Kohti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa

Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla, jotka käyttävät sähköistä asiakastietojärjestelmää, on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi (Asiakastietolaki, 7 §). Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto vaatii huolellisen suunnittelun ja toteutuksen, jotta se saadaan sujumaan ongelmitta: 

• Perehdy hyvin uusiin Kanta-vaatimuksiin.
• Kartoita tilanne omassa organisaatiossasi. Mitä muutettavaa löydät?
• Suunnittele aikataulut kansallinen aikataulu huomioiden.
• Suunnittele organisaatiosi uudet toimintatavat.
• Kouluta työntekijät ja ota suunnitelmat käyttöön.

Valmistele Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirtyminen hyvin

Kantaviidakossa löytyy kahlattavaa. Tutustu ainakin seuraaviin sivustoihin ja kuuntele webinaarimme aiheesta. Tutustu myös huolellisesti käyttöönoton eri tehtäviin. Mitä tehtävää sinun organisaatiostasi löytyy?

• Mikä on sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto? (Kanta.fi)
• Valmistelevat tehtävät (Kanta.fi, voit ladata sivuilta myös tehtävätaulukon omalle koneellesi)
• Fastroin järjestämä webinaari Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotosta (YouTube) 

Milloin Kanta-arkistoon liitytään?

• Julkisten sekä yksityisten palvelunantajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä Kantaan 1.9.2024 mennessä.
• Yksityisillä palvelunantajilla, jotka tallentavat asiakastietoa ainoastaan omaan rekisteriinsä viimeistään 1.1.2026.

Kanta-arkiston käyttöönoton ensimmäinen vaihe on suunnittelu

Organisaation on ensin tunnistettava millaisia asiakirjoja heillä muodostuu. Jatkossa kaikki asiakirjat tallennetaan yhtenäisin rakentein. Rakenteiden ansiosta tietoa on helpompi hakea, hyödyntää ja vertailla.

• Tutustu sosiaalihuollon asiakirjarakenteisiin (Sosmeta)

Tämän lisäksi organisaatioiden tulee opetella uudet kirjaamiskäytännöt. Yhdenmukainen kirjaaminen varmistaa, että asiakastieto on laadullisesti hyvää ja kattavaa. Kirjaamisfoorumin materiaalipankista löytyy kattavasti kirjaamiseen liittyvää oppimateriaalia. Voit myös tutustua seuraavaan julkaisemaamme blogiin: Laadukasta asiakastietoa rakenteisesti kirjaamalla. 

Fastroi vastaa siitä, että asiakirjarakenteet ovat Hilkka- ja Nappula-järjestelmässä ja miltä ne kirjausta tekevälle ammattilaiselle näyttävät. Jokainen asiakkaasta kirjattava tieto kirjataan sitä varten määriteltyyn tietokenttään. Kirjauksista muodostuu asiakirjoja, jotka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

• Katso Kanta-palveluiden käsikirja sosiaalihuollon toimijoille
• Perehdy Kanta-koulutuksiin ja koulutusmateriaaleihin
• Katso myös avoimia Kanta-verkkokouluja

Tee tietoturvasuunnitelma ennen Kantaan liittymistä

Palvelunantajalla on oltava käytössään ajantasainen ja dokumentoitu tietoturvasuunnitelma, jotta Kanta-palvelun käytön voi aloittaa. Tietoturvasuunnitelma on laadittava hyvissä ajoin ennen Kanta-palvelujen käyttäjäksi liittymistä.

Tee tietoturvasuunnitelma ja -seloste (Kanta.fi)

Kanta-arkiston käytön aloitus

Kanta-palvelun käyttöönotosta on annettava riittävä koulutus, ja on tärkeää varmistaa, että kaikki käyttöoikeudet on määritelty oikein.

Arkistointi edellyttää käyttäjältä varmennekorttia. Varmennekortti tulee olla kaikilla niillä työntekijöillä, joiden on tarkoitus tehdä arkistointia/hakea asiakastietoja Kantapalveluista tai allekirjoittaa sähköisesti esimerkiksi rajoituspäätöksiä. Kirjaaminen itsessään ei siis vaadi korttia, mutta mm. arkistointi sen vaatii.

Tilaa varmennekortit ja kortinlukijat

Varmennekortit myöntää Digi- ja väestötietovirasto. Sote-ammattikortin saaminen edellyttää, että ammattilaisen tiedot löytyvät Valviran ylläpitämistä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilörekistereistä Terhikistä ja Suosikista. Sellaisille henkilöille, joilla ei ole ammattioikeutta ammattihenkilörekistereissä, voidaan hankkia henkilöstökortti. 

Organisaation tulee hankkia kortinlukijat ja kortinlukijaohjelmistot.

Sekä Nappula- että Hilkka-järjestelmiin tullaan toteuttamaan ns. massa-arkistointimahdollisuus, jotta esimerkiksi sijaisten tai muiden varmennekortittomien työntekijöiden tekemien kirjausten arkistoiminen on mahdollista. Organisaatioissa voidaan itse määritellä, ketkä arkistointia tekevät.

Lue lisää varmennekorteista Kanta.fi

Olemme koostaneet oppaan, josta löytyy myös muistilista tueksi. Ilmaisen oppaan voit ladata alla olevasta linkistä: