Dataskyddsbeskrivning för Fastroi Oy:s arbetssökande

Syftet med denna dataskyddsbeskrivning är att informera om hur Fastroi Oy behandlar den registrerades dvs. den arbetssökandes personuppgifter vid rekrytering. I denna dataskyddsbeskrivning delges den registrerade samt tillsynsmyndigheten de uppgifter som förutsätts enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016). Vänligen läs noggrant igenom dataskyddsbeskrivningen på förhand.

1.       Den personuppgiftsansvarige och kontaktuppgifter

Fastroi Oy, 1851560-0
Länsikatu 15
80110 Joensuu
Tfn 010 327 8000
E-post privacy@fastroi.fi

Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att personuppgifterna behandlas i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning och dataskyddslagstiftningen. Om du har frågor i anslutning till dataskyddet eller denna dataskyddsbeskrivning kan du kontakta e-postadressen ovan.

2.       Insamling av personuppgifter

Personuppgifter samlas in av de registrerade dvs. de arbetssökande som har sökt Fastroi Oy:s lediga tjänster eller skickat in en öppen ansökan. Den personuppgiftsansvarige behandlar dina personuppgifter för rekryteringsprocessen, t.ex. för att behandla arbetsansökan, informera om rekryteringsprocessen och ordna arbetsintervjuer. Dessutom behandlas personuppgifter vid arbetstagarens urvalsprocess. Vi samlar in personuppgifter i första hand från den arbetssökande själv, t.ex. från arbetsansökan, utbildnings- och arbetsintyg, under intervjun och från uppgifter som delgetts under anställningsförhållandet.

Personuppgifter samlas också in i samband med lämplighetsbedömningar samt vid granskning av rekommendationer och bakgrundsuppgifter. Uppgifter samlas in endast om den arbetssökande har gett sitt samtycke till det i enlighet med lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

I vissa situationer kan den personuppgiftsansvarige samla in uppgifter om den arbetssökande också från andra källor än den sökande själv i enlighet med tillämplig lagstiftning, huvudsakligen på basis av den arbetssökandes samtycke.

Vi samlar till exempel in följande uppgifter om arbetssökande i anslutning till behandling av arbetsansökan och rekryteringsprocessen:

PersonuppgiftsgruppInnehåll
BasuppgifterNamn, hemadress, födelsetid, e-postadress, telefonnummer, fotografi
ArbetsansökanUppgifter som är relevanta för tjänsten som söks, såsom den sökandes utbildning, tidigare arbetserfarenhet, kompetens och kunnande, språkkunskaper och rekommendationer
LämplighetsbedömningI lämplighetsbedömningen bedöms den sökandes kompatibilitet med uppgiften som söks och organisationen. Bedömningen överlåts till den sökande själv och till Fastroi Oy.
BakgrundskontrollFör den sökande utförs en bakgrundskontroll som en del av rekryteringsprocessen, till exempel kontroll av betyg och arbetsintyg, samt, om tjänsten så kräver, kontroll av brottsregistret eller kredituppgifterna. Bakgrundskontrollen sker alltid med den arbetssökandes samtycke.

3.       Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den arbetssökandes samtycke och den personuppgiftsansvariges legitima intresse, som beror på behovet att behandla personuppgifter under rekryteringsprocessen. När behandlingen grundar sig på legitimt intresse, samlas inte personuppgifter in i en större omfattning än vad som är nödvändigt för att uppfylla det legitima intresset.

PersonuppgiftsgruppSyftet med behandlingenGrunden för behandlingen
Den arbetssökandes basuppgifter och övriga uppgifter som kompletterar rekryteringsprocessenVi behandlar uppgifterna för att genomföra rekryteringsprocessen.Den registrerades samtycke eller ett legitimt intresse för fattande av rekryteringsbeslut.
Lämplighetsbedömning och bakgrundskontrollVi behandlar uppgifter för att bedöma den sökandes lämplighet för organisationen och den sökta tjänsten.Den registrerades samtycke för utredning av förutsättningar för att sköta tjänsten.
Information om lediga tjänsterVi lagrar uppgifter för att kunna informera om lediga tjänster.Den registrerades samtycke till information om eventuella kommande lediga tjänster.

Den personuppgiftsansvarige genomför varken profilering eller automatiserat beslutsfattande.

