Tietosuojaseloste Fastroi Oy:n työnhakijoille
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa miten Fastroi Oy käsittelee rekisteröidyn eli työnhakijan henkilötietoja rekrytoinnissa. Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle. Luethan tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Fastroi Oy
Länsikatu 15
80110 Joensuu
Puh. 010 327 8000
Sähköposti: privacy@fastroi.fi
Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojaan liittyen tai tähän tietosuojaselosteeseen, voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
2. Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä eli työnhakijoilta, jotka ovat hakeneet Fastroi Oy:n avoimia työtehtäviä tai lähettäneet avoimen hakemuksen. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi rekrytointiprosessia varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, rekrytointiprosessista tiedottamiseksi ja työhaastattelujen järjestämiseksi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään työntekijän valintaprosessissa. Keräämme henkilötietoja lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään, kuten työhakemuksesta, koulutus- ja työtodistuksista, haastattelun aikana ja työsuhteen aikana annetuista tiedoista.
Henkilötietoja kerätään myös soveltuvuusarviointien, suosittelijoiden tietojen ja taustatarkistuksen yhteydessä. Tietoja kerätään vain mikäli työnhakija on antanut tähän suostumuksensa yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) mukaisesti.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään sovellettavan lainsäädäntöä noudattaen, pääasiallisesti työnhakijan antaman suostumuksen perusteella.
Keräämme työnhakijoista esimerkiksi seuraavia tietoja työhakemuksen käsittelyyn ja rekrytointiprosessiin liittyen:
| Henkilötietoryhmä | Tietosisältö |
|---|---|
| Perustiedot | Nimi, kotiosoite, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, valokuva |
| Työhakemus | Haettavan työtehtävän kannalta olennaiset tiedot, kuten hakijan koulutus, aikaisempi työkokemus, pätevyys ja osaaminen, kielitaito ja suositukset |
| Soveltuvuusarviointi | Soveltuvuusarvioinnissa arvioidaan hakijan ja haetun tehtävän sekä organisaation yhteensopivuutta. Arviointi toimitetaan työnhakijalle itselleen ja Fastroi Oy:lle. |
| Taustatarkistus | Hakijalle tehdään taustatarkistusta osana rekrytointiprosessia, kuten suositusten ja todistus- tai työtodistuksen tarkistamista ja työtehtävän sitä vaatiessa rikosrekisterin tai luottotietojen tarkistamista. Taustatarkistus tapahtuu aina työnhakijan suostumuksella. |
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, joka muodostuu tarpeesta käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä. Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun, henkilötietoja ei kerätä laajemmin kuin mitä on tarpeen perustellun edun toteuttamiseksi.
| Henkilötietoryhmä | Käsittelyn tarkoitus | Käsittelyperuste |
| Työnhakijan perustiedot ja muut rekrytointiprosessia täydentävät tiedot | Käsittelemme tietoja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi. | Rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etu rekrytointipäätöksen tekemiseen. |
| Soveltuvuusarviointi ja taustatarkistus | Käsittelemme tietoja arvioidaksemme työnhakijan soveltuvuutta organisaatioon ja haettavaan työtehtävään. | Rekisteröidyn suostumus työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseksi. |
| Avoimista työtehtävistä informoiminen | Säilytämme tietoja informoidaksemme avoimista työpaikoista. | Rekisteröidyn suostumus mahdollisten tulevien avointen työpaikkojen ilmoittamiseksi. |
Rekisterinpitäjä ei suorita profilointia, eikä automaattista päätöksentekoa rekrytoinnissa.
4. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kun on tarpeellista kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
| Tehtävään kohdistetut hakemukset | Henkilötietoja käsitellään niin kauan kun on tarpeellista rekrytoinnin toteuttamiseksi. Työntekijän suostumuksella hakemusta säilytetään pidempään ja käytetään muissa avoimissa tehtävissä, jolloin hakemusta säilytetään 24 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. |
| Avoimet hakemukset | Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää 6 kuukauden ajan hakemuksen saapumisesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Hakemus voidaan myös siirtää kohdistettuun tehtävään hakijan ollessa sopiva ehdokas ko.tehtävään. |
| Soveltuvuusarviointi ja taustatarkistus | Soveltuvuusarviot säilytetään 24kk, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Taustatarkistusta varten olevat selvitykset poistetaan heti rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen tai viimeistään 24 kk siitä kun tieto on saatu. |
5. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään Fastroi Oy:n henkilöstöhallinnon työntekijöiden toimesta. Henkilötiedoista voidaan luovuttaa työnhakijan nimi ja yhteystiedot soveltuvuusarvioinnista vastaavalle yhteistyökumppaneille. Näissä henkilötietojen luovutuksissa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välisellä sopimuksella. Nämä kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja vain toimeksiannostamme ja lukuumme.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös taustatarkistuksia varten. Tällöin luovutamme henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella.
6. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Jos henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästi tasosta käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta suojaamaan tiedonsiirtoa.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä henkilötietoja rekisteröidystä käsitellään. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Tietojen korjaaminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan, täydentämään tai poistamaan käsittelyn kannalta puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Tietojen siirtäminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää antamansa henkilötiedot siirtämistä varten. Rekisteröity saa häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä muodossa.
Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antama suostumus missä tahansa käsittelyn vaiheessa mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antamaan suostumukseen perustuen tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen privacy@fastroi.fi.
Vastustus- ja rajoitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun liittyvään perusteeseen.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjän yhteystiedoissa mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
8. Henkilötietojen suojaaminen
Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet, joilla henkilötietoja suojataan häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä. Manuaalisesti ylläpidettävä materiaali sijaitsee lukittavissa tiloissa, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietoturvallinen käsittely varmistetaan sähköisten materiaalien osalta asianmukaisella suojauksella, kuten palomuureilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi ja henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
9. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Tietosuojaselosteen muutoksista ja päivityksistä tiedotetaan tietosuojan päivityksen yhteydessä yrityksen rekrytoinnin nettisivuilla jossa viimeisin versio on aina saatavilla.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 15.6.2020