Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Hilkka-järjestelmä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on yksi isoimpia Hilkka-järjestelmään kehitettäviä kokonaisuuksia lähivuosina. Kannattaa seurata blogiamme ja asiakaskirjeitämme tämän vuoden aikana, sillä jaamme runsaasti tietoa arkiston ajankohtaisista asioista. 

Marraskuussa 2021 voimaan tulleen asiakastietolain mukaan julkisten palveluntuottajien sekä yksityisten palveluntuottajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024. Yksityisten palveluntuottajien, jotka tallentavat asiakastietoa pelkästään omaan rekisteriinsä, liittymisvelvoite on 1.1.2026. Näitä määräaikoja seuraten keskitymme Hilkka-järjestelmässä ensimmäisenä siihen, että asiakasorganisaatiomme  pystyvät hakemaan sosiaalihuollon asiakkuus- ja asia-asiakirjat palvelunjärjestäjän arkistosta. Sen edellytyksenä on, että palvelunjärjeställä tulee olla käytössä sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja sekä rekisterinkäyttövaltuutus tehtynä palveluntuottajalle.

Rakenteinen kirjaaminen käyttöön

Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntuottajia tallentamaan asiakasasiakirjat rakenteisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämä edellyttää määrämuotoista kirjaamista, eli sitä, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja sovituilla tavoilla. Yhteisiä tapoja ohjataan THL:n ylläpitämillä asiakirjarakenteilla, jotka tuodaan asiakasasiakirjojen pohjiksi tietojärjestelmiin käytettäväksi arkistoinnissa. THL:n asiakirjarakenteisiin voi tutustua täällä

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönotto toteutuu vaiheittain, Hilkka-järjestelmä tulee mukaan 2. vaiheessa. Tämä tarkoittaa perustoiminnan laajennusta eli tässä vaiheessa asiakasasiakirjoja tallennetaan asiakastiedon arkistoon jo rakenteisesti.

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi palvelutehtävittäin 

Asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi on porrastettu palvelutehtävittäin, ensimmäisenä 1.9.2024 mennessä tulee arkistoida sähköisesti iäkkäiden, työikäisten ja lapsiperheiden palvelutehtäviin liittyvät asiakasasiakirjat. Kaiken kaikkiaan asiakasasiakirjoja on yli 200.  

Kysyimme asiakasorganisaatioiltamme viime syksynä, mitkä asiakasasiakirjoista ovat kriittisimpiä arkistoida sähköisesti. Asiakasvastausten perusteella olemme priorisoineet Hilkka-järjestelmässä sitä, missä järjestyksessä asiakasasiakirjoja on mahdollista tallentaa Hilkka-järjestelmän kautta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Prioriteettinä listassa ovat yleisimmin käytetyt asiakaskertomusmerkinnät kuten merkintä asiakkaan arjesta, merkintä neuvottelusta, tapaamisesta tai yhteydenotosta. Ensimmäisenä mahdollistetaan siis Hilkka-huomioiden arkistointi. Jatkossa tulemme vaiheittain toteuttamaan Hilkka-järjestelmään eri palvelutehtävien tarvitsemia asiakirjapohjia kuten esimerkiksi suunnitelmia, sopimuksia, lausuntoja ja päätöksiä. 

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Tämän vuoksi kaikille sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleville ammattilaisille määritellään käyttäjäroolit, joiden perusteella heillä on pääsy työn kannalta oleellisiin tietoihin. Työntekijä voi toimia organisaatiossaan useassa roolissa. Tulemme toteuttamaan Hilkkaan mahdollisuuden määrittää käyttäjälle useamman roolin, jolloin ammattilainen voi valita oikeanlaisen roolin työtehtävien mukaisesti. 

Tietojen arkistoiminen Kanta-arkistoon edellyttää sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä sote-ammattikortin käyttöä. Ammattilaisen on rekisteröidyttävä Valviran ylläpitämään ammattihenkilörekisteriin, jonka jälkeen ammattikortti on tilattavissa Digi- ja väestötietovirastosta. Ammattikortti mahdollistaa vahvan sähköisen tunnistamisen ja sähköisen allekirjoittamisen, joka on edellytys tietosuojan ja tietoturvan toteutumiselle.

Kanta-arkiston hyödyntäminen edellyttää, että sosiaalihuollon organisaation tiedot löytyvät SOTE-organisaatiorekisteristä. Yksikön tietoja ja asiakkuustietoja hyödynnetään sosiaalihuollon asiayhteyden todentamisessa, jolloin myös ammattilaisten käyttöoikeuksien määrittäminen helpottuu. Yksikön tietojen haku SOTE-organisaatiorekisteristä toteutettiin Hilkkaan versiossa 3.39 (12/2020) ja näiden tallentaminen Hilkan organisaationrakenteeseen on tehtävä ennen arkiston käyttöönottoa.

Uusien kirjaamiskäytäntöjen suunnitteleminen ja oppiminen palvelutehtävittäin

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ei tarkoita pelkästään Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa vaan myös uusien kirjaamiskäytäntöjen oppimista. Asiakastietomallin mukainen rakenteinen kirjaaminen tulee ymmärtää ja suunnitella organisaatiossa palvelutehtäväkohtaisesti. Uuden kirjaamiskäytännön myötä asiakasta koskevat tiedot on paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä.

Tiedotamme tarkemmin Hilkkaan tehtävistä muutoksista ja aikatauluista asiakaskirjeissämme ja tulemme järjestämään aiheesta webinaareja.

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä