, Author at Fastroi

Juhlavuottaan viettävän Fastroin uudeksi toimitusjohtajaksi Mika Sipilä

20.4.2023 |

Mika Sipilä on työskennellyt lähes koko työuransa ohjelmisto- ja pilvipalveluiden myynnin johto- ja asiantuntijatehtävissä. Fastroilla Mika on toiminut vuodesta 2017 lähtien myyntijohtajana. Koulutukseltaan hän on diplomi-insinööri.

”Lähden uuteen vastuuseen yhdessä tekemisen kautta. Meitä yhdistää intohimo hoiva-alan ohjelmistojen kehittämiseen”, Mika Sipilä sanoo.

Fastroi on kotihoidon ja asumispalvelujen toiminnanohjausjärjestelmien sekä lastensuojelun asiakastietojärjestelmien markkinajohtaja Suomessa. Asiakastyytyväisyys yhtiön tuotteisiin on erittäin korkealla tasolla.

”Fastroi erottuu kilpailijoistaan erityisesti välittämisellä sekä inhimillisyydellä. Risto Jalovaaran inhimillinen ote ja avarakatseisuus ovat keskeinen osa yhtiön menestystarinaa”, sanoo Mika Sipilä.

Toimitusjohtajan tehtävät jättävä Risto Jalovaara iloitsee Mika Sipilän valinnasta.

”On iso asia, että saamme jatkajan yhtiön sisältä. Mika on vakuuttanut omalla näkemyksellään siitä, kuinka Fastroin tuotteet auttavat asiakkaitamme ja mihin suuntaan niitä jatkossa kehitetään”, sanoo Risto Jalovaara.

Hoiva-alan ohjelmistojen pioneerityötä

Yhtiön perustajiin kuuluva Risto Jalovaara on kahden vuosikymmenen aikana luotsannut Fastroin hoiva-alan toiminnanohjausjärjestelmien kärkeen Suomessa. Lisäksi yhtiön kansainvälistyminen on tuonut asiakkuuksia Ison-Britannian julkiselta sektorilta.

”Olen äärettömän ylpeä tästä porukasta ja yhteisestä matkasta, tämä on monen taitavan ihmisen työn tulos”, kertoo Jalovaara.

Risto Jalovaara jatkaa yhtiössä Advisor-roolissa sekä emoyhtiö myneva-konsernin omistajana.

”Haluan lämpimästi kiittää Ristoa hänen arvokkaasta työstään Fastroin kehittäjänä. Hänen tuellaan Fastroista on tullut myös vahva osa myneva -perhettä. Olen myös iloinen, että Mika nousee yhtiön johtoon, ja olenkin vakuuttunut, että hänen osaamisensa ja asiakasymmärryksensä takaavat jatkuvuuden ja korkeatasoiset palvelut tulevaisuudessakin”, sanoo myneva Groupin toimitusjohtaja Michael Robert.

Fastroi kuuluu sovellusvuokrauspalvelun eli SaaS-liiketoiminnan pioneerien joukkoon niin Suomessa kuin kansainvälisesti.

”Sosiaali- ja terveysala on kokenut digitaalisen murroksen ja hoiva-alan toiminnanohjaus toteutetaan yhä useammin mobiilina pilvipalveluna”, Jalovaara kertoo.

Esimerkiksi Kuntien Tieran kanssa vuonna 2022 solmitun yhteistyösopimuksen puitteissa Fastroin Hilkka -ohjelmiston käyttö laajenee ennestään vuodenvaihteessa perustetuilla hyvinvointialueilla.

Osa kansainvälistä konsernia

Vuosi sitten Fastroin osakekanta myytiin saksalaiselle myneva Groupille, joka on voimakkaasti kasvava sosiaali- ja terveysalan ohjelmistokehittäjä Euroopassa.

”Olemme osa kansainvälistä tiimiä. Olemme rakentaneet vahvan Fastroi-brändin ja nyt jaamme osaamistamme, laatu- ja tietoturvatyön kokemustamme sekä hyviä käytänteitä kansainvälisessä toimintaympäristössä”, toteaa Risto Jalovaara.

”Viimeisten kuuden vuoden aikana kansainvälistymisemme on ottanut ison loikan, mikä on kehityksemme kannalta olennaista”, jatkaa Mika Sipilä.

Fastroi on sosiaali- ja terveysalan innovatiivinen ohjelmistoyritys ja alansa markkinajohtaja Suomessa. Yhtiön kehittämiä asiakastiedon hallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmiä käytetään asumispalveluissa, kotihoidossa ja lastensuojelussa niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Hilkka™-, Nappula-™ ja Real-Time Care™ -järjestelmät tehostavat työtä ja vapauttavat aikaa suoraan asiakastyöhön. Vuonna 2003 perustetun Fastroin toimipisteet sijaitsevat Suomessa Joensuussa ja Tampereella sekä Isossa-Britanniassa Skelmersdalessa. Yhtiön kotimaan liikevaihto oli 6,4 miljoonaa euroa vuonna 2022 ja se työllistää 70 henkilöä. Fastroi on osa eurooppalaista myneva GmbH -konsernia. www.fastroi.com

Lisätietoja:

Risto Jalovaara, toimitusjohtaja 30.4.2023 saakka
+358 50 60 357
risto.jalovaara@myneva.eu

Mika Sipilä, toimitusjohtaja 1.5.2023 alkaen
+358 400 667 767
mika.sipila@myneva.eu

Lehdistökuva vapaaseen julkaisuun

Fastroin 20-vuotisjulkaisu kertoo yrityksen kasvutarinan vuosilta 2003-2023

Fastroin asiakastyytyväisyyskysely 2022 tulokset:

Laadukasta asiakastietoa rakenteisesti kirjaamalla

3.3.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Rakenteinen kirjaaminen on yhteisiä sääntöjä

Rakenteinen tieto on tiedon kirjaamista ja tallentamista yhteisten, ennalta sovittujen rakenteiden avulla. Määräykset pakollisista asiakirjarakenteista ja tietosisällöistä tulevat THL:ltä. Organisaatioiden, ammattilaisten ja asiakastietojärjestelmien on noudatettava määräyksiä ja niiden mukaista kirjaamista. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet on kuvattu Sosmeta-palvelussa.

Fastroi toteuttaa asiakirjarakenteet Sosmetasta Hilkka- ja Nappula-asiakastietojärjestelmiin ja vastaa siitä, miltä rakenteet näyttävät asiakirjaa laativille ammattihenkilöille. Sosiaalihuollossa toimivat ammattihenkilöt kirjaavat tietoja näiden asiakirjarakenteiden mukaisesti. Jokainen asiakkaasta kirjattava tieto kirjataan sitä varten määriteltyyn tietokenttään. Kirjauksista muodostuu asiakirjoja, jotka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen on mahdollista vain, jos tietojärjestelmä noudattaa asiakirjarakenteita.

Oikea kirjaaminen on jokaisen ammattilaisen vastuulla

Kirjaaminen on jokaisen asiakastyötä tekevän ammattilaisen vastuulla ja siitä on säädetty laissa. Kirjaamisvelvoite alkaa, kun on saatu tieto henkilön mahdollisesta sosiaalihuollon tarpeesta tai kun yksityinen palveluntuottaja alkaa toteuttaa sosiaalipalvelua sopimuksen perusteella.

Kirjaamisen tulee olla olennaista ja riittävää. Rakenteet tukevat kirjaamista tarjoamalla otsikot, luokitukset sekä ohjeet ja esimerkit. Lisäksi asiakirjat on varustettava tausta- eli metatiedoilla, joita ovat esimerkiksi palvelunantajan tiedot ja asiakirjan tallentaneen ammattihenkilön tiedot. Henkilöstön perehdyttäminen rakenteiseen kirjaamiseen on tärkeää. Organisaatio voi tukeutua Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille.

Yhdenmukainen kirjaaminen varmistaa, että asiakastieto on laadullisesti hyvää ja kattavaa. Rakenteiden ansiosta tietoa on helpompi myös hakea ja hyödyntää.

Rakenteisen kirjaamisen monet merkitykset

Laadukas ja huolellinen asiakastyön kirjaaminen on sosiaalityössä tärkeää työn tulosten ja vaikuttavuuden arvioimiseksi, sosiaalityön kehittämiseksi ja asiakastyön ja -tiedon jatkuvuuden takaamiseksi. Rakenteinen tieto tehostaa tiedon koneellista käsittelyä ja tiedon vaihtamista eri organisaatioiden ja järjestelmien välillä. Ajan tasalla oleva yhdenmukainen tieto tukee asiakasturvallisuutta.

Asiakastyössä kirjaukset ovat tiedon kirjaamista. Työntekijän ei tule tehdä tulkintoja, vaan hänen tulee kirjata tiedot asiakastietojärjestelmään sellaisena kuin ne ovat. Tällaista ensimmäisen tason tietoa (pohjautuen Mykkäsen tiedonkäytön malliin) ovat esimerkiksi asiakkaan perustiedot, asiakastyössä tehdyt havainnot, asiakkaan tuottama tieto sekä muiden viranomaisten tuottamat tiedot ja asiakirjat. Kirjaukset jäsentävät asiakastyön ja välittävät tietoa eri ammattilaisten välillä. Välinpitämättömästi tai huonosti tehty kirjaus voi johtaa virheellisiin tilannearvioihin. Asiakasasiakirjoihin tehdyillä merkinnöillä on myös oikeudellisia vaikutuksia.

Ensimmäisellä tasolla kirjattua tietoa hyödynnetään asiakastyössä tehtävään päätöksentekoon ja arviointiin toisella tasolla. Asiakasasiakirjoista tulee näkyä ammattilaisen tekemät johtopäätökset tilanteesta sekä taustalla olevat perustelut. Kirjattuja tietoja hyödynnetään kolmannella tasolla paikallisessa ja kansallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa. Näin ollen sosiaalihuollossa määrämuotoinen kirjaaminen ja sosiaalipalveluiden yhdenmukainen jäsennys tukevat suunnitelmallista asiakastyötä yksilön tasolta aina kansallisiin päätöksiin.

Asiakas voi nähdä hänestä laadittuja asiakirjoja Omakannassa sitä mukaa, kun organisaatiot tallentavat niitä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakas voi seurata asiansa käsittelyä ja tutustua hänestä laadittuihin asiakirjoihin pois lukien tilanteet, joissa asiakirjaa ei perustellusti voida näyttää. Tarpeen tullen ammattilaiset voivat viivästyttää asiakirjojen näyttämistä Omakannasta tai rajata pois huoltajalle näytettäviä tietoja.

Kuinka opin kirjaamaan oikein?

Uudet käytännöt voivat tuoda mukanaan paljon kysymyksiä siitä, miten tieto kirjataan jatkossa vaatimusten mukaisesti.

THL tarjoaa rakenteisen kirjaamisen tueksi muuan muassa:

Lisäksi verkosta löytyy kattava Kirjaamisfoorumin materiaalipankki. Kirjaamista on mahdollista opiskella lisää myös avointen ammattikorkeakoulun kursseilla.

Lähteet ja luettavaa:

Antero Lehmuskoski, Marko Suhonen, Niina Palm, Jaana Taina, Erja Ailio, Katja Korhonen, Susanna Inget, Riikka Väyrynen, Raine Mäki-Korte, Katri Virtanen. Kanta-palveluiden käsikirja https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK/10+Sosmeta-palvelu 5.1.2022 (3/2022)

Kaisa Hujanen, Ulla-Mari Kinnunen, Erja Ailio, Leena Koivumäki. Sosiaalityön laadukas rakenteinen kirjaaminen sosiaalityöntekijöiden kuvaamana 11.11.2021 Finnish Journal of eHealth and eWelfare https://erepo.uef.fi/handle/123456789/26593 (4/2022)

Mykkänen, Minna. TIETORAKENTEET HOITOTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ JA POTILASTIEDON TOISIOKÄYTÖSSÄ. Väitöskirja. Itä-Suomen Yliopisto https://erepo.uef.fi/handle/123456789/21249?locale-attribute=fi (3/2022)

THL. Kirjaaminen. https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen 8.10.2021

THL. Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen/sosiaalihuollon-kirjaamisohjeet

THL. Asiakastietojen määrittelyt. https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedonhallinnan-ohjaus/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt 15.1.2021

University of Eastern Finland. Dissertations in Social Sciences and Business Studies https://erepo.uef.fi/bitstream/handle/123456789/21249/urn_isbn_978-952-61-3181-8.pdf?sequence=1&isAllowed=y) 2019 (3/2022)

Nappula-kyselyyn ennätysmäärä vastaajia!

15.2.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Vastaajista 97 % suosittelee Nappulaa

Nappulan suosittelu on pysynyt erittäin korkealla tasolla, vastaajista 96,9 prosenttia suosittelee Nappulaa (-1,6 prosenttiyksikköä, 98,5% ja 453 vastaajaa vuonna 2021*). Kyselyyn vastanneista 96,3% on erittäin tai melko tyytyväisiä Nappulaan (-1,3 prosenttiyksikköä, 97,6% ja 453 vastaajaa vuonna 2021*).

Vastaajista 70 % ilmoitti työskentelevänsä lastensuojelun sijaishuollossa, 15 % lastensuojelun avopalveluissa ja 6 % vammaispalveluissa.

Mikä on Nappula-järjestelmässä erityisen hyvää?

Kyselyn mukaan asiakkaamme arvostavat Nappulan helppokäyttöisyyttä, luotettavuutta, selkeyttä sekä järjestelmän jatkuvaa kehitystä asiakastoiveet huomioiden. Alla muutamia asiakkaidemme sitaatteja kysymykseen “Mikä Nappulassa on erityisen hyvää?”.

