kotihoidon avohilmo -tilastointi

Kotihoidon Avohilmo -tilastointi Hilkka-järjestelmässä

Kotihoidon Avohilmo -tilastointi on maksullinen rajapinta. Voit kysyä lisätietoja Avohilmon hinnasta ja kytkennästä tällä lomakkeella.  Käyttöönoton yhteydessä asiakkaalle lähetetään ohjeet toimenpiteistä, jotka tulee tehdä ennen kuin Fastroi kytkee rajapinnan käyttöön. Tämän jälkeen tiedot tilastoituvat automaattisesti käyttöönottoajankohdasta lähtien. 

Mikä on Hoitoilmoitusjärjestelmä Hilmo?

Hilmo on valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonkeruu- ja raportointijärjestelmä, joka koostuu kolmesta eri osiosta: sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteristä (sosiaali-Hilmo), terveydenhuollon hoitoilmoitusrekisteristä (terveys-Hilmo) ja perusterveydenhuollon avohoidon hoitoilmoitusrekisteristä (Avohilmo). Hilmoista saatuja tietoja hyödynnetään mm. sosiaali- ja terveydenhuollon seurantaan ja kehittämiseen. Löydät tarkempaa tietoa Hilmo Hoitoilmoitusjärjestelmästä täältä.

Kotihoidon Avohilmo -tilastoinnissa huomioitavaa

Kotihoidon tiedot kerätään sähköisenä päivittäin tapahtuvana automaattisena tiedonsiirtona suoraan Hilkka-järjestelmästä kansalliseen kotihoidon Hilmo-tiedonkeruuseen. Tiedon jatkojalostuksen ja käytettävyyden kannalta on ehdottoman tärkeää,  että tiedoissa on mukana tieto käynnin toteuttaneen ammattilaisen ammatista ja tieto palvelumuodosta (kotihoito, kotisairaanhoito tai kotipalvelu). Hilkka 3.37-versiosta alkaen on Avohilmo-tilastoinnissa pakollisena tietona ollut Palvelumuoto ja Ammattitieto. Mikäli ammatti- ja palvelumuoto tiedot puuttuvat, kotihoidon Avohilmo-tilastoinnit eivät siirry Hilmoon. Lisätietoa Avohilmosta Hilkan käyttöohjeesta kohdasta ”Avohilmo”.

Miten lisäät Ammattitiedon ja Palvelumuodon Hilkka-järjestelmässä?

Pääkäyttäjän on siis määritettävä palvelumuoto ja tieto käynnin toteuttaneen ammattilaisen ammatista, jotta Kotihoidon Avohilmojen tilastointi jatkossakin onnistuu. 

Pääkäyttäjä määrittää Palvelumuodon tapahtumatyyppikohtaisesti Hilkka-järjestelmässä. Ylläpito- Tyypit – Tapahtuma – tapahtumatyypin nimestä muokataan tapahtumatyyppiä ja asetetaan Palvelumuoto-sarakkeeseen alasvetovalikosta oikea tieto (alla olevassa kuvassa punaisella).

Hilkassa on saatavilla Henkilöstöhallinnassa Valviran Ammattioikeudet -ammattilistaus. Tieto lisätään henkilöstöhallinnassa käyttäjän tietoihin kohtaan “Ammatti”  jokaiselle työntekijälle, joka asiakaskäyntejä toteuttaa. Esimerkkinä alla olevassa kuvassa työntekijälle on valittu ammatti laillistettu sairaanhoitaja.

Lisätietoja Kotihoidon Avohilmo -tilastoinnista

Lisätietoja Kotihoidon tietojen tiedonkeruusta löytyy THL:n sivuilta ja pikaraportilta voi ajantasaisesti seurata kotihoidon tietojen siirtymistä Hilmoon. 

Jos haluat lisätietoja Avohilmosta ja kytkennästä, ota yhteyttä Fastroin tiimiin tällä lomakkeella.

Fastroi mukana Kehittyvä Vanhustyö -virtuaalitapahtumassa

Fastroi tuo näytteilleasettajana esille virtuaalitapahtumassa Fastroin Hilkka-järjestelmää ja sen Omaisviestintä-ominaisuutta. Virtuaalisastollamme Fastroin myyntitiimi vastailee chatissa kysymyksiin.

Voit osallistua myös Kiitoskaupan -lahjakortin (arvo 59,90 €)  arvontaan osastollamme! Arvomme kaikkien vastaajien kesken lahjakortin 16.2.2021 ja ilmoitamme voittajalle henkilökohtaisesti.

Fastroi Kehittyvä Vanhustyö

Kehittyvä Vanhustyö -virtuaalitapahtuma verkossa ja luentopäivä

Kehittävä Vanhustyö on vanhustyöalan ammattilaisille suunnattu perinteinen koulutus- ja näyttelytapahtuma. Kehittyvä Vanhustyö järjestetään 8.–14.2.2021. Tällä kertaa tapahtuma järjestetään turvallisesti ja vastuullisesti verkossa.

Luvassa on ajankohtaista ja monipuolista ohjelmaa, loistavia esityksiä, ideoita ja työkaluja päivittäiseen työhön ja tekemiseen. Mukana on tuttuun tapaan myös laaja ja monipuolinen vanhustyöalan näyttely. Vain livestreamiin on erillinen ilmoittautuminen ja pääsymaksu, kaikki muu ohjelma ja näyttely maksutta tarjolla! 

