Hilkka-työvuorosuunnittelu tukee päivittäistä työtä

Hilkka-työvuorosuunnittelu tukee työvuorosuunnittelijan päivittäistä työtä. Työvuorosuunnittelu -ominaisuus mahdollistaa työntekijöiden työvuorojen suunnittelun ja raportoinnin nopeasti ja eri työehtosopimukset huomioiden. 

Hilkka työvuorosuunnittelu

Tehtyjen tuntien siirtäminen onnistuu myös palkkaohjelmistoon rajapinnan avulla. Työvuorosuunnittelu on Hilkka-järjestelmään kuuluva lisämaksullinen ominaisuus.

Mitä työvuorosuunnittelussa tulee ottaa huomioon?

Työvuorosuunnittelua ohjataan pitkälti työaikalainsäädännön sekä työehtosopimusten kautta. Suunnitteluun vaikuttavat lisäksi hoitajamitoitusvaatimukset, työn luonne, työntekijöiden toiveet, vuosilomat, arkipyhät ja moni muu asia. Sekä työntekijän että työnantajan kannalta onnistunut työvuorosuunnitelma on aina monen asian lopputulos, ja Hilkka-työvuorosuunnittelu tukee suunnittelijaa tässä työssä esimerkiksi työehtosopimuslaskentojen ja hoitajavahvuustaulukoiden avulla. Tässä kirjoituksessa käsitelläänkin Hilkka-työvuorosuunnittelun keskeisimpiä toiminnallisuuksia työvuorosuunnittelijan näkökulmasta.

Hilkka-työvuorosuunnittelun ominaisuuksia

Jokaiselle työntekijälle määritellään oma työsopimuksensa, johon merkitään tiedot sovitusta työajasta ja mahdollisesta osa-aikaisuudesta, noudatettava työehtosopimus ja esimerkiksi tieto palkattomasta lounastauosta. Näiden tietojen pohjalta ohjelma laskee kullekin työntekijälle suunniteltavan työaikajakson tuntitiedot ja näyttää ne samassa näkymässä kuin missä työvuorosuunnittelua tehdään. Näin työvuorojen suunnittelu ja tuntien tasaaminen sujuvat helposti yhdessä ikkunassa. Samasta taulukosta saa näkyviin myös tiedot vuorojen jakautumisesta esimerkiksi aamu-, ilta- ja yövuoroihin, joten tasapuolista suunnittelua on kätevä seurata.

Vahvuustaulukoiden avulla voidaan seurata, mistä vuoroista puuttuu työntekijöitä tai onko niitä suunniteltu joihinkin vuoroihin liikaa. Värikoodausten avulla näkee helposti, kun suunnitellut vuorot vastaavat määriteltyä tarvetta. Vahvuustaulukoita voi seurata myös toteutuneiden vuorojen näkökulmasta, jolloin voidaan tarkastella työvuorojen todellista hoitajamitoitusta. 

Suunnitellut työvuorolistat siirtyvät työntekijöiden nähtäviksi Hilkka-työvuorosuunnittelun työaika-näkymään. Paperisia työvuorolistoja ei siis tarvitse erikseen tulostaa, vaan työntekijät näkevät suunnitelmansa heti listan julkaisun jälkeen. Suunnitellut vuorot näkyvät myös Hilkassa ajanvarauksen työpöydällä, jolloin asiakaskäynnit on helppo kohdistaa työvuorossa oleville työntekijöille.  

Jotta paperisilta työvuorovihkoilta ja lapuilta vältytään, siirtyvät työvuorotoiveet ja kuitatut työvuorototeumat työntekijöiltä suunnittelijan nähtäväksi. Työntekijöiden tekemät toiveet kulkevat vaivatta työaika-näkymästä työvuorosuunnittelijan hyväksyttäväksi. Toteutunutta työaikaa työntekijä voi kuitata suoraan joko Hilkka-mobiilista tai -järjestelmästä. Hilkka-mobiilissa on mahdollista käyttää myös aloita/lopeta työaika -toimintoa, jolloin toteumaan siirtyy tarkalleen työntekijän merkitsemä työaika. Työvuorosuunnitteluun siirtynyttä toteumaa voi suunnittelun puolella tarpeen mukaan muokata, ja mikäli tarvetta, jaksolle kertyneitä yli- tai alitunteja voi siirtää seuraaville työaikajaksoille. 

Ohjelmasta on mahdollista hakea myös erilaisia poissaolotilastoja – esimerkiksi kaikkien tai vain tietyn työntekijän koulutuspäivät tai sairauspoissaolot. Työvuorosuunnittelun palkkaraporteissa on eroteltuna niin erilaiset palkanmaksun lisät kuin lomapäivätkin ja tänä vuonna mahdollistuu API-pohjaiset rajapinnat eri palkkajärjestelmiä varten.