“Oikeastaan kaikki. Järjestelmä on vertaansa vailla sijaishuollossa käytettävissä olevista ja niissä paikoissa, joissa olen työskennellyt ja joissa ei ole vielä Nappula käytössä, olen puhunut paljon Nappulan käyttöönoton puolesta. Äärimmäisen laadukas ja selkeä järjestelmä.”

“Käytön helppous ja selkeys. Olen käyttänyt työssäni noin viittä eri asiakas-/potilastietojärjestelmää, eikä yksikään ole ollut näin helppokäyttöinen. Uusia työntekijöitä on helppo perehdyttää käyttöön ja he osaavat nopeasti itse löytää haluamansa tiedon. Nappulaa on myös helppo ollut räätälöidä tarpeidemme mukaisesti. Käyttö-/huoltokatkoja ollut vähän (hyvä juttu) ja muutenkin Nappulaan pystyy aina luottamaan, että kaikki toimii.”

“Pystyy tekemään joukkokirjauksia, kun tekee useammalle lapselle samaan aikaan. Myös tapahtumien haku on selkeä, samoin yhteenvetoraportti/kooste.”

“Nappula on suhteellisen selkeä, ja raportit helposti löydettävissä. Raporttityyppien suodattaminen tietyn tiedon löytämiseksi ihanan helppoa.”

Palvelut ja viestintä

Saimme mukavasti palautetta myös Fastroin palveluihin ja viestintään. Moni käyttäjä ei ole saanut ollenkaan koulutusta järjestelmän käyttöön, tietoa koulutuksista tai webinaareista. Fastroi järjestää vuosittain Nappula-koulutuspäivät hybriditapahtumana eli niihin voi osallistua joko paikan päällä tai etänä. Lisäksi toteutamme koulutuksia asiakkaidemme toiveiden mukaan lisämaksusta. Kannattaa olla yhteydessä Fastroin myyntiin eri koulutustarpeista ja saatte organisaatiossa ohjelmiston kaikki ominaisuudet tehokäyttöön!

Kyselyssä toivottiin lisää webinaareja erityisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Fastroi järjestää tänä vuonna useita ilmaisia webinaareja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Ilmoittautumalla saat myös jälkikäteen webinaarin tallenteen kätevästi sähköpostiin.

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen on ajankohtaista viimeistään ensi vuonna! Tässä webinaarissa esitellään sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton perusteita: mitä lainsäädäntö asiasta ohjeistaa, miten palveluntuottaja voi valmistautua käyttöönottoon jo nyt, millainen rooli tietojärjestelmätoimittajalla on tässä muutoksessa? Mikäli sosiaalihuollon Kanta-palvelut ovat sinulle vieraita tai käyttöönoton valmistelut tuntuvat haastavilta, niin tämä webinaari on juuri sinulle!

Webinaarin ajankohta: 16.2.2023 klo 13-14

Ilmoittaudu webinaariin

Tiedotamme Nappulan uusista ominaisuuksista, koulutuksista, webinaareista ja ajankohtaisista asioista kuukausittain asiakkaitamme sekä asiakaskirjeissämme että Nappulan Info -moduulissa. Nappula-posti lähetetään sähköpostilla kaikille asiakaskirjelistalle liittyneille. Voit liittyä asiakaskirjelistalle lähettämällä sähköpostia marketing.fi@myneva.eu.

Kehitystyön suuntaviivat vuodelle 2023

Saimme kyselyn pohjalta runsaasti hyviä kehitysehdotuksia esimerkiksi viestivihkon käytettävyyteen, lomakkeiden täyttämisen selkeyttämiseen, mobiilikäytön parantamiseen sekä hakumahdollisuuksien kehittämiseen liittyen.

Mobiilikäyttöä toivoville on hyviä uutisia: ensimmäiset asiakkaat pilotoivat juuri parhaillaan Nappula Mobiilia, ja kaikille asiakkaille mobiiliversio saadaan käyttöön vielä tämän kevään aikana. Mobiilissa on mm. mahdollista kirjata asiakkaan raporttimerkinnät, lisätä annetut palvelut ja kuitata lääkkeet annetuksi, joten Nappula Mobiilia voidaankin hyödyntää sekä avo- että sijaishuollossa.

Viestivihkoon liittyvä kehitystyö on toinen tämän vuoden isoista kehityskohteista, ja yksityisviestien lisäksi myös muuta toiminnallisuutta kehitetään palvelemaan paremmin käyttäjien sisäistä viestintää. Kun viestivihkon uudet toiminnallisuudet valmistuvat, pidämme tästä webinaarin kaikille Nappula-käyttäjille.

Kolmas tämän ja ensi vuodenkin näkyvimmistä kehitystöistä ja muutoksista on Nappulan kehittäminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa varten. Syksyllä 2024 tulee useimpien palveluntuottajien olla liittyneenä Kanta-palveluiden ja arkiston käyttäjiksi. Nappulassa nämä käyttöönoton valmistelut pitävät sisällään mm. erilaisten rakenteisten asiakirjojen luomisen. Nappula tulee siirtymään myös B-luokan järjestelmästä A1-luokkaan toukokuussa 2023 tehtävän tietoturvasertifioinnin myötä.

Onnittelut arvonnan voittajalle

Vastaajien kesken arvoimme robotti-imurin ja sen voitti Vilja Kiviniemi Familar Oy:stä (Jussin kodit, Haukipudas). Onnea arvonnan voittajalle ja kiitokset kaikille kyselyyn vastanneille! Hyvässä yhteistyössä kehitämme Nappula-järjestelmää ja palvelujamme eteenpäin Fastroin 20-vuotis juhlavuonna!

* Fastroin asiakastyytyväisyystutkimus 12/2021, 465 vastaajaa

Asiakastyytyväisyyskysely – Hilkka on monipuolinen järjestelmä

13.2.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Kyselyyn vastanneista 82 % käyttää Hilkkaa päivittäin ja suurin osa eli 49 % työskenteli hoitajana. Vastaajista vanhusten asumispalveluissa työskentelee 37%, kotihoidossa/kotiin annettavissa palveluissa 19 % vammaispalveluissa 19% ja mielenterveyskuntouksessa 11 %.

Mittaamme kyselyn avulla palvelumme ja tuotteidemme laatua vuosittain. Saimme runsaasti avointa palautetta siitä, mitä asioita voisimme palveluissamme ja Hilkka-järjestelmässä kehittää. Olemme käyneet kehitysehdotukset läpi ja osa ehdotuksista otetaan tuotekehitykseen jo tämän vuoden aikana. Tiedotamme tuotepäivityksistä asiakaskirjeissämme aina versiojulkaisun yhteydessä.

Mikä Hilkka-järjestelmässä on hyvää?

Kyselyymme vastanneista 92,4% oli erittäin tai melko tyytyväisiä Hilkkaan ja tyytyväisyys oli kasvanut 1,3 prosenttiyksikköä vuodesta 2021. Vastaajista 87,4 % suosittelisi ehdottomasti tai todennäköisesti Hilkka-järjestelmää muille (-1,7 prosenttiyksikköä, 89,1% vuonna 2021*). Hilkka-järjestelmän erityisen hyvinä asioita mainittiin sen helppokäyttöisyys/helppous, selkeys, yksinkertaisuus ja monipuolisuus.

Muutamia asiakkaidemme suoria sitaatteja kysymykseen “Mitä Hilkassa on erityisen hyvää?”:

“Käyttäminen on helppoa ja työntekijät oppivat sen nopeasti. Kommunikointi työvuorosuunnitteluohjelman kanssa (toteumien kuittaus iso plussa). Näkymä on selkeä. Ohjelma toimii hyvin, ei takkuile ja ohjelmaan / sen toimivuuteen voi luottaa. Yksi tärkeimmistä asioista, kun tietää järjestelmän olevan käytössä, eikä jatkuvasti nurin tai koko ajan pois käytöstä päivitysten vuoksi.”

“Mobiilin käyttäminen onnistuu joka paikassa työpaikalla, nopeuttaa kirjaamista. Helppokäyttöisyys ja tietoturvan huomioiminen.”

“Asiakkaalle saa monenlaisia merkintöjä yhteen järjestelmään ja ne on helppo löytää tarvittaessa.”

Hilkka-järjestelmä - suosittelu ja tyytyväisyys

Mikä Hilkka-järjestelmässä tai sen ominaisuuksissa vaatii kehittämistä?

Saimme kyselystä mukavasti palautetta Hilkka-järjestelmän ja sen keskeisten toiminnallisuuksien kehittämiseen kuten esimerkiksi Hilkka-mobiiliin, työvuorosuunnitteluun, sopimushallintaan ja laskutukseen sekä Omaisviestintään. Tänä vuonna tulemme kehittämään erityisesti uutta Hilkka-mobiilia ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyviä uusia ominaisuuksia.

Palveluiden ja viestinnän kehittämiskohteita

Osa vastaajista kaipaili tietoa Hilkan versiopäivityksistä ja perusohjeita Hilkan käyttöön. Hilkan käyttöohjeet löytyvät kätevästi ohjelmiston sisältä. Käyttöohjeiden lisäksi ohjeet sisältävät tietoa versiomuutoksista sekä uusimpien Hilkka-webinaarien tallenteet.

Osa käyttäjistä ei ole saanut organisaation puolesta Hilkan käyttökoulutusta. Näitä toteutamme asiakkaidemme toiveiden mukaan maksusta. Kannattaa olla yhteydessä Fastroin myyntiin koulutuksista ja saa ohjelmiston kaikki ominaisuudet tehokäyttöön!

Lisäksi toivottiin lisää webinaareja ja vuotuiset koulutuspäivät koettiin hyvänä tilaisuutena oppia Hilkasta lisää ja verkostoitua alan toimijoiden kanssa. Fastroi järjestää tänä vuonna useita ilmaisia webinaareja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Ilmoittautumalla saat myös jälkikäteen webinaarin tallenteen kätevästi sähköpostiin. Tiedotamme Hilkka-järjestelmän uutuuksista asiakaskirjeissämme kuukausittain. Voit liittyä asiakaskirjelistalle lähettämällä sähköpostia marketing.fi@myneva.eu.

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto

Webinaarin ajankohta: 16.2.2023 klo 13-14

Ilmoittaudu webinaariin

Onnittelut arvonnan voittajalle

Vastaajien kesken arvoimme robotti-imurin ja sen voitti Maarit Kokkinen AITO-kotihoito Oy:sta. Onnea arvonnan voittajalle ja kiitokset kaikille kyselyyn vastanneille! Hyvässä yhteistyössä kehitämme Hilkka-järjestelmää ja palveluja eteenpäin Fastroin 20-vuotis juhlavuonna!

* Fastroin asiakastyytyväisyystutkimus 12/2021, 258 vastaajaa

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Nappula-järjestelmä

1.2.2023 | Heidi Harjula, Tuotepäällikkö

Nappulan toiminnallisuuksien kehitystyötä ohjaavat erilaiset lait, tietoturvavaatimukset sekä muut kansalliset säädökset ja määrittelyt. Isoimpana kehityskokonaisuutena tälle ja tuleville vuosille on Kanta-palveluihin kuuluva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, joka mahdollistaa asiakirjojen tietoturvallisen arkistoinnin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen palvelu, jonne tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset asiakirjat. Sosiaalihuollon ammattilainen näkee arkistosta helposti ajantasaiset tiedot ja voi käyttää niitä asiakkaan asian hoitamiseen. Asiakas pääsee myös tarkastelemaan tietojaan Omakannasta.

Liittymisvelvoite Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain myötä sosiaalihuollon julkisilla ja yksityisillä palvelunantajilla on velvoite liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Liittymisen takaraja, 1.9.2024, on sama sekä julkisille palvelunantajille että niille yksityisille, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun. Jos palvelunantaja tallentaa asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä (ns. itsemaksavat asiakkaat), on liittymisvelvoite 1.1.2026.

Asiakasasiakirjojen tallentaminen rakenteisesti

Asiakastietolaki velvoittaa tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jatkossa kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja erilaisia asiakirjarakenteita hyödyntäen. THL:n Sosmeta-palvelussa voi tutustua valtakunnallisiin asiakirjarakenteisiin. Arkistoon liittymisen myötä Nappulassa tulee mahdolliseksi hakea palvelunjärjestäjän tekemät asiakirjat arkistosta (alkuvaiheessa asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirja). Nappulan käyttäjä voi myös tallentaa raporttimerkintöjä, rajoituspäätöksiä ja lomakkeita rakenteisessa muodossa ja arkistoida nämä asiakastiedon arkistoon.

Kehitystyöt ja tulevat muutokset Nappulassa

Uudet asiakirjarakenteet ja muut Kanta-palveluihin liittyvät vaatimukset vaikuttavat Nappulaan useilla eri tavoilla. Viime vuonna Nappulaan lisättiin mahdollisuus hakea toiminta- ja palveluyksiköiden OID-koodit SOTE-organisaatiorekisteristä. Tänä vuonna Nappulaan toteutetaan mm. erilaisia rakenteisia asiakirjoja sekä mahdollisuus hakea sekä arkistoida asiakirjoja Kanta-arkistoon.

Nappulaan sisäänkirjautumiseen lisätään mahdollisuus kirjautua varmennekortilla viimeistään silloin, kun organisaatiossa lähdetään ottamaan Kanta-palveluita käyttöön. Varmennekortilla kirjautumisen lisäksi myös käyttäjätunnus-salasana -parilla kirjautuminen on mahdollista jatkossakin. On hyvä huomioida, että ilman varmennekorttia ei asiakirjoja voi arkistoida tai hakea arkistosta. Tietojärjestelmien vaatimuksissa edellytetään, että käytettävä salasana täyttää tietyt kriteerit: salasana tulee muun muassa olla vähintään 10 merkkiä pitkä ja se tulee vaihtaa vähintään kolmen kuukauden välein.

Edellä mainittujen toiminnallisuuksien lisäksi Kanta-palveluihin liittyminen tuo muutoksia myös raporttimerkintöjen, lomakkeiden ja rajoituspäätösten kirjaamiseen ja niihin vaadittaviin ns. metatietoihin. Metatiedot tarkoittavat taustatietoja, jotka tulee olla jokaisella arkistoitavalla asiakirjalla. Osan näistä metatiedoista Nappula täyttää automaattisesti, osa tulee käyttäjän valita asiakirjaa tehdessä (esimerkiksi asiakirjan viivästämiseen tai huoltajia koskevaan luovutuskieltoon liittyvät merkinnät).

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto

Aika: 16.2.2023 klo 13-14
Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Informoimme Nappulaan tehtävistä muutoksista asiakaskirjeissämme ja pidämme myöhemmin myös webinaareja aiheeseen liittyen. Kaikki webinaarit löytyvät Nappulan Info-moduulista.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Hilkka-järjestelmä

30.1.2023 | Tiina Järvinen, Product Specialist

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain mukaan julkisten palveluntuottajien sekä yksityisten palveluntuottajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024. Yksityisten palveluntuottajien, jotka tallentavat asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä, liittymisvelvoite on 1.1.2026. Näitä määräaikoja seuraten keskitymme Hilkka-järjestelmässä ensimmäisenä siihen, että asiakasorganisaatiomme pystyvät hakemaan sosiaalihuollon asiakkuus- ja asia-asiakirjat palvelunjärjestäjän arkistosta. Sen edellytyksenä on, että palvelunjärjeställä tulee olla käytössä sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja sekä rekisterinkäyttövaltuutus tehtynä palveluntuottajalle.

Rakenteinen kirjaaminen käyttöön

Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajia tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämä edellyttää määrämuotoista kirjaamista, eli sitä, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja sovituilla tavoilla. Yhteisiä tapoja ohjataan THL:n ylläpitämillä asiakirjarakenteilla, jotka tuodaan asiakasasiakirjojen pohjiksi tietojärjestelmiin käytettäväksi arkistoinnissa. THL:n asiakirjarakenteisiin voi tutustua täällä.

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönotto toteutuu vaiheittain, Hilkka-järjestelmä tulee mukaan 2. vaiheessa. Tämä tarkoittaa perustoiminnan laajennusta eli tässä vaiheessa asiakasasiakirjoja tallennetaan asiakastiedon arkistoon jo rakenteisesti.

Sosiaalihuollon kanta ja Hilkka-järjestelmä

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi palvelutehtävittäin

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi on porrastettu palvelutehtävittäin, ensimmäisenä 1.9.2024 mennessä tulee arkistoida sähköisesti iäkkäiden, työikäisten ja lapsiperheiden palvelutehtäviin liittyvät asiakasasiakirjat. Kaiken kaikkiaan asiakasasiakirjoja on yli 200.

Kysyimme asiakasorganisaatioiltamme viime syksynä, mitkä asiakasasiakirjoista ovat kriittisimpiä arkistoida sähköisesti. Asiakasvastausten perusteella olemme priorisoineet Hilkka-järjestelmässä sitä, missä järjestyksessä asiakasasiakirjoja on mahdollista tallentaa Hilkka-järjestelmän kautta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Prioriteettinä listassa ovat yleisimmin käytetyt asiakaskertomusmerkinnät kuten merkintä asiakkaan arjesta, merkintä neuvottelusta, tapaamisesta tai yhteydenotosta. Ensimmäisenä mahdollistetaan siis Hilkka-huomioiden arkistointi. Jatkossa tulemme vaiheittain toteuttamaan Hilkka-järjestelmään eri palvelutehtävien tarvitsemia asiakirjapohjia kuten esimerkiksi suunnitelmia, sopimuksia, lausuntoja ja päätöksiä.

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Tämän vuoksi kaikille sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleville ammattilaisille määritellään käyttäjäroolit, joiden perusteella heillä on pääsy työn kannalta oleellisiin tietoihin. Hilkkaan on toteutettu mahdollisuus määrittää käyttäjälle useamman roolin, jolloin ammattilainen voi valita oikeanlaisen roolin työtehtävien mukaisesti.

Tietojen arkistoiminen Kanta-arkistoon edellyttää sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sote-ammattikortin käyttöä. Ammattilaisen on rekisteröidyttävä Valviran ylläpitämään ammattihenkilörekisteriin, jonka jälkeen ammattikortti on tilattavissa Digi- ja väestötietovirastosta. Ammattikortti mahdollistaa vahvan sähköisen tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen, joka on edellytys tietosuojan ja tietoturvan toteutumiselle.

Kanta-arkiston hyödyntäminen edellyttää, että sosiaalihuollon organisaation tiedot löytyvät SOTE-organisaatiorekisteristä. Yksikön tietoja ja asiakkuustietoja hyödynnetään sosiaalihuollon asiayhteyden todentamisessa, jolloin myös ammattilaisten käyttöoikeuksien määrittäminen helpottuu. Yksikön tietojen haku SOTE-organisaatiorekisteristä toteutettiin Hilkkaan versiossa 3.39 (12/2020) ja näiden tallentaminen Hilkan organisaationrakenteeseen on tehtävä ennen arkiston käyttöönottoa.

Uusien kirjaamiskäytäntöjen suunnitteleminen ja oppiminen palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ei tarkoita pelkästään Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa vaan myös uusien kirjaamiskäytäntöjen oppimista. Asiakastietomallin mukainen rakenteinen kirjaaminen tulee ymmärtää ja suunnitella organisaatiossa palvelutehtäväkohtaisesti. Uuden kirjaamiskäytännön myötä asiakasta koskevat tiedot on paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä.

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto

Aika: 16.2.2023 klo 13-14
Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Tiedotamme tarkemmin Hilkkaan tehtävistä muutoksista ja aikatauluista asiakaskirjeissämme ja tulemme järjestämään aiheesta webinaareja.

Yksityisen palveluntuottajan tehtävät Sosiaalihuollon Kanta-valmisteluissa

25.1.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Valmistele ja tee päätös arkiston käyttöönotosta

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta organisaation lähtötilanteesta riippuen. Voit tutustua aluksi Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille. Lisätietoja yksityisen palveluntuottajan liittymisestä arkiston käyttäjäksi löytyy täältä. Kanta.fi-sivustolla on lisäksi katsottavissa käyttöönottojen ohjaustallenteita ja voi ilmoittautua tuleviin ohjaustunteihin.

Yksityinen palveluntuottaja tekee valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon ja asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa.

Muistathan ottaa yhteyttä tietojärjestelmätoimittajaan ja tilata käyttöönoton järjestelmätoimittajalta heti valmisteluvaiheessa. Myös Kela ja THL tukevat organisaatioita käyttöönottovalmisteluissa ja tehtäviä käydään läpi mm. yhteisissä valmistelutilaisuuksissa.

Ilmoittaudu käyttöönottoon

Valmistelujen jälkeen palveluntuottaja ilmoittautuu käyttöönottoon itselleen sopivan aikataulun mukaan. Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ilmoittautumislomakkeet löytyvät Kanta-palvelujen sivuilta.

Suunnittele ja ota käyttöön uusia toimintatapoja

Ilmoittautumisen jälkeen alkaa projektin organisointi, jolloin on hyvä määritellä mm. projektin vastuuhenkilöt ja aikataulutus.

Palveluntuottajan kannattaa tarkastella mitä palveluprosesseja ja toimintatapoja on tarve uudistaa. On mietittävä esimerkiksi mitä asiakasasiakirjoja on jatkossa käytössä ja onko tarvetta henkilöstön kirjaamiskoulutukselle. Kannattaa tutustua myös Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä -oppaaseen. Oppaassa käsitellään tarkemmin kirjaamista ja sitä, mitä se pitää sisällään eri palvelutehtävissä.

Palveluntuottajan on määriteltävä järjestelmässä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin kaikille niille työntekijöille, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää asiakastietojen käsittelyä. Työntekijällä on oltava pääsy vain niihin asiakasasiakirjoihin, mitkä on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämättömiä.

Asiakkaille ja sidosryhmille (esim. omaiset tai huoltajat) on informoitava asiakastietojen tallentamisesta Kanta-palveluihin, tietojen käyttötarkoituksesta sekä heidän oikeudestaan tietojen tarkasteluun. Lisätietoja Kanta-informoinnista löytyy täältä ja Kanta-palveluiden esitteet ovat nähtävillä tällä sivustolla.

Laadi tietoturvasuunnitelma ja tietosuojaselosteet

THL on julkaissut 3/20 2 1 määräyksen, joka ohjaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita laatimaan tietoturvasuunnitelman. Suunnitelman laatimisesta ja noudattamisesta vastaa sote-organisaation johtaja. Määräys on osa 1.11.2021 voimaan tulleen asiakastietolain toimeenpanoa. Uudessa asiakastietolaissa aiemman lain tietosuojan ja tietoturvallisuuden sekä tietojärjestelmien käytön omavalvontasuunnitelma on korvautunut tietoturvasuunnitelmalla. Suunnitelma edistää asiakas- ja potilastietojen turvallista käsittelyä sekä sote-toimijoiden tietosuojaa ja tietoturvaa. Huomioitavaa on, että tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja ja sitä ei tule yhdistää julkisesti saatavilla oleviin omavalvontasuunnitelmiin. THL:n sivuilla on saatavilla tietoturvasuunnitelman mallipohja, jota organisaatio voi hyödyntää.

Organisaation on myös suunniteltava asiakirjojen hallinnan käytännöt: asiakastietojen käsittelystä tulee laatia tietosuojaselosteet sekä määritellä paperisten asiakastietojen säilyttäminen jatkossa.

Varmenteiden hankinnat sekä henkilöstön koulutus

Digi- ja väestötietovirasto myöntää sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöön tarkoitetut toimikortit ja varmenteet. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimikorttien varmenteilla tapahtuu sosiaali- ja terveydenhuollossa toimivien henkilöiden luotettava sähköinen tunnistaminen eri järjestelmissä. Lisäksi varmenteilla allekirjoitetaan sähköisesti asiakasasiakirjoja (esim. rajoituspäätökset) ja lääkemääräyksiä. Toimikortin käyttö vaatii myös kortinlukijan, ja näitä saa hankittua ainakin isoimmista elektroniikkaliikkeistä.

Henkilöstön kouluttaminen on erityisen tärkeää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa. On hyvä käydä läpi henkilöstön kanssa Kanta-palveluiden ja asiakastiedon arkiston perustiedot, järjestää kirjaamiskoulutuksia sekä ohjeistaa asiakirjojen laadintaan, käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Sosiaalihuollon Kanta-koulutuksia löytyy kanta.fi -sivustolla ja lisäksi järjestetään käyttöönoton ohjaustunteja yksityisille sosiaalihuollolle.

Järjestelmätoimittajan tehtävät Sosiaalihuollon Kannan käyttöönotossa

Kun asiakas on tilannut käyttöönoton järjestelmätoimittajalta, tilaus otetaan käsittelyyn. Sovimme yhdessä asiakkaan kanssa mm. aikatauluista, käyttöönottokokeista ja tuotantokäyttöön lähtemisestä.

Järjestelmätoimittaja vastaa siitä, että järjestelmä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston vaatimusten mukainen. Järjestelmätoimittajana varmistamme, että Hilkka- ja Nappula-ohjelmistoissa on saatavilla tarvittavat asiakirjarakenteet ja muut tarvittavat toiminnot arkiston käyttöönottoa ajatellen.

Järjestelmätoimittaja tarjoaa käyttöönoton tueksi ohjeita ja videoita sekä järjestää koulutuksia.

Seuraavissa blogeissa käymme läpi mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilanne Hilkka- ja Nappula-järjestelmissä.

Ilmainen webinaari – Sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto

Aika: 16.2.2023 klo 13-14Ilmoittaudu webinaariin tästä linkistä!

Sähköpostiosoitteemme vaihtuivat

23.1.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Päivitimme sähköpostiosoitteemme ja henkilökohtaiset sähköpostit ovat jatkossa muotoa:

etunimi.sukunimi@myneva.eu

Yleiset sähköpostimme ovat jatkossa:
Helpdesk: helpdesk.fi@myneva.eu
Myynti: sales.fi@myneva.eu
Laskutus: invoicing.fi@myneva.eu
Markkinointi: marketing.fi@myneva.eu

Vanhaan @fastroi.com osoitteeseen lähetetyt viestit välittyvät kuitenkin vielä toistaiseksi uusiin sähköposteihin, joten viestintä toimii sujuvasti.

Verkkosivumme ovat edelleen osoitteessa www.fastroi.com. Uudet yhteystietomme löytyvät verkkosivuiltamme ja helpdeskin tarkemmat tiedot täältä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannekatsaus

11.1.2023 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Asiakastietolaki

Asiakastietolaki astui voimaan marraskuussa 2021. Olemme käyneet läpi lain vaikutuksia myös Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivillä sekä webinaareissa viime vuonna. On tärkeää huomioida, että käytännössä lain edellyttämät asiat astuvat voimaan asteittain siirtymäaikojen puitteissa. Keskeisiä asioita laissa ovat mm. liittymisvelvoite ja rekisterinkäyttöoikeus.