Tapahtumassa on tarjolla viikon aikana 8.–14.2.2021:

  • Tutustu virtuaalisiin näyttelyosastoihin (maksuton)
  • Katso luentotallenteita (maksuton)
  • Katso päivän teemakeskustelut livenä klo 12.30 (maksuton)
  • Katso livestreamattuja luentoja livenä ti 9.2.2020 klo 9-16 (maksullinen, erillinen ilmoittautuminen)

Hilkka-järjestelmä kotihoitoon ja asumispalveluihin

Fastroin Hilkka™-järjestelmä on tehokas ja helppokäyttöinen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmä yksityisten palveluntarjoajien ja kuntien kotihoitoon, kotiin annettaviin palveluihin ja asumispalveluihin. Hilkka-järjestelmä on kehitetty yhdessä hoitotyön ammattilaisten kanssa ja Hilkkaa käyttää päivittäin yli 35.000 sosiaalialan ammattilaista. Hilkka on tutkitusti käyttäjäystävällisin järjestelmä yksityisellä sektorilla ja sosiaalihuollossa.

Hilkka-järjestelmän Omaisviestintä vapauttaa aikaa hoivatyöhön

Omaisviestintä vapauttaa aikaa hoivatyöhön. Sähköinen viestintä lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta hoitohenkilöstön ja omaisten välillä. Omaisviestintä on sähköistä ja tietoturvallista yhteydenpitoa hoivapalvelun tarjoajan ja hoivapalveluasiakkaan omaisten välillä. Omaisviestintä-ominaisuus on saatavilla Hilkka-ohjelmistoon. 

Katso video tai tutustu Omaisviestintään verkkosivullamme. Sivullamme voit osallistua myös lahjakortin arvontaan!

Tervetuloa Kehittyvä Vanhustyö -virtuaalitapahtumaan ja tutustumaan Fastroin virtuaaliosastoon! 

Asiakkaiden tyytyväisyys Hilkka-ohjelmistoon lisääntynyt – Kiitokset asiakkaillemme!

Kyselymme mukaan asiakastyytyväisyys Hilkka-järjestelmään on lisääntynyt viimeisen vuoden aikana. Vastaajista 89,2% oli joko erittäin tai melko tyytyväisiä Hilkka -järjestelmään. Tässä on 3,7% kasvu vuoden takaiseen tulokseen, jonka otamme ilolla vastaan.

Hilkka on helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä

Saamassamme palautteessa Hilkka-ohjelmiston parhaiksi puoliksi nousivat järjestelmän helppokäyttöisyys, yksinkertaisuus ja selkeys, kirjausten tekemisen helppous ja toimintavarmuus. Ohjelmiston käyttöönoton helppouteen oli tyytyväisiä peräti 94,5 %:ia vastaajista. Kyselyn tulokset vahvistavat omaan käsitystämme, että olemme tehneet oikeita asioita kuluneen vuoden aikana ja menemme yhdessä oikeaan suuntaan. Työmme ei luonnollisestikaan pääty, vaan pyrimme parantamaan jatkuvasti omaa tekemistämme, jotta asiakkaidemme arvokkaaseen työhön olisi Hilkasta mahdollisimman suuri apu.

Lähde: Fastroin asiakastyytyväisyyskysely 2020,
436 vastaajaa (2019, 486)

Tuotteen suosittelu kasvanut merkittävästi

Samassa yhteydessä kysyimme myös Hilkan suosittelua kollegoille ja vastaaville yrityksille. Kyselyyn vastanneista 87,8 % suosittelisi Hilkka ehdottomasti tai todennäköisesti myös muille. Suosittelu nousi merkittävästi vuoden takaisesta, peräti 7,7%. Muutoksen olemme huomanneet myös arjessamme, kuulemme entistä enemmän varsin hyvää palautetta Hilkasta.

Saimme erittäin arvokkaita kehitysideoita esimerkiksi navigoinnin selkeyttämiseen, ohjelmiston suorituskyvyn parantamiseen, työvuorosuunnitteluunOmaisviestintään sekä Hilkka-mobiiliin. Saamamme kehityspalaute on käyty läpi tuotetiimissämme ja tulemme ottamaan palautteen perusteella useita toimintoja tuotekehitykseemme työn alle. Lähiaikojen suurimpana kehityskohteena meillä on Hilkan liittäminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, josta voit lukea lisää blogistamme.

Lähde: Fastroin asiakastyytyväisyyskysely 2020,
436 vastaajaa (2019, 486)

Hilkka-ohjelmiston käyttöön järjestetään koulutuksia ja ilmaisia webinaareja

Huomasimme myös, että iso osa kyselyyn vastanneista ei ole käyttänyt tarjoamiamme koulutuspalveluita. Yllättävän monet käyttäjät eivät myöskään ole osallistuneet järjestämäämme käyttöönottokoulutukseen tai pitämiimme webinaareihin.

Webinaarit ovat ilmainen, helppo ja nopea tapa päivittää omat tiedot eri aihealueista ja siten sujuvoittaa Hilkan arkikäyttöä. Webinaareissa käsitellään käytännön tasolla Hilkan käyttöä toivottujen aihepiirien mukaisesti. Webinaaritallenteet löytyvät Hilkan käyttöohjeiden lopusta Webinaarit -kohdasta, josta niitä voi katsoa kukin haluamanaan ajankohtana. Toki koulutamme mielellämme myös organisaatiokohtaisesti Teitä joko etäyhteyksin tai paikan päällä.  

Jatkamme aktiivista tiedottamista tuotepäivityksien pääkohdista asiakaskirjeissämme, tarkemmat versiokuvaukset löytyvät edelleen Hilkan käyttöohjeista.

Arvoimme vastaajien kesken tabletin. Voittajalle on ilmoitettu henkilökohtaisesti. Onnea voittajalle ja erittäin suuret kiitokset Teille kaikille kyselyyn vastanneille! Yhdessä toisistamme välittäen tulemme pärjäämään myös jatkossa.

Sosiaalihuollon tietojärjestelmien A- ja B-luokat

Sote-tietojärjestelmien luokituksen A ja B alkuperäinen tarkoitus on määrittää tietojärjestelmän tapa liittyä sekä terveyden- että sosiaalihuollon kansallisiin arkistoihin. Valviran verkkosivuilla luokat on määritelty seuraavasti:

  • Luokka A: Kansaneläkelaitoksen ylläpitämät Kanta-palvelut sekä tietojärjestelmät, jotka on tarkoitettu liitettäväksi Kanta-palveluihin joko suoraan tai teknisen välityspalvelun kautta. Luokkaan A kuuluu myös välityspalvelu.
  • Luokka B: Muut tietojärjestelmät kuuluvat luokkaan B.

Mediassa olleiden tietojen pohjalta luokitusten tilanne saattaa siis näyttäytyä hieman yksioikoisesti ja virheellisesti. Ehkä räikein tästä kuulemani esimerkki on, että mainitun järjestelmäluokituksen perusteella sosiaalihuollon palveluntarjoajat voitaisiin jakaa A- ja B-luokan toimijoiksi, joita koskevat eri lait ja määräykset. Tämä ei luonnollisesti pidä paikkaansa.

A- ja B-luokan järjestelmiä velvoittaa sama lainsäädäntö

Riippumatta siitä kuuluuko tietojärjestelmä A- vai B-luokkaan, valmistajaa ja ylläpitäjää velvoittava lainsäädäntö on sama. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä määrittää olennaiset vaatimukset tietojärjestelmille, mukaan lukien niiden tietoturvallisuuteen liittyvät vaatimukset. Lakitekstissä ei ole tarkoituksenmukaista mennä kovin yksityiskohtaiselle tasolle esimerkiksi tietoturvaan liittyvistä vaatimuksista. Tämän vuoksi lain 5 a lukuun on kirjattu; “Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) voi tarvittaessa antaa tarkempia määräyksiä olennaisten vaatimusten sisällöstä.” Nämä tarkemmat määräykset koskettavat lähtökohtaisesti sekä A- että B-luokan järjestelmiä.

Velvoittavan lainsäädännön osalta keskeisin ero A- ja B-luokan järjestelmissä on vaatimuksenmukaisuuden osoittamisessa. Tästä säädetään lain 5 a luvussa. Molempien luokkien osalta järjestelmän valmistajan tulee antaa selvitys siitä, että järjestelmä täyttää lain ja mahdollisten tarkempien määritysten mukaiset olennaiset vaatimukset. A-luokan järjestelmä tulee tämän lisäksi läpäistä nk. yhteistestaus kansalliseen arkistoon liittyvän tiedonsiirron toimivuudesta sekä hankkia tietoturvallisuuden arviointilaitoksen myöntämä vaatimuksenmukaisuustodistus, johon viime päivien mediakeskusteluissa viitataan järjestelmän julkisena valvontana.

Fastroin Nappula- ja Hilkka järjestelmien luokitukset

Vastaan Fastroilla Nappula-asiakastietojärjestelmän liiketoiminnasta. Olen työskennellyt tiiviisti Nappulan kehityksessä käytännössä järjestelmän julkaisusta saakka. Valviran rekisterissä Nappula on B-luokan järjestelmä. Myös B-luokan järjestelmillä kuten Nappula-järjestelmällä on mahdollista liittyä sosiaalihuollon Kanta-palveluihin vuoden 2021 aikana.Tietoturva on aina ollut meille keskeisin osa kehitystyössä, kaiken tulee tapahtua sen ehdoilla. Olemme erittäin tietoisia Nappulaan liittyvän lainsäädännön ja tarkempien määritysten vaatimuksista ja huolehdimme että ne täyttyvät jatkossakin. Meille yhtä itsestään selvää on, että valvonnan puute tai sen vähäisyys, ei millään muotoa oikeuta poikkeamaan näistä vaatimuksista, tai estä käyttämästä vaatimuksia tiukempiakin keinoja tietoturvan takaamiseksi.

Teemme määrätietoisesti töitä Hilkka-  ja Nappula-järjestelmiemme tietoturvan eteen sekä tietoteknisessä, että henkilöstön osaamisen kehittämisessä. Viime vuoden näkyvin ilmentymä tekemästämme työstä on Fastroin saavuttama kansainvälinen ISO 27001 -tietoturvasertifikaatti. Voit lukea lisää miten huomioimme tietoturvan Fastroilla ja palveluissamme blogistamme

Toinen Fastroin ylläpitämä järjestelmä, Hilkka, on luokiteltu A-luokan järjestelmäksi Kanta-välitys- ja eResepti -palvelujen osalta. A-luokan ominaisuuksien vuoksi Fastroille on tehty KMPG:n toimesta Tietoturva-auditointi määräajoin.

