksien lisäksi Nappulaa kehitetään tänä vuonna erityisesti mobiilikäytettävyyden osalta. Sujuvaan raportointiin liittyy oleellisesti se, että kirjaamista voidaan tehdä helposti asiakkaan luona, jolloin kirjaukset ovat lähes reaaliaikaisesti muiden työntekijöiden saatavilla. Tavoitteenamme on parantaa myös työntekijöiden keskinäistä tiedonkulkua kehittämällä mm. viestivihkon käytettävyyttä, ja osana tätä kehitystä mahdollistetaan esimerkiksi käyttäjien väliset yksityisviestit. 

Viitteet: 

  1. Salovaara S., Ylönen K., Silén M., Viitanen J., Lääveri T. ja Hautala S. Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattilaisten arviot asiakastietojärjestelmistä 2020. Julkaistu 9.5.2022.  https://journal.fi/finjehew/article/view/113710 ja https://journal.fi/finjehew/article/view/113710/69801 . Viitattu 25.5.2022.  
  2. Blogi: https://fastroi.com/fi/blogi/tama-nappula-toimii-kuin-unelma-985-prosenttia-suosittelee-nappulaa/