Rekisterinkäyttöoikeus – julkiset ja yksityiset palvelunantajat

Julkisilla sekä yksityisillä palvelunantajilla, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttöoikeus) on liittymisvelvoite sosiaalihuollon Kantaan viimeistään 1.9.2024.

Palvelunjärjestäjällä (esimerkiksi hyvinvointialue) tulee olla siis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä rekisterinkäyttöoikeus toiminnallisuus käytössä ennen kuin yksityinen palveluntuottaja voi liittyä Kanta-palvelujen käyttäjäksi ja arkistoida järjestäjän rekisteriin. Palvelunjärjestäjän tulisi huomioida tämä omissa järjestelmissään ja toiminnassaan.

Mikä on liittymisvelvoite ja aikataulu?

Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi, jos käyttää sähköistä asiakas- ja/tai potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää (Asiakastietolaki, 7 §).

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.):

Julkiset sekä yksityiset palvelunantajat, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttöoikeus): viimeistään 1.9.2024.
Yksityiset palvelunantajat, jotka tallentavat asiakastietoa ainoastaan omaan rekisteriinsä: viimeistään 1.1.2026.

Liittymisvelvoite tarkoittaa käytännössä, että mikäli yksityinen toimija toimii julkisten lukuun, on asiakkaan tietojen haku ja arkistointi Kantaan mahdollista vain rekisterinpitäjän eli palvelunjärjestäjän (esimerkiksi hyvinvointialueen) valtuutuksella.

Rekisterinpitäjän käyttämässä asiakastietojärjestelmässä tulee olla tekninen kyvykkyys rekisterinkäyttöoikeuden myöntämiseen. Jos asiakkaita on eri palvelunjärjestäjiltä, asiakirjojen siirrot eivät välttämättä onnistu kaikilta asiakkailta samassa aikataulussa. Rekisterinpitäjien aikataulut voivat olla erilaisia: kilpailutuksissa yksityiset palveluntarjoajat voidaan velvoittaa liittymään tietyssä aikataulussa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.).

Sosiaalihuollossa asiakkaalle tarjottavaa tukea kuvataan palvelutehtävinä ja niissä annettavina sosiaalipalveluina. Palvelutehtävät ovat sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuuksia erityyppisiin tuen tarpeisiin. Alla on listattuna sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin.

Julkisen ja julkisten lukuun toimivien:

lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävät 1.9.2024 (liittymisvelvoitteen määräaika)
lastensuojelun palvelutehtävä 1.3.2025
vammaispalvelujen palvelutehtävä 1.9.2025
päihdehuollon palvelutehtävä 1.3.2026
perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä 1.9.2026

Yksityisten palveluntarjoajien:

lapsiperheiden, työikäisten, iäkkäiden ja vammaispalvelujen palvelutehtävät 1.1.2026 (liittymisvelvoitteen määräaika)
päihdehuollon palvelutehtävässä syntyvät asiakirjat viimeistään 1.3.2026.

Video- ja äänitallenteiden tallentaminen viimeistään 1.10.2029.

Olennaiset vaatimukset ja tietojärjestelmien uusi luokittelu

Tietojärjestelmän tulee täyttää yhteentoimivuutta, tietoturvaa ja tietosuojaa sekä toiminnallisuutta koskevat olennaiset vaatimukset.

Vaatimukset riippuvat tietojärjestelmän luokittelusta:

Vanha laki A- ja B-luokka, uusi laki A1, A2, A3 ja B-luokka

Jatkossa A-luokkaan kuuluvat järjestelmät:

jotka liittyvät suoraan tai välityspalvelun kautta valtakunnallisiin Kanta-palveluihin tai tuottavat asiakirjoja, jotka välitetään Kanta-palveluihin
joissa käsiteltävät tiedot muodostavat merkittävän potilastietojen ja/tai sosiaalihuollon asiakastietojen keskittymän

Määräys 4/2021: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelusta ja sertifioinnista.

Seuraavassa blogissamme käsittelemme, mitkä ovat yksityisen palveluntarjoajan sekä järjestelmätoimittajan tehtäviä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston valmisteluissa.

Fastroin ja Kuntien Tieran koulutuspäivät toivat sosiaalihuollon ammattilaiset yhteen

22.11.2022 | Johanna Tanninen, markkinointi- ja viestintäjohtaja

Kolmessa eri koulutuspäivässä oli yhteensä 229 osallistujaa! Ensimmäistä kertaa kaikkien kolmen koulutuspäivän ohjelmat olivat vapaasti valittavissa osallistujille. Tallenteet löytyvät virtuaalialustalta, josta osallistujat voivat katsella niitä vapaasti kuukauden ajan tapahtuman jälkeen. Päivän teemoina olivat pitkälti sote-alaa tällä hetkellä puhuttavat aiheet eli hyvinvointialueet, Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, haastava henkilöstötilanne sekä kirjaaminen.

Henkilökohtaisesti oli mahtavaa tavata Tornin hienoissa puitteissa asiakkaita, työkavereita, inspiroivia vieraspuhujia ja yhteistyökumppaneita ja erityisesti kuulla mitä kaikkien arkeen kuuluu tällä hetkellä. Päivän huipennus oli itselle tietysti monen kuukauden tapahtumajärjestelyjen jälkeen yhteinen illallinen ja lukuisat keskustelut tapahtumaan osallistuneiden kanssa.

Inspiroivat vieraspuhujat ja koulutuspäivän yhteistyökumppanit

Vierailevien puhujien koulutusaiheina olivat ”Rekrytointi sosiaalialalla” (palkittu sote-vaikuttaja Fadumo Ali, Hoiwa Oy), ”Toimiva työyhteisö ja sovitteleva johtamisote” (Valmennustalo Virta, Teija Mykrä) ja ”Kuinka kirjaan laadukkaasti?” (Heidi Ilmonen, Salus Qualitas Consulting Oy). Koulutuspäivään osallistujat saivat valita minkä puheenvuoron kuuntelevat ja kaikki tallenteet ovat katseltavissa virtuaalialustalla jälkikäteen.

Tapahtumissa kuultiin Fastroin uuden omistajan, myneva Groupin, terveiset. Tapahtumassa mukana olivat myneva Group GmbH:n toimitusjohtajat Michael Robert ja Horst Robertz. Myös yhteistyökumppanimme eli Kuntien Tiera, Tunstall, Vivago ja ProComp olivat tapahtumassa läsnä paikan päällä näyttelypisteillä.

Hilkka- ja Mobiili kotihoito -koulutuspäivät

Hilkka-koulutuspäivässä yksityisille palveluntuottajille käytiin läpi mm. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannetta ja Hilkan uusimmat tuoteuutiset ja demot . Asiakaspuheenvuorossa kuulimme miten Hugo och Maria Winbergs stiftelse käyttää Hilkkaa kirjaamisessa sekä miten heidän sopimushallinta ja laskutusaineiston tuottaminen Hilkalla sujuu.

