Kotilo ry ville underlätta registreringen av klientuppgifter

Dessutom var det nödvändigt att säkerställa snabb och tillförlitlig tillgång till information i hela organisationen. ”De lagrade uppföljningsuppgifterna har en juridisk betydelse vid eventuella ansvarsfrågor eller oklarheter”, berättar Kotilo ry:s servicechef Jarkko Venäläinen.

År 2011 tog Kotilo sig an utmaningen med hjälp av Fastroi Real-Time Care™. Jarkko Venäläinen anser att det mångsidiga och lättanvända systemet har svarat mot Kotilos behov.

”Man lär sig ganska snabbt att använda programmet. Det går även snabbt att insätta nya anställda i programmet eftersom de har använt Fastroi Real-Time Care™ redan under studierna”, berättar Venäläinen.

En av Kotilos medarbetare tycker att Fastrois program är tydligare och professionellt sett mer ändamålsenligt planerat än andra patientdatasystem som hen känner till.

”Man kan snabbt kontrollera de boendes uppgifter på deras personliga sidor. Det är också lätt att till exempel skapa läkemedelslistor, och programmet hjälper användaren att fylla i de nödvändiga fälten på rätt sätt”, berättar hen.

”Man kan göra vanliga registreringar nästan utan introduktion, bara man har grundläggande IT-kunskaper”, beskriver en annan medarbetare systemets användarvänlighet.

Systemet har motsvarat förväntningarna. ”Medarbetarna behöver inte längre lägga flera timmar på rapportering. Den tid som blir över från pappersarbetet kan de tillbringa med våra boende”, säger Jarkko Venäläinen.

Man hittar snabbt de boendeuppgifter som behövs, och uppgifterna är alltid uppdaterade. Inget pappersarkiv behövs. Personalen kommunicerar med varandra i Fastroi Real-Time Care™-systemet, som har blivit Kotilos viktigaste interna kommunikationsmedel. Detta innebär även besparingar i telefonkostnader.

Allt som allt har informationsförmedlingen blivit snabbare, lättare och mer effektiv. ”Vi har nästan kunnat sluta använda USB-stickor och behöver inte längre lagra filer på datorns hårddisk”, berättar Venäläinen. Man hittar snabbt de boendeuppgifter som man behöver i systemet, och uppgifterna är alltid uppdaterade.

Föreningen är också nöjd med att Fastroi Real-Time Care™-systemet har kunnat utvidgas och utvecklas utifrån deras behov. Venäläinen utvecklade bland annat en produkt som lärdomsprov utifrån användningen av programmet i Kotilo. Produkten används dagligen i Kotilo och utvecklas aktivt.

”Samarbetet med Fastroi har fungerat utmärkt. Systemet har erbjudit vår arbetsgemenskap många fördelar. Förhållandet mellan pris och kvalitet är optimalt, kundservicen fungerar och våra utvecklingsidéer har tagits i beaktande. Jag kan rekommendera programmet”, säger Venäläinen.

Medarbetarna behöver inte längre lägga flera timmar på rapportering. Den tid som blir över från pappersarbetet kan de tillbringa med våra boende.”
– Jarkko Venäläinen, Kotilo ry

Kotilo ry

• En icke-vinstsyftande förening från Nyslott, som har varit verksam i över 30 år
• Erbjuder rehabiliteringsklienterna i området psykisk rehabilitering och boendeservice
• Sammanlagt 35 serviceboende- och rehabiliteringsplatser på två verksamhetsställen
• 35 anställda
• Omsättning cirka 2,3 miljoner euro per år
• Kotilo ry hemsida