Tiedonhallinnan merkitys vaaratapahtumissa

Tietojärjestelmät potilas- ja asiakasturvallisuuden edistäjinä

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinta tarkoittaa käytännössä muun muassa digitaalisia asiointi- ja omahoitopalveluja, jotka toimivat hyvin yhteen ja joissa esimerkiksi asiakas- ja potilastiedot liikkuvat sujuvasti palvelusta toiseen. 

Tiedonhallinnan merkitys vaaratapahtumissa

Tiedonhallintaan liittyviä vaaratapahtumia syntyy esimerkiksi kun tiedot eivät ole käytettävissä niitä tarvittaessa asiakkaiden ja potilaiden hoidossa. Syiksi on mainittu tietojärjestelmien yhteistoiminnallisuuden puute sekä puutteelliset tai virheelliset tiedot. Tiedonkulkuun liittyviä vaaratapahtumia voidaan vähentää jatkuvalla kommunikoinnilla, käyttäjäkoulutuksilla sekä yhteentoimivilla tietojärjestelmillä. Toimivien tietojärjestelmien lisäksi riittävät henkilöstöresurssit ovat edellytys ehjien ja saumattomien tiedonhallinnan prosessien ja täten asianmukaisen potilas- ja asiakasturvallisuuden toteutumiselle. Tutkimukset osoittavat että tekemätön dokumentointi, riittämätön kommunikointi sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten välillä sekä palvelun käyttäjien ja palveluntarjoajien välillä ovat tyypiltään yleisimpiä potilas- ja asiakasturvallisuuden haittatapahtumia, kun myötävaikuttava tekijä liittyy henkilöstöresursseihin. Tutkimustulosten mukaan suurin osa raportoiduista haittatapahtumista liittyy tiedon tallentamiseen ja tiedon jakamiseen. Tietojärjestelmät voivat omalta osaltaan tukea sekä henkilöstöresurssien hallintaa että tiedon tallentamisen, jakamisen ja viestinnän sujuvuutta sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden sisällä ja niiden välillä. 

Auditoitu ja sertifioitu Hilkka tiedonhallinnan prosessien tukena

Hilkka-järjestelmä tukee ominaisuuksillaan turvallisten ja toimivien sosiaalihuollon tiedonhallinnan prosessien toteutumista. Hilkan ja Hilkka-mobiilin avulla tiedon tallentaminen, tiedon jakaminen sekä sosiaalihuollon henkilöstön keskinäinen kommunikointi on mahdollista toteuttaa turvallisella tavalla. Hilkka-työvuorosuunnittelu puolestaan mahdollistaa työvuorojen suunnittelun, asianmukaisen henkilöstöresurssien hallinnan sekä esimerkiksi henkilöstön työaikakertymien seurannan. Hilkka-järjestelmä mahdollistaa myös henkilöstön saatavuuden ja asiakaskäyntien välisen yhteistoiminnallisuuden hyödyntämisen, joka osaltaan lisää henkilöstöresurssien asianmukaista hallintaa. 

Hilkka-järjestelmä on yhteentoimiva kansallisen potilastiedon arkiston (Kanta), valtakunnallisen reseptipalvelun (e-resepti) sekä tulevaisuudessa sosiaalihuollon arkiston kanssa turvaten tiedon saataville sitä tarvitsevalle aina oikeaan aikaan, oikeaan paikassa ja oikeassa muodossa. Järjestelmän sertifiointi ja säännölliset auditoinnit varmistavat asiakastietojen asianmukaisen suojauksen, järjestelmien välisen yhteentoimivuuden sekä järjestelmän olennaisten vaatimusten toteutumisen.  Hilkka-mobiili mahdollistaa puolestaan tiedon saannin, tallentamisen ja jakamisen reaaliaikaisesti. 

Lähteet: 

Häyrinen K. 2013. Tiedonhallinta ja tiedonkulku ovat osa potilasturvallisuutta. https://journal.fi/finjehew/article/view/9397

Ikonen H. 2020. THE CONTRIBUTION OF HUMAN RESOURCES ON INFORMATION MANAGEMENT. ANALYSIS OF PATIENT AND CLIENT SAFETY INCIDENT REPORTS. https://erepo.uef.fi/handle/123456789/23086

Palojoki S. 2017. THE UNDERSTANDING AND PREVENTION OF TECHNOLOGY-INDUCED ERRORS IN ELECTRONIC HEALTH RECORDS : A PATH TOWARD HEALTH INFORMATION TECHNOLOGY RESILIENCE. https://erepo.uef.fi/handle/123456789/18011


Itä-Suomen vuoden 2020 paras tiedonhallinnan pro gradu -tutkielma

Työssäni sairaanhoitajana kiinnitin huomiota tiedonhallintaan liittyviin haasteisiin ja vaaratilanteisiin. Tämä innosti minua opiskelemaan sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa Itä-Suomen yliopistossa ja ohjasi myös pro gradu- tutkimukseni aihetta, jossa tarkastelin tiedonhallintaan liittyviä haittatapahtumia, joiden myötävaikuttava tekijä liittyi henkilöstöresursseihin. Tutkimukseni palkittiin vuoden 2020 parhaana Itä-Suomen yliopiston tiedonhallinnan pro gradu- tutkielmana. Lähden esittelemään tutkimustani kansainväliseen Medical Informatics Europe– konferenssiin toukokuun 2022 lopussa, johon minulle myönnettiin stipendi Medixine Ltd:n toimesta ATK-päivillä Jyväskylässä.

Heli Kumpulaiselle myönnettiin stipendi ATK-päivillä Jyväskylässä

Laadukasta asiakastietoa rakenteisesti kirjaamalla

Rakenteinen kirjaaminen on yhteisiä sääntöjä

Rakenteinen tieto on tiedon kirjaamista ja tallentamista yhteisten, ennalta sovittujen rakenteiden avulla. Määräykset pakollisista asiakirjarakenteista ja tietosisällöistä tulevat THL:ltä. Organisaatioiden, ammattilaisten ja asiakastietojärjestelmien on noudatettava määräyksiä ja niiden mukaista kirjaamista. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet on kuvattu Sosmeta-palvelussa.

Fastroi toteuttaa asiakirjarakenteet Sosmetasta Hilkka- ja Nappula-asiakastietojärjestelmiin ja vastaa siitä, miltä rakenteet näyttävät asiakirjaa laativille ammattihenkilöille. Sosiaalihuollossa toimivat ammattihenkilöt kirjaavat tietoja näiden asiakirjarakenteiden mukaisesti. Jokainen asiakkaasta kirjattava tieto kirjataan sitä varten määriteltyyn tietokenttään. Kirjauksista muodostuu asiakirjoja, jotka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen on mahdollista vain, jos tietojärjestelmä noudattaa asiakirjarakenteita.   

Oikea kirjaaminen on jokaisen ammattilaisen vastuulla

Kirjaaminen on jokaisen asiakastyötä tekevän ammattilaisen vastuulla ja siitä on säädetty laissa. Kirjaamisvelvoite alkaa, kun on saatu tieto henkilön mahdollisesta sosiaalihuollon tarpeesta tai kun yksityinen palveluntuottaja alkaa toteuttaa sosiaalipalvelua sopimuksen perusteella.

Kirjaamisen tulee olla olennaista ja riittävää. Rakenteet tukevat kirjaamista tarjoamalla otsikot, luokitukset sekä ohjeet ja esimerkit. Lisäksi asiakirjat on varustettava tausta- eli metatiedoilla, joita ovat esimerkiksi palvelunantajan tiedot ja asiakirjan tallentaneen ammattihenkilön tiedot. Henkilöstön perehdyttäminen rakenteiseen kirjaamiseen on tärkeää. Organisaatio voi tukeutua Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille

Yhdenmukainen kirjaaminen varmistaa, että asiakastieto on laadullisesti hyvää ja kattavaa. Rakenteiden ansiosta tietoa on helpompi myös hakea ja hyödyntää.

Rakenteisen kirjaamisen monet merkitykset

Laadukas ja huolellinen asiakastyön kirjaaminen on sosiaalityössä tärkeää työn tulosten ja vaikuttavuuden arvioimiseksi, sosiaalityön kehittämiseksi ja asiakastyön ja -tiedon jatkuvuuden takaamiseksi. Rakenteinen tieto tehostaa tiedon koneellista käsittelyä ja tiedon vaihtamista eri organisaatioiden ja järjestelmien välillä. Ajan tasalla oleva yhdenmukainen tieto tukee asiakasturvallisuutta. 

Asiakastyössä kirjaukset ovat tiedon kirjaamista. Työntekijän ei tule tehdä tulkintoja, vaan hänen tulee kirjata tiedot asiakastietojärjestelmään sellaisena kuin ne ovat. Tällaista ensimmäisen tason tietoa (pohjautuen Mykkäsen tiedonkäytön malliin) ovat esimerkiksi asiakkaan perustiedot, asiakastyössä tehdyt havainnot, asiakkaan tuottama tieto sekä muiden viranomaisten tuottamat tiedot ja asiakirjat. Kirjaukset jäsentävät asiakastyön ja välittävät tietoa eri ammattilaisten välillä. Välinpitämättömästi tai huonosti tehty kirjaus voi johtaa virheellisiin tilannearvioihin. Asiakasasiakirjoihin tehdyillä merkinnöillä on myös oikeudellisia vaikutuksia.

Ensimmäisellä tasolla kirjattua tietoa hyödynnetään asiakastyössä tehtävään päätöksentekoon ja arviointiin toisella tasolla. Asiakasasiakirjoista tulee näkyä ammattilaisen tekemät johtopäätökset tilanteesta sekä taustalla olevat perustelut. Kirjattuja tietoja hyödynnetään kolmannella tasolla paikallisessa ja kansallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa. Näin ollen sosiaalihuollossa määrämuotoinen kirjaaminen ja sosiaalipalveluiden yhdenmukainen jäsennys tukevat suunnitelmallista asiakastyötä yksilön tasolta aina kansallisiin päätöksiin.

Asiakas voi nähdä hänestä laadittuja asiakirjoja Omakannassa sitä mukaa, kun organisaatiot tallentavat niitä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakas voi seurata asiansa käsittelyä ja tutustua hänestä laadittuihin asiakirjoihin pois lukien tilanteet, joissa asiakirjaa ei perustellusti voida näyttää. Tarpeen tullen ammattilaiset voivat viivästyttää asiakirjojen näyttämistä Omakannasta tai rajata pois huoltajalle näytettäviä tietoja.

Kuinka opin kirjaamaan oikein?

Uudet käytännöt voivat tuoda mukanaan paljon kysymyksiä siitä, miten tieto kirjataan jatkossa vaatimusten mukaisesti. 

THL tarjoaa rakenteisen kirjaamisen tueksi muuan muassa:

Lisäksi verkosta löytyy kattava Kirjaamisfoorumin materiaalipankki. Kirjaamista on mahdollista opiskella lisää myös avointen ammattikorkeakoulun kursseilla. 

Lähteet ja luettavaa:

Antero Lehmuskoski, Marko Suhonen, Niina Palm, Jaana Taina, Erja Ailio, Katja Korhonen, Susanna Inget, Riikka Väyrynen, Raine Mäki-Korte, Katri Virtanen. Kanta-palveluiden käsikirja https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK/10+Sosmeta-palvelu 5.1.2022 (3/2022)

Kaisa Hujanen, Ulla-Mari Kinnunen, Erja Ailio, Leena Koivumäki. Sosiaalityön laadukas rakenteinen kirjaaminen sosiaalityöntekijöiden kuvaamana 11.11.2021 Finnish Journal of eHealth and eWelfare https://erepo.uef.fi/handle/123456789/26593 (4/2022)

Mykkänen, Minna. TIETORAKENTEET HOITOTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ JA POTILASTIEDON TOISIOKÄYTÖSSÄ. Väitöskirja. Itä-Suomen Yliopisto https://erepo.uef.fi/handle/123456789/21249?locale-attribute=fi (3/2022)

THL. Kirjaaminen. https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen  8.10.2021

THL. Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen/sosiaalihuollon-kirjaamisohjeet

THL. Asiakastietojen määrittelyt. https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedonhallinnan-ohjaus/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt 15.1.2021

University of Eastern Finland. Dissertations in Social Sciences and Business Studies https://erepo.uef.fi/bitstream/handle/123456789/21249/urn_isbn_978-952-61-3181-8.pdf?sequence=1&isAllowed=y) 2019 (3/2022)

Blogisarja 4/4

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Nappula-järjestelmä

Nappulan toiminnallisuuksien kehitystyötä ohjaavat erilaiset lait, tietoturvavaatimukset sekä muut kansalliset säädökset ja määrittelyt. Isoimpana kehityskokonaisuutena tälle ja tuleville vuosille on Kanta-palveluihin kuuluva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, joka mahdollistaa asiakirjojen tietoturvallisen arkistoinnin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen palvelu, jonne tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset asiakirjat. Sosiaalihuollon ammattilainen näkee arkistosta helposti ajantasaiset tiedot ja voi käyttää niitä asiakkaan asian hoitamiseen. Asiakas pääsee myös tarkastelemaan tietojaan Omakannasta.

Liittymisvelvoite Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon 

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain myötä sosiaalihuollon julkisilla ja yksityisillä palvelunantajilla on velvoite liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Liittymisen takaraja, 1.9.2024, on sama sekä julkisille palvelunantajille että niille yksityisille, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun. Jos palvelunantaja tallentaa asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä (ns. itsemaksavat asiakkaat), on liittymisvelvoite 1.1.2026. 

Asiakasasiakirjojen tallentaminen rakenteisesti

Asiakastietolaki velvoittaa tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jatkossa kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja erilaisia asiakirjarakenteita hyödyntäen. THL:n Sosmeta-palvelussa voi tutustua valtakunnallisiin asiakirjarakenteisiin. Arkistoon liittymisen myötä Nappulassa tulee mahdolliseksi hakea palvelunjärjestäjän tekemät asiakirjat arkistosta (alkuvaiheessa asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirja). Nappulan käyttäjä voi myös tallentaa raporttimerkintöjä, rajoituspäätöksiä ja lomakkeita rakenteisessa muodossa ja arkistoida nämä asiakastiedon arkistoon. 

Kanta-arkistoon liittyminen ja Nappula-järjestelmä

Kehitystyöt ja tulevat muutokset Nappulassa

Uudet asiakirjarakenteet ja muut Kanta-palveluihin liittyvät vaatimukset vaikuttavat Nappulaan useilla eri tavoilla. Tämän vuoden aikana lisäämme Nappulaan mahdollisuuden hakea toiminta- ja palveluyksiköiden OID-koodit SOTE-organisaatiorekisteristä. Voit tarkistaa jo etukäteen sen, että oman organisaation yksikkötiedot ovat rekisterissä oikein. 

Nappulaan sisäänkirjautumiseen lisätään mahdollisuus kirjautua varmennekortilla. Varmennekortilla kirjautumisen lisäksi myös käyttäjätunnus-salasana -parilla kirjautuminen on mahdollista jatkossakin. On hyvä huomioida, että ilman varmennekorttia ei asiakirjoja voi arkistoida tai hakea arkistosta. Tietojärjestelmien vaatimuksissa edellytetään, että käytettävä salasana täyttää tietyt kriteerit: salasana tulee muun muassa olla vähintään 10 merkkiä pitkä ja se tulee vaihtaa vähintään kolmen kuukauden välein. Tiedotamme  salasanavaatimusten muutoksista Nappulan sisäänkirjautumissivulla ennen kuin nämä vaatimukset tulevat voimaan.

Edellä mainittujen toiminnallisuuksien lisäksi Kanta-palveluihin liittyminen tuo muutoksia myös raporttimerkintöjen, lomakkeiden ja rajoituspäätösten kirjaamiseen ja niihin vaadittaviin ns. metatietoihin. Metatiedot tarkoittavat taustatietoja, jotka tulee olla jokaisella arkistoitavalla asiakirjalla. Osan näistä metatiedoista Nappula täyttää automaattisesti, osa tulee käyttäjän valita asiakirjaa tehdessä (esimerkiksi asiakirjan viivästämiseen tai huoltajia koskevaan luovutuskieltoon liittyvät merkinnät). 

Informoimme Nappulaan tehtävistä muutoksista asiakaskirjeissämme ja pidämme myöhemmin myös webinaareja aiheeseen liittyen. Olethan tutustunut myös syksyllä 2021 pidettyyn webinaariin? Se löytyy Nappulan Info-moduulista. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Hilkka-järjestelmä

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain mukaan julkisten palveluntuottajien sekä yksityisten palveluntuottajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024. Yksityisten palveluntuottajien, jotka tallentavat asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä, liittymisvelvoite on 1.1.2026. Näitä määräaikoja seuraten keskitymme Hilkka-järjestelmässä ensimmäisenä siihen, että asiakasorganisaatiomme  pystyvät hakemaan sosiaalihuollon asiakkuus- ja asia-asiakirjat palvelunjärjestäjän arkistosta. Sen edellytyksenä on, että palvelunjärjeställä tulee olla käytössä sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja sekä rekisterinkäyttövaltuutus tehtynä palveluntuottajalle.

Rakenteinen kirjaaminen käyttöön

Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajia tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämä edellyttää määrämuotoista kirjaamista, eli sitä, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja sovituilla tavoilla. Yhteisiä tapoja ohjataan THL:n ylläpitämillä asiakirjarakenteilla, jotka tuodaan asiakasasiakirjojen pohjiksi tietojärjestelmiin käytettäväksi arkistoinnissa. THL:n asiakirjarakenteisiin voi tutustua täällä

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönotto toteutuu vaiheittain, Hilkka-järjestelmä tulee mukaan 2. vaiheessa. Tämä tarkoittaa perustoiminnan laajennusta eli tässä vaiheessa asiakasasiakirjoja tallennetaan asiakastiedon arkistoon jo rakenteisesti.

Sosiaalihuollon kanta ja Hilkka-järjestelmä

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi palvelutehtävittäin 

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi on porrastettu palvelutehtävittäin, ensimmäisenä 1.9.2024 mennessä tulee arkistoida sähköisesti iäkkäiden, työikäisten ja lapsiperheiden palvelutehtäviin liittyvät asiakasasiakirjat. Kaiken kaikkiaan asiakasasiakirjoja on yli 200.  

Kysyimme asiakasorganisaatioiltamme viime syksynä, mitkä asiakasasiakirjoista ovat kriittisimpiä arkistoida sähköisesti. Asiakasvastausten perusteella olemme priorisoineet Hilkka-järjestelmässä sitä, missä järjestyksessä asiakasasiakirjoja on mahdollista tallentaa Hilkka-järjestelmän kautta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Prioriteettinä listassa ovat yleisimmin käytetyt asiakaskertomusmerkinnät kuten merkintä asiakkaan arjesta, merkintä neuvottelusta, tapaamisesta tai yhteydenotosta. Ensimmäisenä mahdollistetaan siis Hilkka-huomioiden arkistointi. Jatkossa tulemme vaiheittain toteuttamaan Hilkka-järjestelmään eri palvelutehtävien tarvitsemia asiakirjapohjia kuten esimerkiksi suunnitelmia, sopimuksia, lausuntoja ja päätöksiä. 

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Tämän vuoksi kaikille sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleville ammattilaisille määritellään käyttäjäroolit, joiden perusteella heillä on pääsy työn kannalta oleellisiin tietoihin. Työntekijä voi toimia organisaatiossaan useassa roolissa. Tulemme toteuttamaan Hilkkaan mahdollisuuden määrittää käyttäjälle useamman roolin, jolloin ammattilainen voi valita oikeanlaisen roolin työtehtävien mukaisesti. 

Tietojen arkistoiminen Kanta-arkistoon edellyttää sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sote-ammattikortin käyttöä. Ammattilaisen on rekisteröidyttävä Valviran ylläpitämään ammattihenkilörekisteriin, jonka jälkeen ammattikortti on tilattavissa Digi- ja väestötietovirastosta. Ammattikortti mahdollistaa vahvan sähköisen tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen, joka on edellytys tietosuojan ja tietoturvan toteutumiselle.

Kanta-arkiston hyödyntäminen edellyttää, että sosiaalihuollon organisaation tiedot löytyvät SOTE-organisaatiorekisteristä. Yksikön tietoja ja asiakkuustietoja hyödynnetään sosiaalihuollon asiayhteyden todentamisessa, jolloin myös ammattilaisten käyttöoikeuksien määrittäminen helpottuu. Yksikön tietojen haku SOTE-organisaatiorekisteristä toteutettiin Hilkkaan versiossa 3.39 (12/2020) ja näiden tallentaminen Hilkan organisaationrakenteeseen on tehtävä ennen arkiston käyttöönottoa.

Uusien kirjaamiskäytäntöjen suunnitteleminen ja oppiminen palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ei tarkoita pelkästään Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa vaan myös uusien kirjaamiskäytäntöjen oppimista. Asiakastietomallin mukainen rakenteinen kirjaaminen tulee ymmärtää ja suunnitella organisaatiossa palvelutehtäväkohtaisesti. Uuden kirjaamiskäytännön myötä asiakasta koskevat tiedot on paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä.

Tiedotamme tarkemmin Hilkkaan tehtävistä muutoksista ja aikatauluista asiakaskirjeissämme ja tulemme järjestämään aiheesta webinaareja.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilannekatsaus

Asiakastietolaki astui voimaan 1.11.2021

Asiakastietolaki astui voimaan marraskuussa 2021. Kävimme läpi lain vaikutuksia myös Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivillä sekä webinaareissa viime vuonna. On tärkeää huomioida, että käytännössä lain edellyttämät asiat astuvat voimaan asteittain siirtymäaikojen puitteissa. Keskeisiä asioita laissa ovat mm. liittymisvelvoite ja rekisterinkäyttövaltuutus

Rekisterinkäyttövaltuutus – julkiset ja yksityiset palvelunantajat

Julkisilla sekä yksityisillä palvelunantajilla, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttövaltuutus) on liittymisvelvoite sosiaalihuollon Kantaan  viimeistään 1.9.2024. 

Palvelun järjestäjällä (esimerkiksi kunta tai hyvinvointialue) tulee olla siis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä rekisterinkäyttöoikeusvaltuutus käytössä ennen kuin yksityinen palveluntuottaja voi liittyä kanta-palvelujen käyttäjäksi ja arkistoida järjestäjän rekisteriin. Palvelun järjestäjän tulisi huomioida tämä omissa järjestelmissään ja toiminnassaan. 

Mikä on liittymisvelvoite ja aikataulut?

Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi, jos käyttää sähköistä asiakas- ja/tai potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää (Asiakastietolaki, 7 §). 

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.):

  • Julkiset sekä yksityiset palvelun antajat, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttövaltuutus):  viimeistään 1.9.2024. 
  • Yksityiset palvelunantajat, jotka tallentavat asiakastietoa ainoastaan omaan rekisteriinsä: viimeistään 1.1.2026.

Liittymisvelvoite tarkoittaa käytännössä, että mikäli yksityinen toimija toimii julkisten lukuun, on asiakkaan tietojen haku ja arkistointi Kantaan mahdollista vain rekisterinpitäjän eli palvelunjärjestäjän (esimerkiksi hyvinvointialueen tai kunnan) valtuutuksella. 

Rekisterinpitäjän käyttämässä asiakastietojärjestelmässä tulee olla tekninen kyvykkyys rekisterinkäyttövaltuutuksen myöntämiseen. Jos asiakkaita on eri palvelunjärjestäjiltä, asiakirjojen siirrot eivät välttämättä onnistu kaikilta asiakkailta samassa aikataulussa. Rekisterinpitäjien aikataulut voivat olla erilaisia: kilpailutuksissa yksityiset palveluntarjoajat voidaan velvoittaa liittymään tietyssä aikataulussa. 

Viime aikoina on kilpailutuksissa tullut esille vaatimusta yksityisille palveluntarjoajille arkistopalvelujen käyttöönotosta, vaikka kilpailuttavien kuntien tai hyvinvointialueen omista järjestelmistä ei rekisterinkäyttövaltuutusta voida vielä myöntää. Näissä tapauksissa suosittelemme kääntymään hyvinvointialueen tai kunnan kilpailuttavaan puoleen.


Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.).

Sosiaalihuollossa asiakkaalle tarjottavaa tukea kuvataan palvelutehtävinä ja niissä annettavina sosiaalipalveluina. Palvelutehtävät ovat sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuuksia erityyppisiin tuen tarpeisiin. Alla on listattuna sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin. 

Julkisen ja julkisten lukuun toimivien:

  • lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävät 1.9.2024 (liittymisvelvoitteen määräaika)
  • lastensuojelun palvelutehtävä 1.3.2025 
  • vammaispalvelujen palvelutehtävä 1.9.2025 
  • päihdehuollon palvelutehtävä 1.3.2026 
  • perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä 1.9.2026

Yksityisten palveluntarjoajien:

  • lapsiperheiden, työikäisten, iäkkäiden ja vammaispalvelujen palvelutehtävät 1.1.2026 (liittymisvelvoitteen määräaika) 
  • päihdehuollon palvelutehtävässä syntyvät asiakirjat viimeistään 1.3.2026. 

Video- ja äänitallenteiden tallentaminen viimeistään 1.10.2029.

Olennaiset vaatimukset ja tietojärjestelmien uusi luokittelu

Tietojärjestelmän tulee täyttää yhteentoimivuutta, tietoturvaa ja tietosuojaa sekä toiminnallisuutta koskevat olennaiset vaatimukset.

Vaatimukset riippuvat tietojärjestelmän luokittelusta: 

  • Vanha laki A- ja B-luokka, uusi laki A1, A2, A3 ja B-luokka

Jatkossa A-luokkaan kuuluvat järjestelmät:

  • jotka liittyvät suoraan tai välityspalvelun kautta valtakunnallisiin Kanta-palveluihin tai tuottavat asiakirjoja, jotka välitetään Kanta-palveluihin
  • joissa käsiteltävät tiedot muodostavat merkittävän potilastietojen ja/tai sosiaalihuollon asiakastietojen keskittymän

Määräys 4/2021: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelusta ja sertifioinnista (LUONNOS). 

Seuraavassa blogissamme käsittelemme, mitkä ovat yksityisen palveluntarjoajan sekä järjestelmätoimittajan tehtäviä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston valmisteluissa

“Tämä Nappula toimii kuin unelma” – 98,5 prosenttia suosittelee Nappulaa

Vuotuinen asiakastyytyväisyyskyselymme toteutettiin joulukuussa 2021. Kyselyyn osallistui 461 vastaajaa. Vastaajista 80 % ilmoitti työskentelevänsä lastensuojelussa, 11 % vammaispalveluissa ja 85 % ilmoitti työskentelevänsä työntekijän roolissa. Kysely lähetettiin sähköpostitse asiakkaillemme ja se oli näkyvissä myös Nappulan kirjautumissivulla. Haluamme kiittää kaikkia kyselyyn osallistuneita vastaajia! Saamamme palautteen ja kehitysideoiden pohjalta voimme taas viedä Nappulaa yhdessä eteenpäin.

Kyselyyn vastanneista 97,6% on erittäin tai melko tyytyväisiä Nappulaan. Erityisesti Nappula sai kehuja sen selkeydestä ja helppokäyttöisyydestä. Navigointi ja otsikointi miellyttävät Nappulan käyttäjiä, kuten myös Nappulan visuaalisuus ja toimintavarmuus. 

-Nappula-tiimin tuotekehitystyötä ovat aina ohjanneet asiakkailtamme tulevat toiveet ja tarpeet – he kun Nappulaa arjessaan käyttävät! Tyytyväiset asiakkaat ovat merkki siitä, että kuuntelemme aidosti saatua palautetta ja teemme ohjelmistoa, joka mahdollistaa arjen työssä tarvittavat toiminnot, mutta on myös helppo käyttää, kertoo Nappulan tuotepäällikkö ja kouluttaja Heidi Harjula.

Koulutukset kuuluvat kaikille!

Monelle vastaajalle tuli yllätyksenä Fastroin tarjoamien Nappula-webinaarien ja koulutuspäivien olemassaolo ja meiltä kysyttiin, mistä niistä saa tietoa ja kuka koulutuksiin saa osallistua. Nappulaa käyttävät organisaatiot toki tästä päättävät. Kuukausittainen Nappula-posti lähetetään sähköpostilla kaikille sen tilanneille Nappulan käyttäjille. Voit tilata Nappula-postin osoitteesta markkinointi@fastroi.com. Nappula-postissa esitellään Nappulan uudet ominaisuudet. Lisäksi postista löytyy tieto tulossa olevista maksuttomista webinaareista, joihin kaikki käyttäjät ovat tervetulleita. Webinaareissa on mahdollista esittää kysymyksiä käsiteltävästä aiheesta. Linkin webinaaritallenteeseen saa myös suoraan sähköpostiin jälkikäteen, joten paikan päällä ei välttämättä tarvitse olla juuri silloin kun webinaarin livelähetys on käynnissä. Webinaaritallenteet ovat kaikkien Nappula-käyttäjien nähtävillä myös Nappulan Info -moduulissa. Otamme koko ajan vastaan webinaaritoiveita, joita voit lähettää meille tätä kautta.  

Vuotuisilla koulutuspäivillämme puolestaan pureudutaan Nappulan käyttöön ja sosiaalialan ajankohtaisiin asioihin kokonaisen päivän ajan. Samalla on myös mahtava tilaisuus verkostoitua muihin alan kollegoihin. Viime vuonna koulutuspäivä järjestettiin hybriditapahtumana, joten koulutusta oli kätevä seurata myös omalta työpaikalta tai tallenteena jälkikäteen. 

Lisäksi järjestämme maksullisia lisäkoulutuksia, jotka voidaan räätälöidä juuri kunkin organisaation tarpeiden mukaan. Tervetuloa mukaan koulutuksiin!

Paukkuja mobiilikäytettävyyteen 

Saimme aktiivisilta Nappula-asiakkailtamme hyviä kehitysehdotuksia, joita olivat esimerkiksi viestitoimintoihin liittyvät toiveet, Nappulan mobiilikäytettävyys, laajemmat hakumahdollisuudet ja mahdollisuudet muokata lomakkeita vapaammin. 

-Nappulan kehityskohteina ovat tänä vuonna erityisesti mobiilikäytettävyyteen liittyvät parannukset, käyttäjien sisäisen viestinnän uudistukset ja tietysti myös sosiaalihuollon Kanta-arkiston vaatima kehitystyö, valottaa Harjula.

-Viestivihkoon liittyviä kehitystoiveita on tullut paljon, ja yksi eniten toivotuista ominaisuuksista on käyttäjien väliset ns. yksityisviestit. Tämä toiminnallisuus tullaan toteuttamaan tänä vuonna Nappulaan. Samassa yhteydessä pyrimme kehittämään viestivihkoa muiltakin toiminnoiltaan, sekä lisäämme mahdollisuuksia informoida haluttuja käyttäjiä esimerkiksi lomakkeiden täyttämisestä, jatkaa Harjula ja muistuttaa että kehitysehdotuksia otetaan vastaan koko ajan verkkosivuilta löytyvän lomakkeen tai Helpdeskin kautta.

Mahdollisuus yksityisviestien lähettämiseen on tulossa Nappulaan tänä vuonna

Heidi Harjula

Vastaajien kesken arvoimme tabletin, voittajalle on ilmoitettu henkilökohtaisesti. Onnea voittajalle ja erittäin isot kiitokset kaikille kyselyyn vastanneille! 

* Fastroin asiakastyytyväisyystutkimus 10/2020, 345 vastaajaa

Fastikset maailmalla

On jälleen aika tiivistää tämän vauhdikkaasti kuluneen vuoden tapahtumat. Viime vuonna korona toi muutoksia monen yrityksen toimintaan – kuin myös meidänkin. Nyt arki on jo tietyllä tapaa asettunut uomiinsa – liikumme luontevasti etäpalaverista toiseen ja kehitämme erilaisia uusia virtuaalisia kohtaamispaikkoja. Kuinka helppoa onkaan nykyisin hypätä mukaan eri puolilta Suomea, UK:sta tai vaikka Portugalista mukaan palaveriimme! Voin myös ilolla kertoa, että maailmalle sekä kansainvälistymään ollaan päästy myös muutenkin kuin virtuaalisesti. Uusi Real-Time Care (RTC) -tuotteemme on nyt saanut hyvän vastaanoton ja jalansijan UK:n markkinoilta. Lisäksi tiimiimme on loppusyksystä liittynyt uusia työkavereita myös Portugalista ja he olivat myös muutama viikko sitten tutustumassa Suomen syyssäähän ja uusiin työkavereihinsa Suomesta, Iranista, Vietnamista, Pakistanista, Venäjältä ja Yhdysvalloista. Monikulttuurinen työyhteisö on mielestäni tosi hieno asia. Talvea ja lunta ei valitettavasti saatu ajoissa Joensuuhun Portugalin nuorille miehille ihmeteltäväksi. Ehkä seuraavalla vierailulla se sitten onnistuu?!

Kohti kansainvälisiä markkinoita

Liiketoiminta Isossa Britanniassa on siis kehittynyt kuluneen vuoden aikana toivotulla tavalla, aiemman Leedsin sopimuksen lisäksi olemme voittaneet tänä vuonna kolme julkista tarjouskilpailua mm. Pohjois-Yorkshiren ja pari muutakin julkisen sektorin toimijaa. Tiedotamme uusista sopimuksista sitten lisää alkuvuonna 2022. Tarjouskilpailujen yhteydessä ja jo meneillään olevissa käyttöönotoissa on kehuttu mm. RTC:n käyttöliittymän modernia visuaalisuutta ja käytön helppoutta. Lisäksi muutama yhteistyössä Leedsin kanssa kehitetty uusi ominaisuus on saanut hyvää palautetta myös muilta asiakkailta. Ilolla voi todeta, että RTC-tiimimme on tehnyt hienoa työtä.

Tällä hetkellä tarjoamme Isossa Britanniassa tuotetta julkisille toimijoille ja vuoden 2022 lopussa toivomme että tuotteemme olisi tarjottavissa siellä myös yksityisen sosiaalialan palveluntarjoajille.

Hilkan ja Nappulan tuotekehitystä vahvistettu

Loistavaa kehitystyötä on tehty myös kotimaan puolella. OIemme vahvistaneet niin ikään Hilkka- ja Nappula-tiimejä tuotekehityksen puolella ja asiakasrajapinnassa. Olemme palkanneet Hilkka- Nappula-tiimeihin yhteensä 7  henkilöä. Tällä hetkellä Hilkassa ja Nappulassa työskennellään kiivaasti sosiaalihuollon Kanta-arkistojen parissa, unohtamatta jatkuvaa tuotekehitystä ja parannuksia käytettävyteen ja toimivuuteen sekä Hilkka-mobiiliin.  

Asiakastyytyväisyystutkimuksen (12/2021, yhteensä 707 vastaajaa) tuloksena saimme tietää, että ohjelmistoihimme ollaan tyytyväisiä. Hilkka-kyselyyn vastanneista 91,1 prosenttia on erittäin tyytyväisiä tai melko tyytyväisiä Hilkkaan, tyytyväisyys on kasvanut hieman edellisestä vuodesta (vuonna 2020 89,2%). Nappulan asiakkaista huikeat 97,6 % on erittäin tai melko tyytyväisiä (vuonna 2020 98,2%) ohjelmistoon. Haluan kiittää kaikkia asiakkaitamme hyvästä yhteistyöstä ja toimivasta vuoropuhelusta, ilman niitä emme voisi saavuttaa näitä tuloksia.

Kasvokkain kohtaamisten tärkeys

Vaikka etäkohtaamiset ovat varmasti tulleet jäädäkseen, on myös kasvokkain kohtaamisen tärkeys tullut vahvasti esiin. Toimistolla kysymme luontevasti kohdatessa toistemme kuulumiset ja samalla keskustelemme myös työhön liittymättömistä asioista, ehkä rupattelemme tai jopa turisemme joskus myös työn ohessa, kuten täällä Itä-Suomessa on tapana sanoa. Etänä nämä pienet tarinatuokiot saattavat jäädä helposti puuttumaan. Suurin osa meistä fastiksista viihtyy kuitenkin hyvin kotitoimistolla ja ⅔ haluaa jatkaa ainakin osittain etätyötä. Ne, jotka mieluummin viihtyvät toimistolla, ovat onneksi tänä vuonna päässeet kohtaamaan enenevissä määrin valtakunnallisen etätyösuosituksen päätyttyä.  Käytännössä meillä Fastroilla tämä tarkoittaa sitä, että toimistoilla näkee taas muitakin ja käytäviltä kuuluu välillä iloinen puheensorina ja nauru. 

Kohtaamisten ja vuorovaikutuksen tärkeys oman kollegan ja asiakkaan kanssa nousi esiin myös tämän vuoden Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivillämme. Koulutuspäivät järjestettiin ensimmäistä kertaa hybriditapahtumana, jolloin osallistuminen oli mahdollista paikan päällä Tampereella tai virtuaalialustan kautta. Koulutuspäiville saatiin tänä vuonna ennätysjoukko kävijöitä ja lähitapahtumaan osallistujat olivat iloisia päästessään jakamaan asioita kasvokkain. Olemme päässeet vierailemaan myös messuilla, kuten Valtakunnallisilla Lastensuojelupäivillä ja UK:ssa parissa eri tapahtumassa. 

Innolla kohti uutta vuotta

Tulevalle vuodelle on viime kuukausien aikana asetettu uusia tavoitteita, tehty toimintasuunnitelmia toiminnoittain, mietitty tarvittavia uusia resursseja ja viimeistelty budjettia. Vaikka omalla tavallaan siitä on osittain tullut jo vuosien varrella rutiinia, silti uuden vuoden suunnittelu ja sen käynnistäminen on innostavaa. Ja vaikka kuinka hyvin suunnitellaan ja mietitään, niin aina siellä tulevaisuudessa niitä yllätyksiä on odottamassa, jotka vaativat joskus nopeita ja toisinaan taas maltillisempia muutoksia suunnitelmiin sekä käytännön toimintaan. Muutoksiin reagoinnin kautta punnitaan yrityksen kyky menestyä myös pidemmällä tähtäimellä.  Ja jokainen uusi vuosi muutoksineen tuo mukanaan henkilökohtaisella tasolla myös uuden oppimista, mikä on mielestäni yksi niistä parhaista mausteista työelämässä. 

Asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja henkilöstöllemme iso kiitos kuluneesta vuodesta sekä hyvästä yhteistyöstä kuluneena vuonna 2021!

Lopuksi haluan toivottaa kaikille oikein rauhallista joulua ja menestystä uudelle vuodelle 2022!