Ehdotus B-luokan järjestelmien vaatimustenmukaisuustodistukselle

Ehdottaisin, että myös kaikki B-luokan järjestelmät velvoitettaisiin jatkossa hankkimaan arviointilaitoksen myöntämä vaatimuksenmukaisuustodistus. Tämä olisi yksi keino poistaa hieman virheellisen luokittelun aiheuttamaa huolta sekä asiakkailtamme, mutta erityisesti asiakkaidemme asiakkailta. Heidän huolensa on erittäin ymmärrettävä.

Viestintä hoivapalvelun asiakkaan läheisille ja omaisille koetaan tärkeäksi

Atk-päivien aikana teimme kyselyn Omaisviestinnästä.  Kyselyyn vastanneet saivat myös osallistua lahjakortin arvontaan. Kiitokset Omaisviestintä-kyselyyn ja arvontaan osallistuneille. Olemme ilmoittaneet lahjakortin voittaneelle henkilökohtaisesti voitosta.  

Kuinka tärkeäksi viestintä omaisille/läheisille koetaan tulevaisuudessa? 

Kysyimme myös miten vastaajat näkevät viestinnän tärkeyden omaisille tulevaisuudessa. Kyselyn mukaan 74,1% koki viestinnän asiakkaan omaisille/läheisille joko erittäin tai hyvin tärkeäksi. 

Henkilökohtainen keskustelu ja soitto edelleen paras tapa viestintään hoivapalveluissa

Kysyimme myös mikä on kyselyyn osallistujien mielestä paras tapa viestiä asiakkaan läheisille hänen kuulumisistaan ja voinnistaan omaisille. Vastaajien mukaan soitto (82,4%) tai henkilökohtainen keskustelu (82,4%) on edelleen paras tapa viestiä omaisille. Soitto tai henkilökohtainen tapaaminen ei ole kuitenkaan aina mahdollista, joten näemme, että uudet digitaaliset palvelut tulevat viestintään vahvasti mukaan tulevina vuosina myös hoivapalveluissa. 

Vastaajien mielestä seuraavaksi suosituin tapa viestiä sähköposti (58,8 %) tai tekstiviesti (35,3%). Lisäksi mainittiin muu viestintäväline (29,4%), jossa mainittiin erillisiä muita sähköisiä viestintävälineitä kuten Omaisviestintä-sovellus tai erillinen mobiilisovellus, mikä olisi tietoturvallinen. 

Hilkka-järjestelmän Omaisviestintä helpottaa viestintää poikkeusaikana

Hilkka-järjestelmän Omaisviestintä helpottaa viestintää. Poikkeusaikana läheisten vieraileminen hoivayksikössä ei ole aina mahdollista ja tarvitaan uusia tapoja viestintään. Hoitokirjauksien teko ja omaisille niistä tiedottaminen onnistuu yhdellä klikkauksella suoraan Hilkka-järjestelmässä. Kalenterin avulla hoivapalvelun asiakkaan päiväohjelma tulee näkyville ja omainen voi seurata läheisensä päivän tapahtumia kätevästi Omaisviestinnän avulla. Nopea ja tehokas viestintä vähentää omaisten huolta sekä puhelinsoittoja ja mahdollistaa lisää aikaa asiakastyöhön.

Sähköinen viestintä lisää siis läpinäkyvyyttä ja luottamusta hoitohenkilöstön ja omaisten välillä. Lisätietoja nettisivuiltamme tai myyntitiimiltämme

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – Hilkka- ja Nappula-järjestelmien kehitystyöt käynnissä

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen tapahtuu kansallisissa käyttöönottojen aalloissa ja muutamat kunnat sekä kuntayhtymät ovat jo liittyneet arkistoon. Hilkka-järjestelmä on mukana sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 7. aallossa ja Nappula-järjestelmä 8. aallossa. Voit tutustua sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon ja kansallisiin käyttöönoton aaltoihin tarkemmin Kanta-sivustolla.

Fastroi mukana sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston II-vaiheessa

Fastroi on mukana sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston II-vaiheessa, jolloin mm. ostopalveluissa käytössä oleva rekisterinkäyttöoikeus on kansallisesti saatavilla. Kun rekisterinpitäjä (eli useimmiten kunta tai kuntayhtymä) on liittynyt arkistoon, rekisterinpitäjä voi myöntää palveluntuottajalle rekisterinkäyttöoikeuden. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa palveluntuottajalle asiakastietojen arkistoinnin palvelunjärjestäjän rekisteriin. Arkistointi on ollut mahdollista valtakunnallisesti palvelunjärjestäjän rekisteriin ensi kertaa toukokuussa 2020, sitä mukaa kuin tietojärjestelmät ovat tukeneet vaiheen II toiminnallisuuksia.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseen ei ole tällä hetkellä velvoittavaa lainsäädäntöä. (Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 2020; Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2019.) Osa kunnista tai kuntayhtymistä voi kuitenkin velvoittaa omilla ostopalvelusopimuksillaan yksityisiä tuottajia liittymään sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Mikäli liittymisvelvoite tulee kunnan ostopalvelusopimuksella yksityiselle palveluntarjoajalle, tulee tiedustella kunnalta tai kuntayhtymältä, minkälainen aikataulu heillä on rekisterinkäyttöoikeustoiminnallisuuden käyttöönotossa omassa tietojärjestelmässään. Molemmilla osapuolilla tulee olla rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus omassa tietojärjestelmässään, ennen kuin Kanta-arkistointi rekisterinkäyttöoikeuden avulla on mahdollista.

Kansallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto tapahtuu organisaation käyttöönottoprojektissa, johon myös käytettävän sosiaalihuollon tietojärjestelmän toimittaja osallistuu. Kun asiakasorganisaatiossa valmistellaan liittymistä Hilkka- tai Nappula-tietojärjestelmällä, tulee heti alussa ottaa yhteyttä myös tietojärjestelmätoimittajaan Fastroihin. Tällöin varmistetaan yhteisen käyttöönottoprojektin aikataulu ja tarvittavat resurssit, jonka lisäksi käymme yhdessä läpi Hilkka- tai Nappula-järjestelmän Kanta-toiminnallisuudet. 

Käyttöönotto noudattaa kansallista käyttöönotto-mallia. Kansallisen mallin mukaan esivalmisteluissa organisaatiossa tulee tutustua valtakunnallisiin ohjeisiin ja yhtenäisiin toimintamalleihin.

Uusi asiakastietolaki voimaan 2021

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, eli asiakastietolaki, on uudistumassa keväällä 2021. Samalla asiakas- ja potilastietojen luovutuksiin tulee muutoksia Kanta-palveluissa. Tämän hetkisen tiedon mukaan muutokset tulevat voimaan vaiheittain. Lain toteutuessa, kaikille asiakkaille tulee antaa uusi informointi Kanta-palveluista ja niihin liittyvistä oikeuksista. Asiakas voi kieltää yhdellä kertaa kaikkien potilastietojen luovuttamisen ja suostumus potilastietojen luovuttamiseen hoitoon osallistuville henkilöille poistuu. Samalla myös Resepti-palvelun suullinen suostumus poistuu, koska asiakas- ja potilastiedon luovuttaminen Kanta-palvelujen kautta perustuu asiakkaan informointiin ja asiakkaan antamiin kieltoihin. Voit lukea asiakastietolain tämän hetkisestä aikataulusta ja vaikutuksista tietojen luovuttamiseen tarkemmin täältä: https://www.kanta.fi/ammattilaiset/tietojen-luovutusten-hallinta

Tiedotamme Hilkka- ja Nappula-järjestelmien valmiuksista sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon tulevissa blogeissa ja asiakaskirjeissämme vuoden 2020-2021 aikana.  Mikäli liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on ajankohtainen asia organisaatiossasi tällä hetkellä, olethan yhteydessä Fastroin myyntiin tai sales@fastroi.com

Hilkka-Sopimushallinta auttaa asumispalveluissa laskutusaineiston muodostamisessa

Yrityksen kuukausittaista laskutusta on helppo seurata, kun asiakkaiden laskutusaineisto muodostetaan. Sopimushallinnan avulla laskutusaineisto voidaan jakaa tarvittaessa useaan osaan sopimusten ja palvelupakettien perusteella. Laskutusaineisto voidaan muodostaa eri ajankohtina, eikä kaikkea laskutusaineistoa tarvitse muodostaa kerralla. Laskutusaineistoa on mahdollista tarkastella ja muokata ennen kuin laskutusaineisto siirretään varsinaiseen laskutus-ja reskontrajärjestelmään. Laskutusaineisto saadaan lähetettyä useisiin laskutus- ja reskontrajärjestelmiin esim. Procountor, Netvisor ja Tikon.

Hilkka-sopimushallinnan hyödyt asumispalveluissa

Hilkka-järjestelmän Sopimushallinta- ja laskutusominaisuudet hyödyttävät asumispalveluita tarjoavia yrityksiä  lisätöiden ja tarjottavien palveluiden laskutuksessa. Sopimushallinnan hyötyjä ovat:

  • Töiden ja palveluiden laskutusaineiston luominen kätevästi
  • Sopimushallinnan yhteyteen saa kytkettyä palvelusetelitoiminnallisuuden, jonka avulla palvelusetelien laskuttaminen onnistuu suoraan Hilkka-järjestelmässä. Organisaatio voi mm. laskuttaa asiakkaalta omavastuuosuuden ja ja palvelusetelin myöntäjältä palvelusetelin osuuden.  Palvelusetelitoiminnallisuus ottaa myös huomioon laskutuksessa palvelusetelin käytölle asetetut rajoitukset.
  • Sopimushallinnan sopimukseen tai palvelupakettiin voidaan kytkeä erilaisia hinnoitteluja kuten esimerkiksi kiinteä hinnoittelu sekä läsnäolo- ja tapahtumahinnoittelu. Kiinteä hinnoittelu voi koskea esimerkiksi tiettyä kiinteähintaista tuotepakettia tai vuokraa, läsnäolohinnoittelu liittyy asukkaan läsnäolopäivien hinnoitteluun ja tapahtumahinnoittelu voi liittyä esimerkiksi kodinhoidon palveluihin.
  • Sopimushallintaan voidaan luoda laskun saajaksi mm. kunta-, vakuutusyhtiö-, säätiöyhteystiedot, jos esim. kunta maksaa asiakkaan asumisesta ja siihen liittyvistä palveluista. Esimerkiksi Koivulan kunta jne. 
  • Sopimushallinnassa voidaan luoda palvelupaketteja tai sopimuksia, joissa määritellään asaikkailla olevat tuotteet ja palvelut. Sopimushallinta osaa ottaa huomioon myös asiakkaiden poissaolot mahdollisine poissaoloportaineen sekä eri palveluiden maksajat. 
  • Kun sopimukset on luotu järjestelmään, sopimukset liitetään asiakkaille asiakashallinnan kautta.  Näin valmiin sopimuksen ja palvelupaketin hinnoittelut voi lisätä asiakkaille heti, kun asiakkaan perustiedot ovat lisätty järjestelmään.
  • Sopimusten hintamuutokset onnistuvat helposti. 
Miten saan Hilkka-sopimushallinnan käyttöön asumispalvelussa?

Miten saan Hilkka-sopimushallinnan käyttöön asumispalvelussa?

 Hilkka-sopimushallinta- ja laskutusominaisuudet ovat saatavilla Hilkka-asiakkaille lisämaksusta. Sopimushallinnan käyttöönottokoulutuksessa opiskellaan Fastroin kouluttajan johdolla Hilkan laskutuksen ja sopimushallinnan käyttö. Helpdeskimme palvelee ohjelmiston käytössä ja ongelmatilanteissa niin puhelimitse kuin sähköisesti. Ratkaisuamme voidaan laajentaa asiakkaan tarpeisiin lukuisien rajapintojen ja lisäpalvelujen kautta. Ota yhteyttä myyntiimme ja kysy lisää!

Palse.fi-portaalin rajapinta on nyt saatavilla Hilkka-järjestelmään.

Palvelusetelit laskutuksessa – palse.fi-portaalin rajapinta on nyt saatavilla Hilkka-järjestelmään

Palveluseteli lisää kuntalaisten valinnanvapautta ja joustavuutta, kun kuntalainen saa itse valita, mistä palvelunsa ostaa. Tämän seurauksena asiakaslähtöisyys parantuu sosiaali- ja terveyspalveluissa, kun palveluita tuotetaan todelliseen tarpeeseen. Palveluseteli on kaikille tasapuolinen, koska omavastuuosuudella voidaan joustaa tulotason mukaan. Tällöin palveluseteli mahdollistaa kaikille samanlaiset mahdollisuudet myös yksityisten palveluiden käyttöön. 

Erilaiset palvelusetelit Hilkka-järjestelmässä

Hilkka-järjestelmässä löytyy erilaisia palvelusetelityyppejä, koska seteleitä voidaan käyttää eri tavoin. Muun muassa kotiin annettaviin palveluihin voidaan asiakkaalle myöntää ns. tuntikohtainen seteli, jota on mahdollista käyttää kotikäynnin toteutuneen minuuttimäärän mukaisesti asiakaskäyntiin tai tapahtumaan. Asiakkaalle voi voidaan myöntää myös kiinteäarvoisia kappaleperustaisia palveluseteleitä joilla voi maksaa palvelua myöntämisajan loppuun saakka. Kertakäyttöisellä palvelusetelillä, esimerkiksi lounassetelillä, voi maksaa vain kerran kullakin setelillä. Arvoperustainen palveluseteli on summaltaan suurempi, jolloin esim. hoitovuorokausiin myönnetään palvelusetelille asiakaskohtainen arvo tietylle ajalle. Setelillä maksettaessa syötetään euromäärä, jonka verran seteliä vähennetään laskutuksessa.

Hilkkaan tallennettuja palveluseteleitä käytetään asiakkaan erilaisten palveluiden maksamiseen. Palveluseteleitä voidaan käyttää läsnäoloperusteisiin, kiinteähintaisiin ja tapahtumaperusteisiin palveluihin, joita ovat mm. palveluasuminen, vuokra ja kotihoito. Hilkka-järjestelmässä palvelusetelien laskuttaminen on helppoa. Asiakkaalta laskutetaan hänen omavastuuosuutensa ja laskutus huomioi palvelusetelin käytölle asetetut rajoitukset. Hilkka-ohjelmiston ominaisuuksien avulla asiakas voi tarkastella jälkikäteen tietoja palvelusetelin käytöstä; mitä tapahtumia setelillä on maksettu ja milloin sekä kuinka paljon seteliä on käytetty.


Sähköisten palvelusetelien käyttö ja manuaalisten vaiheiden vähentäminen palvelusetelitilityksissä Hilkka-järjestelmän rajapintojen avulla

Hilkka-järjestelmässä on valmiina rajapinnat PSOP-palveluseteleille parastapalvelua.fi-järjestelmään ja Palse-seteleille Polycon Effector Palvelusetelit palse.fi-portaaliin. PSOP on valtakunnallinen verkossa toimiva palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä, jolla voi hallinnoida palveluseteleinä ja ostopalveluina järjestettäviä palveluita. Palveluntuottajalla on mahdollisuus hakea setelien tiedot Hilkka-järjestelmään rajapinnan avulla, jolloin tiedot saadaa suoraan Hilkkaan ilman manuaalista kirjaamista. Sähköisiä palveluseteleitä käytetään Hilkka-ohjelmistossa asiakkaan erilaisten tapahtumapohjaisten palveluiden maksamiseen tavallisten palvelusetelien tapaan.

Uutena rajapintatoimittajana palveluseteleiden puolelle on tullut Palse eli Polycon Effector ja heidän palse.fi-portaalinsa. Palse.fi-portaali on verkossa toimiva palveluntuottajien ja asiakkaiden käyttöliittymä. Palvelusetelijärjestelmän piiriin hakeutuneiden palveluntuottajat kirjaavat toteutuneet palvelutapahtumat sähköisesti palse.fi-portaaliin. Hilkka-järjestelmässä voimassa olevan palse.fi-portaalin rajapinnan myötä, asiakkaille myönnetyt palvelusetelit on mahdollista hakea rajapinnan avulla Hilkkaan. Palveluntuottajan ei tarvitse myöskään tuplakirjata tapahtumia Hilkka-järjestelmään ja palse.fi-portaaliin, vaan toteutuneet tapahtumat tilitetään Hilkka-järjestelmästä suoraan palse.fi-portaaliin liittymän avulla. Rajapinnan avulla tapahtuva nopea tilitys mahdollistaa reaaliaikaisen palvelusetelin käytön seurannan. 

Asiakkaan omavastuuosuus voidaan laskuttaa asiakkaalta normaalin laskutuksen yhteydessä esim. kerran kuussa. Toteutuneita tapahtumia ei kummankaan palveluseteliliittymän myötä tarvitse siirtää käsin, jolloin työn tekeminen nopeutuu ja kirjausvirheet vähenee.

Palse.fi-portaalin rajapinta on nyt saatavilla Hilkka-järjestelmään. Mikäli asia on ajankohtainen organisaatiossasi tällä hetkellä, olethan yhteydessä Fastroin myyntiin tai sales@fastroi.com.

Hilkka-työvuorosuunnittelu

Hilkka-työvuorosuunnittelu tukee päivittäistä työtä

Tehtyjen tuntien siirtäminen onnistuu myös palkkaohjelmistoon rajapinnan avulla. Työvuorosuunnittelu on Hilkka-järjestelmään kuuluva lisämaksullinen ominaisuus.

Mitä työvuorosuunnittelussa tulee ottaa huomioon?

Työvuorosuunnittelua ohjataan pitkälti työaikalainsäädännön sekä työehtosopimusten kautta. Suunnitteluun vaikuttavat lisäksi hoitajamitoitusvaatimukset, työn luonne, työntekijöiden toiveet, vuosilomat, arkipyhät ja moni muu asia. Sekä työntekijän että työnantajan kannalta onnistunut työvuorosuunnitelma on aina monen asian lopputulos, ja Hilkka-työvuorosuunnittelu tukee suunnittelijaa tässä työssä esimerkiksi työehtosopimuslaskentojen ja hoitajavahvuustaulukoiden avulla. Tässä kirjoituksessa käsitelläänkin Hilkka-työvuorosuunnittelun keskeisimpiä toiminnallisuuksia työvuorosuunnittelijan näkökulmasta.

Hilkka-työvuorosuunnittelun ominaisuuksia

Jokaiselle työntekijälle määritellään oma työsopimuksensa, johon merkitään tiedot sovitusta työajasta ja mahdollisesta osa-aikaisuudesta, noudatettava työehtosopimus ja esimerkiksi tieto palkattomasta lounastauosta. Näiden tietojen pohjalta ohjelma laskee kullekin työntekijälle suunniteltavan työaikajakson tuntitiedot ja näyttää ne samassa näkymässä kuin missä työvuorosuunnittelua tehdään. Näin työvuorojen suunnittelu ja tuntien tasaaminen sujuvat helposti yhdessä ikkunassa. Samasta taulukosta saa näkyviin myös tiedot vuorojen jakautumisesta esimerkiksi aamu-, ilta- ja yövuoroihin, joten tasapuolista suunnittelua on kätevä seurata.

Vahvuustaulukoiden avulla voidaan seurata, mistä vuoroista puuttuu työntekijöitä tai onko niitä suunniteltu joihinkin vuoroihin liikaa. Värikoodausten avulla näkee helposti, kun suunnitellut vuorot vastaavat määriteltyä tarvetta. Vahvuustaulukoita voi seurata myös toteutuneiden vuorojen näkökulmasta, jolloin voidaan tarkastella työvuorojen todellista hoitajamitoitusta. 

Suunnitellut työvuorolistat siirtyvät työntekijöiden nähtäviksi Hilkka-työvuorosuunnittelun työaika-näkymään. Paperisia työvuorolistoja ei siis tarvitse erikseen tulostaa, vaan työntekijät näkevät suunnitelmansa heti listan julkaisun jälkeen. Suunnitellut vuorot näkyvät myös Hilkassa ajanvarauksen työpöydällä, jolloin asiakaskäynnit on helppo kohdistaa työvuorossa oleville työntekijöille.  