4.       Personuppgifternas förvaringstid

Personuppgifterna behandlas så länge som nödvändigt för att förverkliga de syften som definieras i punkt 3.

Ansökningar inriktade på en tjänstPersonuppgifterna behandlas så länge som nödvändigt för att genomföra rekryteringen. Med arbetstagarens samtycke kan ansökan förvaras längre och används för andra lediga tjänster, varvid ansökan förvaras i 24 månader, varefter uppgifterna raderas.
Öppna ansökningarMed den registrerades samtycke kan personuppgifter förvaras i 6 månader efter att ansökan inkommit, varefter uppgifterna raderas. Ansökan kan också överföras och riktas till en viss tjänst om den sökande är en lämplig kandidat för tjänsten ifråga.
Lämplighetsbedömning och bakgrundskontrollLämplighetsbedömningarna förvaras i 24 månader, varefter uppgifterna raderas. 
Utredningar för bakgrundkontrollen raderas genast när rekryteringsprocessen har avslutats eller senast inom 24 månader efter att uppgifterna erhållits.

5.       Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas av anställda inom Fastroi Oy:s personaladministration. Av personuppgifterna kan den arbetssökandes namn och kontaktuppgifter utlämnas till samarbetspartner som ansvarar för lämplighetsbedömningen. Vid dessa överlåtelser av personuppgifter garanteras lagligheten i behandlingen av personuppgifter genom ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och serviceleverantören. Dessa tredje parter behandlar personuppgifter endast för oss och på uppdrag av oss.

Personuppgifter kan också utlämnas för bakgrundskontroller. Då utlämnas personuppgifterna endast med den registrerades samtycke.

6.      Överföring av uppgifter utanför EU

Personuppgifter utlämnas och överförs i regel inte utanför den Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

Om personuppgifter överförs utanför den Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, ser vi till att nivån på skyddet av personuppgifter är tillräcklig genom att använda standardavtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen eller Privacy Shield-avtalet mellan EU och USA som skyddar dataöverföringen.

7.       Den registrerades rättigheter

Granskning av uppgifter

Den har rätt att granska vilka personuppgifter om den registrerade som behandlas. Den registrerade har rätt att få en kopia på personuppgifterna som behandlas.

Rättelse och radering av uppgifter

Den registrerade har rätt be den personuppgiftsansvarige att rätta, komplettera eller radera personuppgifter som är bristfälliga, felaktiga eller föråldrade för behandlingen.

Överföring av uppgifter

Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som han eller hon tillhandahållit och överföra dem. Den registrerade får ut sina personuppgifter i ett allmänt använt format.

Återkallande av samtycke

Den registrerade har rätt att när som helst under behandlingen återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter om behandlingen grundar sig på den registrerades samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Samtycket kan återkallas genom att kontakta e-postadressen privacy@fastroi.fi.

Rätt att motsätta sig eller begränsa behandlingen

Den registrerade har i vissa situationer rätt att motsätta sig eller begränsa behandlingen av personuppgifter, om behandlingen grundar sig på legitimt intresse.

Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannen) om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot gällande dataskyddslagstiftning.

Den registrerade kan använda sina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige. Begäran ska skickas till den adress som anges i den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter.

8.       Skydd av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige har vederbörliga tekniska och administrativa dataskyddsåtgärder till sitt förfogande för att säkerställa skyddet av personuppgifterna mot försvinnande, förstörelse, missbruk och otillåten tillgång. Material som administreras manuellt förvaras i låsta lokaler, dit utomstående inte har tillträde. För elektroniskt material garanteras en informationssäker behandling med hjälp av vederbörligt skydd, såsom brandväggar och andra tekniska metoder. Personuppgifterna är tillgängliga endast för de personer som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter och alla personer som behandlar personuppgifter är bundna av tystnadsplikt.

9.       Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Vi förbehåller oss rättigheten att ändra och uppdatera denna dataskyddsbeskrivning vid behov. Om ändringar och uppdateringar i dataskyddsbeskrivningen informeras i samband med uppdatering av dataskyddet på företagets webbsidor för rekrytering, där den nyaste versionen alltid är tillgänglig.  

Vi rekommenderar att man regelbundet bekantar sig med innehållet i dataskyddsbeskrivningen.

Datum för upprättande av dataskyddsbeskrivningen: 15.6.2020