Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Nappula-järjestelmä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kehitystyöt etenevät Nappula-järjestelmässä. Kannattaa seurata blogiamme ja asiakaskirjeitämme tämän vuoden aikana, sillä jaamme tietoa arkiston ajankohtaisista asioista sekä järjestämme webinaareja.

Blogisarja 4/4

Nappulan toiminnallisuuksien kehitystyötä ohjaavat erilaiset lait, tietoturvavaatimukset sekä muut kansalliset säädökset ja määrittelyt. Isoimpana kehityskokonaisuutena tälle ja tuleville vuosille on Kanta-palveluihin kuuluva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, joka mahdollistaa asiakirjojen tietoturvallisen arkistoinnin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen palvelu, jonne tallennetaan sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset asiakirjat. Sosiaalihuollon ammattilainen näkee arkistosta helposti ajantasaiset tiedot ja voi käyttää niitä asiakkaan asian hoitamiseen. Asiakas pääsee myös tarkastelemaan tietojaan Omakannasta.

Liittymisvelvoite Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon 

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain myötä sosiaalihuollon julkisilla ja yksityisillä palvelunantajilla on velvoite liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Liittymisen takaraja, 1.9.2024, on sama sekä julkisille palvelunantajille että niille yksityisille, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun. Jos palvelunantaja tallentaa asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä (ns. itsemaksavat asiakkaat), on liittymisvelvoite 1.1.2026. 

Asiakasasiakirjojen tallentaminen rakenteisesti

Asiakastietolaki velvoittaa tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jatkossa kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja erilaisia asiakirjarakenteita hyödyntäen. THL:n Sosmeta-palvelussa voi tutustua valtakunnallisiin asiakirjarakenteisiin. Arkistoon liittymisen myötä Nappulassa tulee mahdolliseksi hakea palvelunjärjestäjän tekemät asiakirjat arkistosta (alkuvaiheessa asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirja). Nappulan käyttäjä voi myös tallentaa raporttimerkintöjä, rajoituspäätöksiä ja lomakkeita rakenteisessa muodossa ja arkistoida nämä asiakastiedon arkistoon. 

Kehitystyöt ja tulevat muutokset Nappulassa

Uudet asiakirjarakenteet ja muut Kanta-palveluihin liittyvät vaatimukset vaikuttavat Nappulaan useilla eri tavoilla. Tämän vuoden aikana lisäämme Nappulaan mahdollisuuden hakea toiminta- ja palveluyksiköiden OID-koodit SOTE-organisaatiorekisteristä. Voit tarkistaa jo etukäteen sen, että oman organisaation yksikkötiedot ovat rekisterissä oikein. 

Nappulaan sisäänkirjautumiseen lisätään mahdollisuus kirjautua varmennekortilla. Varmennekortilla kirjautumisen lisäksi myös käyttäjätunnus-salasana -parilla kirjautuminen on mahdollista jatkossakin. On hyvä huomioida, että ilman varmennekorttia ei asiakirjoja voi arkistoida tai hakea arkistosta. Tietojärjestelmien vaatimuksissa edellytetään, että käytettävä salasana täyttää tietyt kriteerit: salasana tulee muun muassa olla vähintään 10 merkkiä pitkä ja se tulee vaihtaa vähintään kolmen kuukauden välein. Tiedotamme  salasanavaatimusten muutoksista Nappulan sisäänkirjautumissivulla ennen kuin nämä vaatimukset tulevat voimaan.

Edellä mainittujen toiminnallisuuksien lisäksi Kanta-palveluihin liittyminen tuo muutoksia myös raporttimerkintöjen, lomakkeiden ja rajoituspäätösten kirjaamiseen ja niihin vaadittaviin ns. metatietoihin. Metatiedot tarkoittavat taustatietoja, jotka tulee olla jokaisella arkistoitavalla asiakirjalla. Osan näistä metatiedoista Nappula täyttää automaattisesti, osa tulee käyttäjän valita asiakirjaa tehdessä (esimerkiksi asiakirjan viivästämiseen tai huoltajia koskevaan luovutuskieltoon liittyvät merkinnät). 

Informoimme Nappulaan tehtävistä muutoksista asiakaskirjeissämme ja pidämme myöhemmin myös webinaareja aiheeseen liittyen. Olethan tutustunut myös syksyllä 2021 pidettyyn webinaariin? Se löytyy Nappulan Info-moduulista.