Fastroin ja Kuntien Mobiili kotihoito -koulutuspäivässä käytiin läpi Hilkan tuoteuutisia. Sanna Ristolainen kävi kertomassa miten Kanta-Hämeen HVA on valmistautunut hyvinvointialueen tuloon. Anne Talvitie kertoi Kuntien Tieran palveluista hyvinvointialueille.

Hillkka- ja Mobiili kotihoito -koulutuspäivät sisälsivät yhteistä ohjelmaa yksityisille palveluntuottajille, kunnille ja hyvinvointialueille. Mika Fiskari oli kertomassa Länsi-Uuden hyvinvointialueen valmistelusta. Puheenvuorossa kuultiin mm. mitä hyvinvointialueen järjestelmiltä ja palveluilta toivotaan eli niiden tulisi lisätä asiakasturvallisuutta, henkilöstön tyytyväisyyttä ja hyvinvointialueen veto- ja pitovoimaa. Keskustelua herätti eri aiheet mm. miten alueilla ja Hilkka-järjestelmässä toimitaan sijaisten osalta (miten sijaiset erotellaan työntekijöinä asetuksissa ja alueiden laitepoliitikka, esim. varapuhelimet ja käyttäjätunnukset sijaisille). Kuulimme, että osa asiakkaista hyödyntää resurssipoolia sijaisten osalta Hilkassa ja lisäksi miten strategista sekä käytännön optimointia hyödynnetään kotihoidossa. Yhteistä keskustelua käytiin myös siitä, miten tieto siirtyisi paremmin ja järjestelmät palvelisivat tiedonsiirrossa sekä yksityisiä palveluntuottajia että hyvinvointialueiden toimijoita. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto tulee toki auttamaan tiedonsiirron osalta kaikkia sote-alan toimijoita.

Projektiasiantuntija Heli Kumpulainen Siun Sotelta oli puhumassa turvallisesta asiakastietojen käsittelystä. Puheenvuorossa käytiin läpi tietojen käsittelyä asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä tiedonhallintaan liittyvien haittatapahtumien näkökulmasta. Toimivien tietojärjestelmien lisäksi riittävät henkilöstöresurssit ovat edellytys ehjien ja saumattomien tiedonhallinnan prosessien ja täten asianmukaisen potilas- ja asiakasturvallisuuden toteutumiselle. Helin blogi aiheesta ja linkit graduun löytyy täältä.

Hilkka-klinikalla oli mahdollisuus käydä koulutuspäivän aikana tutustumassa mm. Hilkan raportointimahdollisuuksiin, miten käyttäjätiedot ja käyttöoikeudet määritellään sekä mitä asiakkaiden on huomioitava Kanta-liittymisessä.

Nappula-koulutuspäivän ohjelma 10.11.

Nappula-koulutuspäivässä käytiin läpi ajankohtaisista asioista mm. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannetta sekä Nappulan uusia ominaisuuksia kuten Viestivihko, Nappula Mobiili ja Toimintakykymittarit. Nappula-koulutuksessa tutustuttiin muutamiin eri toiminnallisuuksiin: pääsivun lomakkeiden hyödyntämiseen, Väylän käyttöön asiakaspalautteen keräämisessä sekä avohuollon toimintakykymittareihin.

Erityisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannekatsauksesta ja koulutuksen käytännönläheisyydestä tuli paljon kiitosta asiakkailtamme. Mukana oli puhumassa myös asiakkaamme Lauri Kontkanen. Lauri avasi sitä, miten Raudasmäen Sosiaalipalveluissa on valmisteltu asiakastietolain edellyttämä tietoturvasuunnitelmaa, miten kirjaamiskäytänteet ovat muuttumassa ja miten lokivalvontaa voi tarvittaessa toteuttaa Nappulassa. Sosmeta-palvelussa, THL:n luennoilla ja Kansa-koulun -hankkeen koulutuksissa on saatavilla hyvää tietoa valmisteluihin organisaation vastuuhenkilöille. Näiden tietojen hyödyntäminen oman henkilökunnan valmistelussa ja kouluttamisessa tulevaan Sosiaalihuollon Kantaan on ollut hyödyllistä.

Nappula-päivän aikana oli mahdollisuus osallistua Nappula-klinikkaan, jossa aiheina olivat Kantaan liittyvien tietojen lisääminen Nappulaan, lomakkeiden rakentaminen ja Väylän käyttö. Lisäksi käytiin läpi useita asiakkaiden kysymyksiä, kehitystoiveita ja tarpeita Nappula-järjestelmän osalta.

Palautetta koulutuspäiviltä

Kyselimme tapahtumaan osallistuneilta palautetta sekä paikan päällä että tapahtuman palautekyselyllä. Palautekyselyyn osallistuneet (68) osallistuivat halutessaan lahjakortin arvontaan ja sen voitti Pauliina Takala Lohjalan kaupungilta. Onnittelut voittajalle!

Palautekyselyn mukaan lähitapahtumaan osallistuneet antoivat kokonaisarvosanan 4.7 (5 maksimi) tapahtumasta eli onnistuimme kiitettävästi! Virtuaalitapahtumaan osallistuneiden keskiarvo oli 4.4.

Tämän vuoden koulutuksissa olimme panostaneet ohjelman monipuolisuuteen. Olimme varanneet aikaa koulutusten tauotukseen ja siirtymisiin enemmän, viime vuoden asiakaspalautteen pohjalta. Saimmekin paljon kiitosta monipuolisista sisällöistä, ohjelman sujuvuudesta ja tapahtuman fiiliksestä tänä vuonna!

Saimme kehitystoiveita koulutusten aiheista ensi vuodelle. Osallistujat antoivat palautetta luentojen päällekkäisyyksistä, koska osa olisi halunnut osallistua kaikkiin luentoihin. Kaikilla on onneksi mahdollisuus kuunnella tallenteet jälkikäteen kuukauden ajan tapahtumasta. Lisäksi toivottiin mahdollisuutta käydä läpi rauhassa omia kysymyksiä Hilkasta tai Nappulasta Fastroin henkilökunnan kanssa ensi vuonna.

Kiitokset tapahtumaan osallistuneille ja kohti Fastroin 20-vuotisjuhlaa!

Lämpimät kiitokset tapahtumaan osallistuneille ja erityiskiitos tietysti meidän Fastronauteille. Tehtiin yhdessä iso työ koulutuspäivien eteen! Tapahtuman kuvia voit katsella Fastroin Facebookissa.

Toivottavasti tavataan taas Fastroin koulutuspäivillä ensi vuonna ja juhlistetaan yhdessä Fastroin 20-vuotista taivalta sosiaalihuollon järjestelmätoimittajana!