Yksityisen palveluntuottajan tehtävät Sosiaalihuollon Kanta-valmisteluissa

Yksityisen palveluntuottajan tehtävät Sosiaalihuollon Kanta-valmisteluissa mietityttävät monia asiakkaitamme. Olemme koonneet tähän blogiin vinkkejä ja työvälineitä yksityisten palveluntuottajien valmistautumiseen Sosiaalihuollon Kanta-liittymiseen. Kirjoitamme blogisarjaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston ajankohtaisista aiheista, joten kannattaa seurata blogiamme ja asiakaskirjeitämme tämän vuoden aikana. 

Valmistele ja tee päätös arkiston käyttöönotosta


Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessi etenee vaiheittain ja kestää noin 6 kuukautta organisaation lähtötilanteesta riippuen. Voit tutustua aluksi Kanta-palvelujen käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille. Lisätietoja yksityisen palveluntuottajan liittymisestä arkiston käyttäjäksi löytyy täältä. Kanta.fi-sivustolla on lisäksi katsottavissa käyttöönottojen ohjaustallenteita ja voi ilmoittautua tuleviin ohjaustunteihin

Yksityinen palveluntuottaja tekee valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan, sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon ja asiakastyötä tekevien ammattilaisten kanssa.

Muistathan ottaa yhteyttä tietojärjestelmätoimittajaan ja tilata käyttöönoton järjestelmätoimittajalta heti valmisteluvaiheessa. Myös Kela ja THL tukevat organisaatioita käyttöönottovalmisteluissa ja tehtäviä käydään läpi mm. yhteisissä valmistelutilaisuuksissa. 

Ilmoittaudu käyttöönottoon

Valmistelujen jälkeen palveluntuottaja ilmoittautuu käyttöönottoon itselleen sopivan aikataulun mukaan.  Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ilmoittautumislomakkeet löytyvät Kanta-palvelujen sivuilla. 

Suunnittele ja ota käyttöön uusia toimintatapoja

Ilmoittautumisen jälkeen alkaa projektin organisointi ja on hyvä määritellä mm. projektin vastuuhenkilöt ja aikataulutus.

Palveluntuottajan kannattaa tarkastella mitä palveluprosesseja ja toimintatapoja on tarve uudistaa. On mietittävä esimerkiksi mitä asiakasasiakirjoja on jatkossa käytössä ja onko tarvetta henkilöstön kirjaamiskoulutukselle. Kannattaa tutustua myös Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä -oppaaseen. Oppaassa käsitellään tarkemmin kirjaamista ja sitä, mitä se pitää sisällään eri palvelutehtävissä.

Palveluntuottajan on määriteltävä järjestelmässä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin kaikille niille työntekijöille, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää asiakastietojen käsittelyä. Työntekijällä on oltava pääsy vain niihin asiakasasiakirjoihin, mitkä on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämättömiä. 

Asiakkaille ja sidosryhmille (esim. omaiset tai huoltajat) on informoitava asiakastietojen tallentamisesta Kanta-palveluihin, tietojen käyttötarkoituksesta sekä heidän oikeudestaan tietojen tarkasteluun. Asiakkaiden informoinnista ei vielä löydy tietoa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston osalta Kanta-palvelujen sivuilta, mutta tietoa tullee sivuille lähiaikoina. 

Laadi tietoturvasuunnitelma ja tietosuojaselosteet

THL on julkaissut 3/2021 määräyksen, joka ohjaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita laatimaan tietoturvasuunnitelman. Suunnitelman laatimisesta ja noudattamisesta vastaa sote-organisaation johtaja.  Määräys on osa 1.11.2021 voimaan tulleen asiakastietolain toimeenpanoa. Uudessa asiakastietolaissa aiemman lain tietosuojan ja tietoturvallisuuden sekä tietojärjestelmien käytön omavalvontasuunnitelma on korvautunut tietoturvasuunnitelmalla. Suunnitelma edistää asiakas- ja potilastietojen turvallista käsittelyä sekä sote-toimijoiden tietosuojaa ja tietoturvaa. Huomioitavaa on, että tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja ja sitä ei tule yhdistää julkisesti saatavilla oleviin omavalvontasuunnitelmiin. THL:n sivuilla on saatavilla tietoturvasuunnitelman mallipohja, mitä organisaatio voi hyödyntää. 

Organisaation on myös suunniteltava asiakirjojen hallinnan käytännöt: asiakastietojen käsittelystä tulee laatia tietosuojaselosteet sekä määritellä paperisten asiakastietojen säilyttäminen jatkossa.

Varmenteiden hankinnat sekä henkilöstön koulutus

Digi- ja väestötietovirasto myöntää sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöön tarkoitetut toimikortit ja varmenteet. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimikorttien varmenteilla tapahtuu sosiaali- ja terveydenhuollossa toimivien henkilöiden luotettava sähköinen tunnistaminen eri järjestelmissä. Lisäksi varmenteilla allekirjoitetaan sähköisesti asiakasasiakirjoja (esim. rajoituspäätökset) ja lääkemääräyksiä.

Henkilöstön kouluttaminen on erityisen tärkeää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa. On hyvä käydä läpi henkilöstön kanssa Kanta-palveluiden ja asiakastiedon arkiston perustiedot, järjestää kirjaamiskoulutuksia sekä ohjeistaa asiakirjojen laadintaan, käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Sosiaalihuollon Kanta-koulutuksia löytyy kanta.fi -sivustolla. 

Järjestelmätoimittajan tehtävät Sosiaalihuollon Kannan käyttöönotossa

Kun asiakas on tilannut käyttöönoton järjestelmätoimittajalta, tilaus otetaan käsittelyyn. Sovimme yhdessä asiakkaan kanssa mm. aikatauluista, käyttöönottokokeista ja tuotantokäyttöön lähtemisestä. 

Järjestelmätoimittaja vastaa siitä, että järjestelmä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston vaatimusten mukainen. Järjestelmätoimittajana varmistamme, että Hilkka- ja Nappula-ohjelmistoissa on saatavilla tarvittavat asiakirjarakenteet ja muut tarvittavat toiminnot arkiston käyttöönottoa ajatellen.

Järjestelmätoimittaja tarjoaa käyttöönoton tueksi ohjeita ja videoita sekä järjestää koulutuksia. 

Seuraavissa blogeissa käymme läpi mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilanne Hilkka- ja Nappula-järjestelmissä.