Kohtaamisten tärkeys nousi esiin koulutuspäivillä

Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivää vietettiin 10. marraskuuta Tampereella Sokos Hotel Tornissa. Miellyttävä miljöö Paja Kongressikeskuksen vanhoissa veturitalleissa loi inspiroivan ympäristön tapaamisiin, jotka ovat loistaneet poissaolollaan viimeisen vuoden ajan. Kasvokkain tapahtuvan kohtaamisen tärkeys nousikin esiin paikalla olevien ihmisten kanssa keskusteltaessa. Kotisohvalta tai toimistosta käsin osallistuvat saivat puolestaan äänensä kuuluviin virtuaalialustan keskustelukanavan kautta, jossa syntyi välillä varsin aktiivista keskustelua. Fastroin ja Kuntien Tieran mobiilin kotihoidon koulutuspäivää vietettiin puolestaan 11. marraskuuta, tapahtuma toteutettiin asiakkaidemme pyynnöstä täysin virtuaalisesti.

Kirjaamisen asiat askarruttivat Hilkka-asiakkaita


Koulutuspäivien ohjelma oli laadittu asiakkaidemme toiveita kuunnellen. Kouluttaja Heidi Ilmosen puheenvuoro sosiaalihuollon määrämuotoisesta kirjaamisesta sai paljon kehuja. Ilmosen tapa tuoda monia askarruttava kirjaaminen esiin koettiin kattavana, mielenkiintoisena ja selkeänä, joskin koulutuksen olisi toivottu olevan kestoltaan pidempi.

Saimme paljon hyvää tietoa. Sitten kun alamme viemään tätä käytäntöön ja kouluttaa työpaikalla itse, olemme jo askeleen edellä, kertovat Satu Säike ja Anne Peltomäki Diakon Palvelut Oy:stä, kommentoivat Ilmosen puheenvuoroa.

– Hilkka-järjestelmän käyttöön olemme saaneet paljon hyviä vinkkejä niin muilta toimijoilta kuin kouluttajilta. Vihdoinkin olen saanut vastauksen kysymyksiin, joita olen miettinyt, jatkaa Peltomäki.

Naiset kehuvat myös koulutuspaikan puitteita, palveluja ja ruokaa. Peltomäki ja Säike pohtivat sitä, kuinka tärkeää on jakaa ajatuksia myös oman työyhteisön sisällä ja ympäristö oman toimiston ulkopuolella luo siihen oivan tilaisuuden. On mahdollisuus päästä irti arjesta.

Anne Peltomäki ja Satu Säike näkevät koulutuspäivän mahdollisuutena vaihtaa ajatuksia oman työkaverin kanssa. Kuva: Jussi Rekiaro Photography

Toimivan vuorovaikutuksen monet vaikutukset


Päivien teeman “Yhdessä kohdaten” ympärillä käytiin molempina päivinä monenlaista keskustelua vuorovaikutuksesta ja kohtaamisista. Vuorovaikutuksen asiantuntija, kouluttaja ja mentori Franz Schniderin puheenvuorossa pureuduttiin toimivan vuorovaikutuksen tärkeyteen niin työyhteisön kuin omankin jaksamisen näkökulmasta. 

Vuorovaikutus ja ihmisten kohtaaminen on erittäin tärkeää. Ihmiset tulevat eri paikoista ja jakavat asioita. Tekniikan ja inhimillisyyden välillä on tärkeää löytää kultainen keskitie, tiivistää Schnider.

Vuorovaikutuksen ja kohtaamisen tärkeys tuli esille niin Franz Schniderin puheenvuorossa kuin keskusteluissakin. Päivän sisältöön oltiin kokonaisuudessaan tytyväisiä. Lähde: Sähköinen palautekysely tapahtumasta. Vastaajien määrä 21 (Hilkka-päivä), 26 (Nappula-päivä) ja 19 (Fastroin ja Kuntien Tieran koulutuspäivä). Kuva: Jussi Rekiaro Photography

Palvelu- ja laatuvastaava Mika Polvisalo Sostuki Oy:stä allekirjoittaa kollegojen kohtaamisen tärkeyden. Polvisalo vieraili Nappula-koulutuspäivällä ensimmäistä kertaa.

Olin mukana paneelikeskustelussa, jossa sain hyviä vinkkejä ja yleisö osallistui hienosti mukaan. Täällä on ollut erittäin hyvä tunnelma ja merkitys suuri juuri sosiaalialan ammattilaisille koska näemme harvoin kentällä toisiamme, kertoo Polvisalo.

Nappula-koulutuspäivän kaksi paneelikeskustelua koettiin asiakaspalautteen mukaan erinomaisiksi. “Paneelikeskustelut oli selkeitä ja hyvin vedettyjä. Niistä jäi itselle paljon pohdittavaa”, kommentoi eräs vastaaja.

Hybridillä jatkoon

Koulutuspäivään oli mahdollista osallistua virtuaalialustan kautta nyt ensimmäistä kertaa. Alustaan oltiin suurimmilta osin tyytyväisiä, kuvanlaatu koettiin erinomaisena mutta yleisön kysymysten kuulumisessa linjojen päähän oli paikoitellen haasteita. 

Virtuaalitapahtuma oli meille kaiken kaikkiaan opettavainen kokemus. On tärkeää, että pystymme tarjoamaan riittävän väljän ohjelman paikan päälle, mutta kuitenkin pitämään mielenkiinnon yllä etäosallistujien suuntaan – tämä osataan ottaa nyt paremmin huomioon ensi vuoden ohjelmaa suunnitellessa.

Virtuaalitapahtuma järjestettiin ensimmäisen kerran
Tapahtumat striimattiin livelähetykseksi virtuaalialustalle ensimmäistä kertaa. Kuva: Katariina Kamppuri

Toivomme kuulevamme vielä lisää palautetta kehittääksemme tapahtumaamme taas ensi vuotta ajatellen. Risuja ja ruusuja voit lähettää markkinointitiimillemme markkinointi@fastroi.com.

Lämmin kiitos koulutuksiin osallistuneille asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme, nähdään taas ensi vuonna! 

Tapahtuman tunnelmia valokuvissa: Fastroin Facebookissa.

Yhteistyössä: Kuntien Tiera, Parasta Palvelua, Raisoft, Tunstall ja Vivago

Hilkka sertifioitu uudelleen tietojärjestelmäluokkaan A

Meillä Suomessa on käytössä uniikki järjestely, jonka avulla potilastiedot liikkuvat sujuvasti ja turvallisesti sosiaali- ja terveydenhuollon, kansalaisten ja apteekkien välillä. Tämä tarkoittaa potilas- ja asiakastietojen keräämisestä yhteen paikkaan: Kelan Kanta-palveluihin. Fastroin Hilkka-asiakastietojärjestelmässä on käytössä eResepti-toiminnallisuus ja Hilkka-järjestelmälle tehdään säännöllisesti tietoturva-auditointi. Auditoinnin hyväksyntä on edellytys sertifioinnille.

Sertifiointi turvaa potilastietoja

Potilastietojen suojaamiseksi järjestelmätoimittajilta edellytetään sertifiointiprosessin läpikäymistä, mikäli tietojärjestelmässä käytetään Kanta-palveluja. Tämä prosessi sisältää kolme kokonaisuutta, jotka ovat olennaisten vaatimusten täyttäminen, Kelan yhteistestaus sekä ulkopuolisen tietoturvallisuuden arviointilaitoksen suorittama tietoturva-auditointi.

Olennaiset vaatimukset perustuvat THL:n antamiin säädöksiin ja tarkempiin määrittelyihin. Olennaiset toiminnalliset vaatimukset kohdistuvat tietojärjestelmässä toteutettaviin tietosisältöihin ja toimintoihin. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien valmistajan on annettava selvitys siitä, että järjestelmä täyttää ne olennaiset toiminnalliset vaatimukset, jotka vastaavat sen käyttötarkoitusta. Kaikilta Kanta-välityspalvelun tuottajilta vaaditaan myös tarkastettava omavalvontasuunnitelma.

Kelan yhteistestaus osana sertifiointiprosessia tarkoittaa yksinkertaistettuna järjestelmien välistä integraatiotestausta. Tarkoituksena on varmistaa järjestelmän yhteistoimivuus Kanta-palveluiden ja muiden järjestelmien kanssa kansallisten määrittelyiden mukaisesti.


Auditoitu ja sertifioitu Hilkka

Osana sertifiointia on järjestelmätoimittajan läpäistävä tietoturvallisuuden arviointilaitoksen auditointi. Tietoturva-auditoinnissa käydään läpi THL:n antamien vaatimusten mukaisesti järjestelmän tietoturvaan liittyviä asioita, kuten tunnistautumista, lokitusta ja ohjelmistokehityksen turvallisuutta. Hyväksytyn tietoturva-auditoinnin tuloksena järjestelmä tai välityspalvelu saa asiakastietolain mukaisen vaatimustenmukaisuustodistuksen, jollainen on oltava Kanta-palveluihin liitettävällä järjestelmällä.

Auditointi suoritettiin Hilkka-järjestelmälle ensimmäisen kerran vuonna 2016 ja se uusittiin onnistuneesti kesäkuussa 2021. Hilkan eResepti-toiminnallisuus on edelleen A-luokkaa. Luokat määrittelevät tavasta liittyä terveyden- ja sosiaalihuollon kansallisiin arkistoihin. A-luokan järjestelmät liitetään Kanta-palveluihin joko suoraan tai välityspalvelun kautta. Valviran valvoo vaatimusten toteutusta. Lisätietoa sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmistä voit lukea Valviran sivuilta ja lisäksi olemme kirjoittaneet aiheesta blogissamme aiemmin

Vaikuttavuuden työkalut Nappulassa

Pääosin lastensuojelussa käytettävän Nappula™-järjestelmän arviointityökalu mahdollistaa asioiden automaattisen ja kattavan raportoinnin. Asioita arvioidaan asiakkaan, henkilökunnan ja asiakkaan sidosryhmän näkökulmasta, eli arviointityökalu ei koske pelkän palveluntuottajan mittarointia.

Fastroin myyntijohtaja Mika Sipilä kertoo pilotoinnin tuoneen esille, että työkalujen kautta lasten ajatukset voidaan huomioida aiempaa selkeämmin.

Nyt kun nuoren on mahdollista täyttää tiedot omatoimisesti järjestelmään, ei ole riskiä että tieto muuttuu matkalla kun se ensin kirjoitetaan paperille ja sitten siirretään koneelle. Tulosten näkeminen itse voi avata nuoren silmiä ja auttaa hahmottamaan omaa tilannettaan, Sipilä kertoo ja jatkaa että pilotoinnissa saatiin todella hyviä kokemuksia asiasta.

Apua kehitystyöhön

Silmät voivat avautua myös yrityksen toimintayksikön puolella. Arviointityökalujen kautta voidaan vertailla yksikön toiminnan vaikuttavuutta valmiin kysymyspohjan ja mittariston avulla. Näin yrityksen sisäinen kehittyminen tulee näkyväksi ja yksikkökohtaisia eroja voidaan seurata. Asioiden yhdessä arviointi mahdollistaa tavotteidenkin asettamisen yhdessä. Sähköisessä muodossa olevaa tietoa voidaan vertailla vaikka koko maan laajuisesti. 

Isoilla toimijoilla on useita yksiköitä, jolloin tulosten kautta voidaan sparrata toimintaa yksiköiden välillä. Jokaisella yksiköllä on omat vahvuudet ja nyt voimme verrata, millaista toiminnan vaikuttavuus missäkin on, Sipilä summaa.

Raportointi palvelun maksajalle, kunnalle, on Nappulan kautta helppoa. Tieto liikkuu sähköisesti ja tietoturvallisesti anonyyminä. Kun samankaltaista dataa lähetetään eri toimintayksiköistä, ovat tiedot vertailukelpoisia ja niiden analysointi on huomattavasti aiempaa helpompaa.

Yhdenmukainen tapa mitata

Sipilä toivoo, että Nappulan asiakkaiden keskuudessa vaikuttavuuden työkalut tulisivat mahdollisimman laajasti käyttöön, jolloin lastensuojelussa olisi yhdenmukainen tapa mitata ja arvioida onnistumisia ja sitä kautta hoidon vaikuttavuutta. Vaikuttavuuden arviointi saadaan käyttöön myös muihin järjestelmiin.

Nappulassa on jo olemassa tiedonsiirto kuntien pääjärjestelmiin. Vaikuttavuusdatan siirtäminen järjestelmien välillä on määrittely- ja tahtokysymys. Sinne siirretään jo tällä hetkellä paljon tietoa, ei kuitenkaan vielä tätä vaikuttavuustietoa, Sipilä kertoo.

Alkuperäinen teksti julkaistu Sosiaali- ja Kuntatalous -lehdessä 2/2021 (Toimittaja Tomi Valha)

https://yritma.fi/uutiset/sosiaali-ja-kuntatalous/nappula-tm-jarjestelma-mahdollistaa-nyt-kattavan-vaikuttavuuden-arvioinnin