Hilkka™-järjestelmä – Hoitajien työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla kotihoidossa

Yle uutisoi Espoon kotihoidosta 24. helmikuuta 2020. Artikkelissa mainitaan, että Espoon kotihoidossa käytössä oleva Hilkka-järjestelmä ei huomioi riittävästi siirtymäaikoja, ruuhkahuippuja, pysäköintivaikeuksia eikä keliolosuhteita.

Hilkka™-toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan määritellä ja ottaa huomioon käyttäjän toimesta mm. siirtymäajat, ruokatauot, ruuhkahuiput, pysäköintiin kuluvan ajan ja kesä- sekä talvikeliolosuhteet. Ohjelmistossa on automaattinen työnjako eli optimointi.

Hoitajien työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla

Optimoinnin parametrien avulla voidaan huomioida käyntien käyntivälin säilyttäminen ja käyntien välimatkan huomioiminen siirtymäajassa eri kulkuneuvoille (esimerkiksi pyörä, auto, kävely tai käyttäjän määrittelemä kulkuväline). Tarvittaessa käyntien väliin voidaan automaattisesti lisätä siirtymäajan lisäksi ennalta määritelty minuuttimäärä (esim. 10 minuuttia), jolloin optimointi huomioi tuon ajan ja näin voidaan huomioida mm. pysäköintiin käytettävä aika. Ohjelmistoon on mahdollista kirjoittaa myös pysäköintiohje (nähtävissä työntekijän matkapuhelimen käyttöliittymässä), joka voi tietyissä tilanteissa nopeuttaa myös työntekijän pysäköintiä.

Työntekijöille voidaan määritellä aikapuskuri työvuoron alkuun ja loppuun. Tämä tarkoittaa sitä, että toimistolle tullessa hoitajalla on aikaa hakea asiakaskäynneillä tarvittavat tavarat, esimerkiksi avaimet. Lisäksi työvuoron viimeinen käynti voidaan tarvittaessa suunnitella päättyväksi hyvissä ajoin ennen työpäivän loppua. Lounastauot voidaan määritellä optimoinnin avulla niin, että lounas on joko toimistolla tai muualla. Mikäli lounas on toimistolla, järjestelmän avulla voidaan huomioida matka-aika asiakkaalta toimistolle ja toimistolta seuraavalle asiakkaalle.

Ruuhkahuiput voidaan huomioida sopivan kestoisilla aikaikkunoilla, jotka asiakkaamme voi määritellä itse (esimerkiksi 7.00-9.00 välisenä aikana tehdään aamukäynnit). Lisäksi käyntien suunnittelunäkymän avulla on mahdollista kohdistaa ns. ei aikakriittisiä hoitokäyntejä ns. ruuhkahuippujen ulkopuolelle, jolla voidaan tasata hoitajien työtehtäviä koko käytössä olevalle työajalle.

Kesä- ja talvikeliolosuhteet voidaan huomioida matka-ajan kertoimella. Jos alkuperäinen matka-aika on esimerkiksi 10 minuuttia ja kertoimen ollessa talvella 150 %, matka-aika muuttuu 15 minuutiksi.

Optimoinnin avulla voidaan siis jakaa asiakastöitä työntekijöille organisaation määrittelemien parametrien ja priorisoinnin mukaisesti. Asiakkaamme voivat huomioida optimointipohjassa yllä mainittujen lisäksi mm. omahoitajuuden sekä työntekijöiden rajoitteita kuten esimerkiksi allergioita. Lopullisen työnjaon parametrit määrittelee aina asiakasorganisaation edustaja ja tarkistaa, miten järjestelmällä määritetyt päivän työvuorot toimivat. Tarpeen vaatiessa tarkistuksen jälkeen voidaan tehdä vielä muutoksia päivään manuaalisesti.

Henkilöstöresurssien huomioiminen

Sijaisten saaminen on usein haasteellista kotihoidossa. Hilkka-järjestelmä ilmoittaa työnjakajalle, mikäli työntekijöitä ei ole tarpeeksi tekemään päivän kaikkia asiakaskäyntejä. Näin työnjakaja voi ottaa asian huomioon päivän työnsuunnittelussa ja jakaa töitä tarvittaessa käsin päivän työvuorossa oleville.

Ohjelmistojamme ja palvelujamme kehitetään tietoturvallisesti sekä tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa

Yksi yrityksemme arvoista on laatu. Käytössämme on ISO 9001 ja ISO 14001 -johtamisjärjestelmät, jotka toimivat takeina toimintamme ja yrityksen kustannustehokkuudesta, hyvästä riskienhallinnasta sekä ympäristövaikutukset huomioivasta toiminnasta. Fastroille myös tietoturva on äärimmäisen tärkeää ja osoituksena tästä, Fastroi on saavuttanut ISO 27001 -tietoturvasertifikaatin vuonna 2019.

Hilkka asiakastyytyvaisyys 2019

Kehitämme tuotteitamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Hilkka on tutkitusti käyttäjäystävällisin ohjelmisto yksityisellä sektorilla ja sosiaalialalla. Vuonna 2019 tehdyssä asiakastyytyväisyyskyselyssä 81,5 % suosittelisi Hilkka-järjestelmää kollegoilleen ja 85,5 % ohjelmiston käyttäjistä oli erittäin tai melko tyytyväisiä ohjelmistoon (486 vastaajaa). Saimme asiakkailtamme myös kehitysehdotuksia tuotteisiimme ja palveluihimme. Kehitämme tuotteitamme eteenpäin niin asiakastoiveiden, käytettävyyden kuin lakisääteisten vaatimusten osalta.

Webinaari: työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelu optimoinnin avulla kotihoidossa

Järjestimme kunta-asiakkaillemme webinaarin työpäivien ja asiakaskäyntien suunnittelusta optimoinnin avulla kotihoidossa alkuvuodesta. Webinaari on katsottavissa Hilkka-järjestelmän käyttöohjeissa.