Jotta paperisilta työvuorovihkoilta ja lapuilta vältytään, siirtyvät työvuorotoiveet ja kuitatut työvuorototeumat työntekijöiltä suunnittelijan nähtäväksi. Työntekijöiden tekemät toiveet kulkevat vaivatta työaika-näkymästä työvuorosuunnittelijan hyväksyttäväksi. Toteutunutta työaikaa työntekijä voi kuitata suoraan joko Hilkka-mobiilista tai -järjestelmästä. Hilkka-mobiilissa on mahdollista käyttää myös aloita/lopeta työaika -toimintoa, jolloin toteumaan siirtyy tarkalleen työntekijän merkitsemä työaika. Työvuorosuunnitteluun siirtynyttä toteumaa voi suunnittelun puolella tarpeen mukaan muokata, ja mikäli tarvetta, jaksolle kertyneitä yli- tai alitunteja voi siirtää seuraaville työaikajaksoille. 

Ohjelmasta on mahdollista hakea myös erilaisia poissaolotilastoja – esimerkiksi kaikkien tai vain tietyn työntekijän koulutuspäivät tai sairauspoissaolot. Työvuorosuunnittelun palkkaraporteissa on eroteltuna niin erilaiset palkanmaksun lisät kuin lomapäivätkin ja tänä vuonna mahdollistuu API-pohjaiset rajapinnat eri palkkajärjestelmiä varten.

Hilkka-mobiili

Hilkka™-mobiilisovellus kotiin annettaviin palveluihin

Helppokäyttöinen Hilkka™-mobiili tukee kotihoidon liikkuvan työn luonnetta ja sen avulla työntekijät näkevät kaiken oleellisen tiedon päivän asiakaskäynteihin liittyen. Työntekijä näkee päivän työt & käynnit suoraan mobiilisovelluksesta ja pääsee lähtemään seuraavaan määränpäähänsä suoraan asiakkaalta hyödyntäen tarvittaessa puhelimen navigointia. Kotikäynnin aikana työntekijä voi tarkistaa mobiilisovelluksesta mm. asiakkaan perustiedot, kerätä asiakaspalautetta sekä aloittaa ja lopettaa työn Hilkka-mobiilin avulla.

Jos käytössäsi on Hilkka-järjestelmän työvuorosuunnittelu, työaikojen kirjaaminen on mahdollista tehdä suoraan Hilkka-mobiilisovelluksella. Toteutuneet työt siirtyvät Hilkka-järjestelmän työraporteille jai tarvittaessa aina laskutukseen asti.

Mobiilisovellus tukee rakenteista kirjaamista reaaliajassa ja voit hyödyntää puheentunnistusta

Hilkka-mobiili tukee hoitotyön sähköistä ja reaaliaikaista rakenteista kirjaamista kotiin annettavissa palveluissa. Kirjauksissa pystyt käyttämään omia kirjausotsikoita tai halutessasi rakenteellista kirjaamista. Voit myös sanella kirjauksen, jolloin kirjaus on mahdollista tehdä nopeasti ja asiakkaan kanssa yhdessä.

Mobiilisovellus toimii Android-puhelimissa. Käyttäjä näkee mobiilista asiakastiedot kätevästi yhdellä silmäyksellä. Hoivatyöntekijä voi tarkistaa mobiilista mm. asiakkaan yleistiedot, lääkelistan, mittaukset ja arviot sekä asiakkaan yhteyshenkilöt. Sovelluksen avulla voidaan kirjata monipuolisesti erilaisia mittaustuloksia (verenpaine, verensokeri, paino jne.) sekä tarkistaa lääkelistan tai asiakkaaseen liittyvät kirjaukset. Tietoja on mahdollista kirjata myös puhelimen ollessa matkapuhelinverkon ulottumattomissa.

Väestön ikääntymisen myötä kotihoidon tarve kasvaa ja kotihoidon organisointiin tarvitaan tehokkaita työkaluja.

Tietoturvallista sisäistä viestintää myös mobiilissa

Hilkka-järjestelmään tallennetut työntekijöiden, asiakkaan ja muiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot löytyvät keskitetysti Hilkka-mobiilisovelluksesta ja näin yhteydenpito on kätevää. Hilkka-mobiili tarjoaa myös tietoturvallisen viestikanavan työntekijöille ja koko organisaatiolle. Työntekijä voi lähettää Hilkka-viestejä työntekijöille, viestiryhmille tai koko yksikölle. Hän voi tarkastella saapuneita, lähetettyjä viestejä ja yksikön huomioita (=Hilkka-järjestelmän ilmoitustaulun huomioita) mobiilissa.

Mobiili Hilkka-järjestelmä mahdollistaa lisää aikaa hoitotyöhön

Väestön ikääntymisen myötä kotihoidon tarve kasvaa ja kotihoidon organisointiin tarvitaan tehokkaita työkaluja. Hilkka-järjestelmän ja -mobiilin avulla hallitaan tehokkaasti ja reaaliaikaisesti palveluja, kotikäyntejä kentällä tekeviä työntekijöitä,  asiakastietoja sekä laskutusta. Hilkka-järjestelmä mahdollistaa lisää aikaa varsinaiseen hoito- ja asiakastyöhön — näin tehtäväkuorma jakautuu työntekijöiden kesken tasaisemmin.

Jos sinulla heräsi lisäkysymyksiä mobiilista, voit kysyä lisätietoja myynnistämme.